规范网上采购工作制度

PAGE规范网上采购工作制度一、总则（一）目的为加强公司网上采购工作的管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门通过网络平台进行的采购活动，包括但不限于办公用品、设备物资、服务类采购等。（三）基本原则1.合法性原则：网上采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应在规定范围内公开，采购过程应接受监督，保证采购结果公平公正。3.公平竞争原则：鼓励符合条件的供应商参与竞争，不得设置不合理的限制条件，保障供应商平等参与采购活动的权利。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。二、采购职责分工（一）采购部门1.负责制定网上采购计划，明确采购需求、预算、时间节点等。2.组织供应商的选择、评估和管理，建立供应商库。3.负责网上采购平台的操作，发布采购信息、接收报价、组织开标评标等。4.与供应商签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。（二）需求部门1.根据业务需要，提出准确、详细的采购需求，包括规格、型号、数量、技术要求等。2.参与采购前期的市场调研，提供相关技术参数和使用要求等信息。3.协助采购部门进行供应商选择和评估，参与采购合同的评审。4.负责验收采购的物资或服务，对不符合要求的及时提出反馈意见。（三）财务部门1.负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排。2.参与采购合同的评审，审核合同付款条款。3.负责采购款项的支付审核和账务处理，确保资金支付安全合规。（四）审计部门1.对网上采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购结果的公正性等。2.对采购项目进行定期或不定期的专项审计，提出审计意见和建议，督促整改存在的问题。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要填写《网上采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、预计采购时间等内容，并经部门负责人审核签字。2.对于涉及重大采购项目或超过一定金额的采购申请，需提交公司管理层审批。（二）采购计划制定1.采购部门收到采购申请后，进行汇总整理，结合公司库存情况、采购周期等因素，制定网上采购计划。2.采购计划应明确采购项目的具体内容、采购方式、时间安排、责任人等，并报部门负责人审核。（三）供应商选择与管理1.采购部门根据采购项目的特点和要求，在公司供应商库中筛选合适的供应商，也可通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，从市场上寻找潜在供应商。2.对拟参与采购项目的供应商进行资格审查，包括营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等，确保供应商具备相应的供应能力和资质条件。3.建立供应商评估机制，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格等方面进行评估，根据评估结果对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于不符合要求的供应商及时淘汰。（四）采购信息发布1.采购部门在公司指定的网上采购平台发布采购信息，包括采购项目名称、规格型号、数量、技术要求、交货时间、交货地点、报价要求等内容。2.采购信息应确保准确、完整，以便供应商能够清楚了解采购需求，进行合理报价。（五）报价与投标1.供应商在规定的时间内登录采购平台，按照要求填写报价单或投标文件，包括产品价格、交货期、售后服务承诺等内容，并上传相关证明材料。报价应包含产品的单价、总价、运费及其他相关费用，确保价格清晰明确。投标文件应按照采购文件的格式和要求编制，内容应完整、准确，能够充分体现供应商的技术实力、产品优势和服务能力。（六）开标评标1.采购部门在规定的开标时间组织开标会议，邀请需求部门、财务部门、审计部门等相关人员参加。2.开标过程中，对供应商的报价、投标文件进行公开唱标，记录报价情况和相关内容。3.评标小组根据采购文件规定的评标标准和方法，对供应商的报价、技术方案、商务条款、售后服务等进行综合评审，推荐中标候选人。评标标准应包括价格、质量、交货期、售后服务、信誉等方面，确保评标结果客观公正。根据采购项目的特点和要求，可采用最低价法、综合评分法等评标方法。（七）中标通知1.采购部门根据评标结果，向中标供应商发出《中标通知书》，明确中标项目名称、中标金额、交货时间、交货地点等内容。2.同时，将中标结果通知其他未中标供应商。（八）合同签订1.中标供应商收到《中标通知书》后，在规定的时间内与采购部门签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括产品规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式等条款。3.合同签订前，采购部门应将合同文本提交财务部门、审计部门进行审核，确保合同条款合法合规、公平合理。（九）合同执行与验收1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。供应商应按照合同要求组织生产、运输和交货，确保产品质量和交货期。需求部门应做好收货准备工作，及时接收采购的物资或服务。2.采购物资或服务到货后，需求部门应按照合同约定的质量标准进行验收。验收内容包括产品的规格型号、数量、外观质量、技术性能等方面。对于需要进行检验检测的物资，应按照相关规定委托有资质的机构进行检测。3.验收合格后，需求部门填写《网上采购验收单》，经部门负责人签字确认后交采购部门。4.如验收发现问题，需求部门应及时通知供应商进行整改或退换货，采购部门负责跟踪处理情况。（十）付款结算1.财务部门根据采购合同和验收单，审核采购款项的支付申请。2.审核通过后，按照合同约定的付款方式和时间，办理采购款项的支付手续。3.采购部门应及时与供应商核对发票信息，确保发票的真实性、合法性和准确性。四、采购方式（一）公开招标1.适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。2.通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标，按照规定的程序和标准进行开标、评标、定标。（二）邀请招标1.适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.采购部门向预先选择的若干家供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。（三）竞争性谈判1.适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.与不少于三家的供应商进行谈判，通过谈判确定成交供应商。（四）询价1.适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价，根据报价情况确定成交供应商。（五）单一来源采购1.适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.与单一供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。五、采购风险管理（一）供应商风险1.供应商选择不当，可能导致产品质量不合格、交货期延误、售后服务不到位等问题。2.加强供应商管理，建立供应商评估和淘汰机制，定期对供应商进行考核评价，及时发现和解决供应商存在的问题。（二）采购价格风险1.市场价格波动、供应商哄抬价格等因素，可能导致采购成本过高。2.加强市场调研，及时掌握市场价格动态，合理制定采购预算和价格控制目标。在采购过程中，通过招标、询价、谈判等方式，选择性价比高的供应商和产品。（三）合同风险1.合同条款不明确、不合理，可能导致合同纠纷和经济损失。2.加强合同管理，在合同签订前，组织相关部门对合同条款进行审核，确保合同条款合法合规、公平合理。合同签订后，严格按照合同约定履行各自的义务，及时跟踪合同执行情况，发现问题及时协商解决。（四）信息安全风险1.网上采购平台存在信息泄露、网络攻击等安全风险，可能导致采购信息被窃取、篡改，影响采购活动的正常进行。2.加强网上采购平台的安全管理，采取安全防护措施，如防火墙、加密技术、身份认证等，确保采购信息的安全。定期对平台进行安全检查和漏洞扫描，及时发现和修复安全隐患。六、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对网上采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购结果的公正性、采购合同的执行情况等。2.财务部门对采购资金的使用情况进行监督，确保资金支付安全合规。3.需求部门对采购物资或服务的质量和使用情况进行监督，及时反馈问题。（二）外部监督1.接受政府有关部门的监督检查，配合做好相关工作。2.对于涉及公共利益、社会关注度高的采购项目，主动接受社会监督，及时公开采购信息