家长办公室制度规范

PAGE家长办公室制度规范一、总则（一）目的为了规范家长办公室的工作秩序，提高工作效率，保障办公室各项工作的顺利开展，特制定本制度规范。本制度旨在明确家长办公室的职责、工作流程、人员行为准则等，确保办公室工作的规范化、科学化、制度化，为家长与学校之间的沟通协作提供有力保障，共同促进学生的健康成长和全面发展。（二）适用范围本制度适用于家长办公室全体工作人员以及参与办公室相关工作的家长志愿者。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规以及教育部门的相关规定，确保各项工作合法合规。2.服务至上原则：以服务家长、服务学校、服务学生为宗旨，积极主动地开展工作，为各方提供优质、高效的服务。3.公平公正原则：在处理各项事务时，秉持公平公正的态度，不偏袒任何一方，保障各方的合法权益。4.协作沟通原则：加强与学校各部门、教师以及家长之间的协作沟通，形成工作合力，共同推动学校教育事业的发展。二、组织架构与职责（一）组织架构家长办公室设立主任一名，副主任若干名，下设秘书组、联络组、活动策划组、资源协调组等职能小组。（二）职责分工1.主任职责全面负责家长办公室的日常管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。协调与学校各部门、教师以及家长之间的关系，确保工作的顺利开展。审核办公室各项工作文件和报告，对重大事项进行决策。代表家长办公室对外进行沟通联络，参加相关会议和活动。2.副主任职责协助主任开展工作，负责分管领域的具体工作落实。组织和指导各职能小组的工作，监督工作进展情况，及时解决工作中出现的问题。参与办公室重要事项的讨论和决策，提出意见和建议。在主任缺席时，代行主任职责。3.秘书组职责负责办公室文件、资料的起草、收发、登记、归档和保管工作。安排办公室会议、活动的日程，做好会议记录和纪要整理。协助主任和副主任处理日常行政事务，如办公用品采购、设备维护等。负责办公室的信息发布和宣传工作，及时更新办公室网站、微信公众号等平台的内容。4.联络组职责建立并维护与家长的沟通渠道，通过家长会、家访、电话、微信等方式，及时了解家长的需求和意见。组织家长代表与学校管理层、教师之间的沟通交流活动，促进双方的信息共享和理解。收集家长对学校教育教学工作的反馈，整理后及时反馈给相关部门和教师，并跟进处理结果。协助学校开展招生宣传工作，向家长介绍学校的办学理念、教学特色、招生政策等。5.活动策划组职责策划和组织各类家长参与的活动，如家长学校培训、亲子活动、家长志愿者服务等，丰富家长与学生的校园生活。制定活动方案，明确活动目标、内容、形式、时间、地点等，并负责活动的具体实施。协调活动所需的人员、场地、物资等资源，确保活动的顺利进行。对活动效果进行评估和总结，收集参与者的反馈意见，为后续活动的改进提供参考。6.资源协调组职责整合家长资源，挖掘家长在教育、文化、科技、社会等方面的优势，为学校发展提供支持。协调家长为学校捐赠物资、资金、设备等，用于改善学校的办学条件。组织家长参与学校的课程建设、社会实践活动等，发挥家长的专业优势，丰富学校的教育资源。建立家长资源库，对家长资源进行分类管理和动态更新，便于资源的有效利用。三、工作流程（一）沟通协调流程1.家长有任何问题或建议，可通过电话、微信、邮件等方式向联络组工作人员反映。2.联络组工作人员接到家长反馈后，及时进行记录，并根据问题的性质和涉及部门，将其转交给相关职能小组或直接与学校对应部门沟通协调。3.相关职能小组或学校部门接到反馈后，对问题进行分析和研究，制定解决方案，并在规定时间内将处理结果反馈给联络组。4.联络组工作人员将处理结果及时反馈给家长，并跟踪家长对处理结果的满意度。如家长对处理结果不满意，联络组应再次协调相关部门进行处理，直至家长满意为止。（二）活动组织流程1.活动策划组根据学校工作计划和家长需求，制定活动策划方案，明确活动主题、目标、内容、形式、时间、地点、参与人员等。2.将活动策划方案提交给主任审核，审核通过后，由活动策划组负责组织实施。3.活动策划组根据活动方案，协调活动所需的人员、场地、物资等资源。如需要邀请嘉宾、志愿者等，提前发出邀请并确认参与情况。4.在活动实施过程中，活动策划组负责现场的组织和协调工作，确保活动的顺利进行。同时，安排专人负责活动的安全保障工作，制定安全预案，确保参与者的人身安全。5.活动结束后，活动策划组对活动效果进行评估和总结。收集参与者的反馈意见，通过问卷调查、现场访谈等方式了解活动的优点和不足之处。根据评估结果，撰写活动总结报告，为后续活动的改进提供参考。（三）资源整合流程1.资源协调组通过多种渠道收集家长资源信息，如家长自荐、学校推荐、其他家长介绍等，并将资源信息进行整理和分类，建立家长资源库。2.根据学校发展需求，资源协调组从家长资源库中筛选出合适的资源，并与相关家长进行沟通协调，了解其意愿和能力，确定合作意向。3.与家长签订合作协议，明确双方的权利和义务、合作内容、合作方式、合作期限等。在合作过程中，资源协调组负责与家长保持密切联系，及时沟通合作进展情况，协调解决合作中出现的问题。4.对家长资源的使用情况进行跟踪和评估，及时反馈使用效果。根据评估结果，对家长资源库进行动态更新和调整，不断优化资源配置，提高资源利用效率。四、人员行为规范（一）职业道德1.热爱教育事业，关心学生成长，具有高度的责任感和敬业精神。2.诚实守信，言行一致，维护家长办公室的良好形象。3.尊重他人，团结协作，积极配合学校各部门和教师开展工作。4.廉洁奉公，不以权谋私，不接受家长的贿赂或不正当利益。（二）工作纪律1.遵守国家法律法规和学校的各项规章制度，按时上下班，不迟到、早退、旷工。2.严格遵守工作程序和工作规范，认真履行工作职责，确保工作质量。3.工作时间内，不得擅自离岗、串岗、聊天、玩游戏等，保持良好的工作秩序。4.保守工作秘密，不泄露家长办公室的工作信息、学校的机密文件以及家长和学生的隐私信息。（三）沟通礼仪1.与家长、学校教师和工作人员沟通时，使用礼貌、规范的语言，态度亲切、和蔼、热情。2.认真倾听对方的意见和建议，不打断对方发言，尊重他人的观点和想法。3.及时回复家长和相关人员的咨询和反馈，做到事事有回应，件件有着落。4.参加会议、活动时，遵守会议纪律和活动秩序，提前到达指定地点，关闭手机或调至静音状态。五、培训与考核（一）培训1.定期组织家长办公室工作人员参加业务培训，提高其专业素质和工作能力。培训内容包括教育政策法规、沟通技巧、活动策划、资源管理等方面。2.鼓励工作人员自主学习，通过阅读专业书籍、参加线上课程、交流学习心得等方式，不断提升自身业务水平。3.邀请教育专家、优秀家长代表等来校举办讲座或分享经验，拓宽工作人员的视野，丰富工作思路。（二）考核1.建立健全考核制度，对工作人员德、能、勤、绩、廉等方面进行全面考核。考核周期为每学年一次。2.考核内容包括工作任务完成情况、工作质量、工作态度、团队协作能力、创新能力等方面。3.考核方式采用个人自评、同事互评、家长评价、领导评价相结合的方式进行。考核结果分为优秀、合格、不合格三个等级。4.对考核优秀的工作人员给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、给予物质奖励等；对考核不合格且经培训仍不能胜任工作的人员，予以辞退或调整岗位。六、经费管理（一）经费来源家长办公室的经费主要来源于学校拨款、家长捐赠、社会赞助等。（二）经费使用原则1.严格遵守国家财务制度和学校的财务规定，专款专用，不得挪作他用。2.经费使用应本着节约、高效的原则，合理安排各项开支，提高资金使用效益。3.所有经费支出必须有合法、有效的票据，并按照规定的审批程序进行报销。（三）经费审批流程1.经费使用部门或个人填写经费报销申请表，详细说明支出事由、金额、支付方式等，并附上相关票据。2.将经费报销申请表提交给秘书组审核，秘书组审核人员对票据的真实性、合法性、完整性进行审核，审核通过后签字确认。3.秘书组将审核后的经费报销申请表提交给副主任审批，副主任根据经费使用情况和审批权限进行审批，审批通过后签字确认。4.如经费支出金额较大或涉及重要事项，需提交主任审批。主任审批通过后，方可报销。5.报销人员持审批通过的经费报销申请表到学校财务部门办理报销手续。七、档案管理（一）档案分类家长办公室档案分为文书档案、会议档案、活动档案、家长资源档案、学生档案等类别。（二）档案收集1.各职能小组负责收集本小组工作中形成的各类档案资料，并定期整理后移交秘书组。2.秘书组负责对各职能小组移交的档案资料进行统一收集、整理和归档，确保档案资料的完整性和准确性。3.对于学校各部门、教师以及家长提供的与家长办公室工作相关的数据、文件、资料等，秘书组应及时进行收集和登记。（三）档案整理与归档1.秘书组按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类整理。对每份档案资料进行编号、编目，编制档案目录清单。2.将整理好的档案资料按照档案类别和时间顺序进行排列，装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、年度、保管期限等信息。3.建立电子档案库，将纸质档案资料进行数字化扫描，形成电子档案。电子档案应按照档案分类标准进行分类存储，并建立相应的索引目录，便于查询和使用。（四）档案保管与利用1.设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案资料的安全保管。2.制定档案保管期限表，明确各类档案的保管期限。对于保管期限已满的档案，按照规定的程序进行鉴定和销毁。3.建立档案借阅制度，严格控制档案的借阅范围和借阅手续。因工作需要借阅档案的人员，需填写档案借阅申请表，经秘书组负责人批准后，方可借阅档案。借阅人员应在规定时间内