规范用印流程管理制度

PAGE规范用印流程管理制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范用印流程，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、分支机构及全体员工。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保用印行为合法合规。2.审慎严谨原则：用印前必须对用印事项进行严格审核，确保用印内容真实、准确、合法。3.专人负责原则：明确印章管理责任人，确保印章使用安全、规范。二、印章种类及管理（一）印章种类1.公司公章：代表公司对外行使权力的重要标志。2.法定代表人章：用于特定的法律文件或授权事项。3.合同专用章：专门用于签订合同等经济往来文件。4.财务专用章：用于财务结算、票据等相关业务。5.部门章：各部门根据工作需要自行刻制的印章，用于本部门内部文件等。（二）印章保管1.公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章由公司办公室指定专人保管。2.部门章由各部门负责人指定专人保管，并报办公室备案。3.印章保管人员必须妥善保管印章，确保印章安全，防止印章被盗用、丢失或损坏。（三）印章使用登记1.建立印章使用登记簿，详细记录印章使用日期、用印部门、用印事项、用印文件名称、份数、批准人等信息。2.印章保管人员在用印后应及时在登记簿上进行登记，并将相关文件资料归档保存。三、用印流程（一）申请1.用印申请人应填写《用印申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称及份数等信息。2.《用印申请表》应经用印部门负责人审核签字，重要文件需经公司领导审批。（二）审核1.办公室对用印申请进行形式审核，检查申请材料是否齐全、手续是否完备。2.涉及法律、经济等重要事项的用印申请，办公室应会同相关部门进行实质审核，确保用印内容合法合规。（三）用印1.经审核通过的用印申请，由印章保管人员在用印文件上加盖印章，并确保印章清晰、端正。2.用印时，印章保管人员应严格按照规定的用印范围和程序进行操作，不得擅自扩大用印范围或简化用印程序。（四）登记与归档1.用印完毕后，印章保管人员应及时在印章使用登记簿上进行登记，并将《用印申请表》及用印文件原件或复印件归档保存。2.归档资料应按照类别、时间顺序进行整理，便于查阅和保管。四、特殊情况用印（一）紧急情况1.因紧急业务需要用印，无法事先履行正常审批程序的，用印申请人应电话或书面形式向公司领导说明情况，经同意后可先行用印，但事后应及时补办审批手续。2.紧急用印后，印章保管人员应在印章使用登记簿上注明“紧急用印”字样，并详细记录相关情况。（二）异地用印1.因业务需要在异地用印的，应提前与当地相关部门或机构联系，确保用印环境安全可靠。2.异地用印时，原则上应由公司印章保管人员亲自前往办理，确因特殊原因无法前往的，可委托当地可靠人员代为用印，但必须办理书面委托手续，并对委托事项进行详细说明。五、印章停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因，需要停用印章的，由办公室提出申请，经公司领导批准后，发布印章停用通知。2.印章停用通知应明确停用印章的名称、停用日期等信息，并要求各部门及时清理涉及停用印章的文件资料。（二）销毁1.停用的印章应及时进行销毁，防止印章继续被非法使用。2.印章销毁前，应由办公室会同相关部门对印章进行清点、核对，确保印章数量准确无误。3.印章销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、熔化等，确保印章无法恢复使用。4.印章销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息，并由参与人员签字确认。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对印章管理和用印流程进行审计监督，检查印章使用是否合规、登记是否完整、保管是否安全等。2.办公室应定期对印章使用情况进行统计分析，并向公司领导汇报。（二）违规处理1.对于违反本制度规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、罚款、辞退等。2.因违规用印给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应