会议室预约及使用记录管理模板

会议室预约及使用记录管理模板一、适用场景与价值二、标准化操作步骤（一）会议室资源查询与预约申请查询可用性：申请人需提前通过会议室管理系统（或线下登记表）查询目标会议室的空闲时段，重点关注日期、时间段、会议室容量（如容纳10人/20人/50人）、设备配置（如投影仪、视频会议系统、白板、麦克风等）是否匹配会议需求。提交预约申请：线上：通过企业OA系统、钉钉/飞书审批模块等填写《会议室预约申请表》，填写信息包括：会议室名称、预约日期、具体时间段（开始时间-结束时间）、申请人（*）、所属部门、会议主题、预计参会人数、所需设备清单、特殊需求（如茶水服务、桌型布置等）。线下：至行政部门领取纸质《会议室预约申请表》，填写完整后提交至会议室管理员处。申请时限要求：常规会议需提前至少2个工作日提交预约；紧急会议（临时突发）需提前1小时联系管理员协调，说明紧急原因并配合调整已有预约（若有冲突）。（二）预约审核与确认审核流程：管理员收到申请后，1个工作日内审核会议室可用性及申请合理性：若会议室空闲且申请符合规范，通过预约并反馈结果至申请人；若会议室已被占用或申请信息不全（如未填写设备需求），与申请人沟通调整时间段或补充信息后重新提交；若涉及跨部门重要会议，需抄送部门负责人确认。预约确认凭证：审核通过后，系统自动《会议室使用凭证》（含预约编号、会议室信息、时间、联系人等），或由管理员加盖公章/签字确认纸质凭证，申请人需妥善留存。（三）使用前准备与现场规范使用前准备：申请人凭《会议室使用凭证》提前30分钟至会议室，与管理员确认设备状态（如投影仪开关、麦克风电量、白板笔是否充足），或按需领取会议室钥匙（若为钥匙管理模式）；如需布置场地（如摆放座椅、调试设备），应在预约时间段开始前30分钟内完成，避免影响后续使用。使用中规范：严格遵守预约时间段，不得提前占用或延迟超时（超时30分钟以上需重新申请）；会议期间保持场地安静，禁止在会议室吸烟、饮食（特殊会议需提前申请饮食服务）；爱护会议室设备，按操作规程使用，如遇设备故障立即联系管理员处理，不得擅自拆卸维修。（四）使用后记录与整理使用记录填写：会议结束后，申请人需在《会议室使用记录表》中如实填写：实际使用时间、设备使用情况（正常/故障及故障描述）、场地整洁度（是否清理垃圾、复位桌椅）、有无特殊问题反馈（如设备损坏、他人占用等）。设备与场地复原：关闭所有电源（投影仪、空调、照明等），整理座椅至初始状态，带走个人物品及会议资料，保证会议室整洁。钥匙与凭证归还：如为钥匙管理模式，使用后立即归还钥匙；线上预约则系统自动更新使用状态。（五）数据整理与优化管理员每周/每月汇总《会议室使用记录表》，统计分析会议室使用率、高频使用时段、设备故障率等数据，定期公示会议室使用情况，并根据实际需求调整会议室开放策略（如增加热门时段预约名额、淘汰低效设备等）。三、核心模板设计（一）会议室预约申请及审批表预约编号会议室名称预约日期时间段（开始-结束）申请人（*）所属部门联系方式（内线）预计参会人数会议主题所需设备（多选）：□投影仪□视频会议系统□白板□麦克风□激光笔□其他________特殊需求（如桌型布置：□课桌式□圆桌式□剧院式；其他需求：________________）审批人（*）审批意见：□同意□不同意（原因：________）审批日期备注（如取消预约请提前1小时告知，否则将影响后续预约权限）（二）会议室使用记录表使用日期使用时间段会议室名称使用人（*）实际使用时长设备使用情况□正常□故障（故障描述：________________）□未使用（请注明设备：________）场地整洁度□优（无垃圾、设备复位）□良（少量垃圾、轻微未复位）□中（需清理）□差（严重脏乱）问题反馈（如设备损坏、他人占用冲突、建议等：________________）检查人（*）检查时间四、使用规范与提醒预约优先级：遵循“先申请先得、重要会议优先”原则，部门级会议与公司级会议冲突时，优先保障公司级会议使用。取消与变更：如需取消或变更预约，需提前1个工作日通过原申请渠道告知管理员，无故爽约3次以上将暂停1周预约权限。禁止违规占用：不得通过虚假预约、长时间低效占用（如仅1人使用20人会议室）等方式浪费资源，管理员有权对超时或违规占用行为进行清场。设备责任：因使用不当造成设备损坏，需按组织规定承担赔偿