财务部日常报销流程及审批规范

财务部日常报销流程及审批规范一、目的与适用范围为规范公司日常费用报销管理，提升财务工作效率，确保资金使用合规透明，结合公司实际运营需求，特制定本流程及规范。本规范适用于公司全体员工的日常费用报销事项（含差旅费、办公费、招待费、交通费等常规支出），专项经费及固定资产采购报销另行参照专项制度执行。二、报销流程分步说明（一）报销单填写与票据整理1.报销单填写：员工需使用公司统一格式的《费用报销单》，逐项填写报销日期、部门、姓名、费用项目（如“差旅费-住宿费”“办公费-打印纸”）、金额（大小写需一致）、事由说明等内容，确保信息完整、字迹清晰，不得涂改。2.票据整理：所有报销票据需为合法有效凭证（发票、财政收据等），票据抬头需与公司名称完全一致，日期需在业务发生的合理周期内。票据按费用类型分类粘贴（如差旅费的机票、住宿票、餐饮票需集中粘贴，办公费的采购发票单独粘贴），粘贴时需保持平整、牢固，避免折叠或覆盖关键信息（如发票金额、开票日期）。若涉及多笔业务或多人共同报销（如团队出差），需在报销单备注栏注明分摊方式或附《费用分摊说明表》。（二）初审与提交员工填写完毕后，需提交至部门负责人或指定初审人进行初步审核：审核内容包括：费用事项是否真实合理（如出差行程与工作安排是否匹配、办公采购是否为部门实际需求）、报销金额是否符合公司标准（如差旅费补贴是否超限额）、票据粘贴是否规范。初审通过后，由初审人签字确认，员工将报销单及票据提交至财务部。（三）财务审核财务部专职审核人员对报销材料进行合规性审核，重点关注：1.票据合规性：发票真伪（可通过税务系统查验）、发票内容与业务类型是否匹配（如“办公用品”发票需附采购清单）、票据是否存在过期或重复报销情况。2.政策符合性：费用标准是否符合公司制度（如招待费单次金额是否超上限、出差住宿标准是否与职级匹配）、报销流程是否完整（如借支款项是否已冲销）。3.金额准确性：报销单金额与票据合计是否一致，大小写金额是否相符，计算逻辑是否正确（如差旅费补贴天数×日补贴标准是否正确）。审核中发现问题的，财务人员将及时反馈员工补充材料或调整报销内容；审核通过的，流转至下一环节。（四）分级审批根据报销金额及费用类型，按以下层级审批（具体金额区间及审批人以公司最新授权文件为准）：常规小额报销（如单笔办公费、市内交通费1000元以内）：由部门负责人或分管领导审批。中等额度报销（如差旅费、团队招待费1000元（含）至5000元）：需经财务总监复核，必要时提交总经理办公会审议。大额或特殊事项报销（如对外合作服务费、突发应急支出超过5000元）：报总经理最终审批。审批人需结合业务背景、预算执行情况及制度要求，对报销事项的合理性、合规性进行终审，签字确认后返回财务部。（五）财务付款与归档1.付款安排：财务部根据审批通过的报销单，在3个工作日内完成付款（如银行转账至员工工资卡、对公账户付款至供应商等），付款后在报销单标注付款日期及方式。2.档案管理：报销单及票据由财务部按月份、部门分类归档，保存期限不少于3年，便于后续审计或查询。三、审批规范与重点要求（一）费用类型审批要点1.差旅费：需附《出差申请单》（含审批记录）、行程票据（机票/车票/租车单）、住宿发票（需与行程地点、时间匹配），补贴发放需与出差天数、职级标准一致。2.办公费：采购类需附《采购申请单》《验收单》（如办公设备、耗材），发票内容需明确具体物品名称、数量，禁止“办公用品”“日用品”等笼统表述（无清单的需补充说明）。3.招待费：需注明招待对象（单位/个人）、事由（如商务洽谈、客户维护），单次招待金额需在预算内，且需提前提交《招待申请单》（紧急情况事后24小时内补签）。4.交通费：市内交通需附行程说明（如“拜访客户XX公司，往返地址：XX-XX”），打车票需为正规机打发票，禁止连号或虚假票据；长途交通需与出差申请行程一致。（二）审批权限与责任审批人需对报销事项的真实性、合规性负责，不得越权审批或审批不符合要求的报销单。若因业务紧急需临时授权他人审批，需提前以书面形式（邮件/OA审批）说明授权范围及时限，事后补签正式审批手续。四、注意事项与特殊情形处理（一）票据合规性红线禁止使用虚假发票、过期发票、抬头错误的发票（如“个人”抬头的发票，除差旅费中的个人餐饮补贴等特殊情况外）。票据不得涂改、挖补，金额、日期等关键信息需清晰可辨，否则视为无效票据。（二）报销时效性要求日常费用需在业务结束后5个工作日内提交报销（如出差返回后3个工作日、采购完成后5个工作日），逾期需书面说明原因，经部门负责人审批后方可受理。当年费用原则上需在当年12月31日前完成报销，跨年度报销（非特殊情况）不予受理。（三）借支与报销冲销员工因公务借支备用金的，需在业务结束后5个工作日内完成报销冲销，多退少补；逾期未冲销的，财务部将暂停其后续借支申请，并按公司制度追责。借支冲销时，需在报销单备注“冲销XX年XX月XX日借支单（编号：XXX）”，并附原借支单复印件。（四）特殊情况处理因客观原因无法取得发票的（如农村零星采购、紧急抢修无票支出），需提供收款方收据（注明收款事由、金额、收款人身份证号及联系方式），并经部门负责人、财务总监双签确认，方可按实报实销处理。境外费用报销