询价管理制度规范

PAGE询价管理制度规范一、总则（一）目的为规范公司询价管理工作，确保采购活动的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证公司采购物资和服务的质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及物资采购、工程发包、服务外包等项目的询价活动。（三）基本原则1.合法性原则：询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商，给予平等的机会，不偏袒任何一方，保证询价结果的公正性。3.公开透明原则：询价过程和结果应向相关部门和人员公开，接受监督。4.效益原则：在保证质量的前提下，通过合理询价，降低采购成本，提高公司经济效益。二、询价流程（一）需求提出1.各部门根据业务需要，填写《询价申请表》，详细说明所需物资、服务或工程的名称、规格型号、数量、质量要求、交货期或服务期限等内容，并经部门负责人签字确认。2.对于紧急采购需求，应在申请表中注明紧急原因，并尽量提前通知采购部门。（二）采购部门审核1.采购部门收到《询价申请表》后，对需求的合理性、必要性进行审核。2.审核内容包括：是否符合公司业务发展规划、是否有预算安排、需求描述是否清晰准确等。3.如审核通过，采购部门将申请表转交给询价小组；如审核不通过，采购部门应及时与需求部门沟通，说明原因，要求其修改或调整需求。（三）询价小组组建1.询价小组由采购部门、使用部门、财务部门及相关技术专家组成。成员应具备相应的专业知识和经验，熟悉采购业务流程。2.采购部门负责牵头组织询价小组，确定小组成员名单，并指定专人担任组长。3.询价小组人数应根据采购项目的规模和复杂程度确定，一般不少于三人。（四）询价准备1.询价小组组长组织小组成员召开询价准备会议，明确各成员的职责分工。2.采购部门负责收集与采购项目相关的市场信息，包括供应商名单、产品价格、质量情况、售后服务等，并整理成询价资料。3.使用部门提供技术规格要求、质量标准等详细资料，协助询价小组制定询价文件。4.财务部门提供采购预算及成本控制要求等相关信息。（五）询价文件编制1.询价小组根据采购项目的特点和需求，编制询价文件。询价文件应包括以下内容：询价函：明确询价项目的名称、规格型号、数量、交货期或服务期限等基本要求。报价表：要求供应商填写产品或服务的单价、总价、交货方式、付款方式等报价信息。技术规格要求：详细描述采购物资或服务的技术参数、质量标准、验收要求等。供应商资格要求：明确供应商应具备的资质条件、业绩要求、信誉状况等。售后服务要求：包括售后服务内容、响应时间、维修期限等。其他要求：如包装要求、运输方式等。2.询价文件应确保内容完整、准确、清晰，避免出现歧义或漏洞。（六）发出询价文件1.采购部门负责将询价文件发送给符合资格要求的供应商。询价文件可以通过邮件、传真、快递等方式发送，确保供应商能够及时收到。2.在发出询价文件时，采购部门应记录供应商的接收情况，包括接收时间、接收方式等。（七）供应商报价1.供应商收到询价文件后，应按照要求填写报价表，并在规定的时间内将报价文件返回给采购部门。2.报价文件应包括报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表等内容。供应商应明确说明其报价与询价文件要求的差异情况。3.采购部门应及时对供应商的报价文件进行整理和登记，记录报价时间、报价金额、供应商名称等信息。（八）询价小组评审1.询价小组对供应商的报价文件进行评审。评审内容包括：报价是否合理、技术规格是否满足要求、商务条款是否响应、售后服务是否完善等。2.评审过程中，询价小组可以要求供应商对报价文件进行澄清或说明。供应商应在规定的时间内提供书面答复。3.询价小组根据评审结果，对供应商进行排序，推荐中标候选人。中标候选人一般为报价合理、技术和商务条款满足要求、售后服务较好的供应商。（九）确定中标供应商1.采购部门将询价小组推荐的中标候选人名单提交给公司管理层审批。2.公司管理层根据询价小组的评审意见和公司实际情况，确定中标供应商。3.采购部门应及时向中标供应商发出中标通知书，并通知未中标供应商。中标通知书应明确中标项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期或服务期限等内容。（十）签订合同1.采购部门与中标供应商按照中标通知书的要求，签订采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括产品或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.合同签订前，采购部门应将合同文本提交给财务部门、法务部门等相关部门进行审核。审核内容包括合同条款是否符合法律法规要求、是否存在风险、是否与询价文件和中标通知书一致等。3.经审核通过后，采购部门与中标供应商签订合同，并按照合同约定履行相关义务。三、询价文件管理（一）文件编制1.询价文件的编制应严格按照本制度规定的内容和格式要求进行，确保文件的规范性和完整性。2.询价文件编制过程中，应充分征求使用部门、技术专家等相关人员的意见，确保文件内容准确反映采购项目的需求。（二）文件审核1.询价文件编制完成后，应提交给询价小组组长进行审核。审核内容包括文件内容是否完整、准确、清晰，技术规格要求是否合理，供应商资格要求是否明确等。2.如审核通过，询价文件方可发送给供应商；如审核不通过，应及时修改完善，直至审核通过。（三）文件存档1.采购部门负责将询价文件、供应商报价文件、评审记录等相关资料进行整理归档。存档资料应包括纸质文件和电子文件，确保资料的完整性和可追溯性。2.询价文件存档期限应按照公司档案管理规定执行，一般不少于[X]年。四、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商信息库，收集和整理供应商的基本信息、资质情况、业绩表现、信誉状况等资料。2.在选择供应商时，应优先选择具有良好信誉、较强实力、产品质量可靠、售后服务完善的供应商。3.对于新供应商，采购部门应进行实地考察或资质审核，确保其符合公司的采购要求。（二）供应商评价1.采购部门应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评价。评价方式可以包括问卷调查、实地考察、数据分析等。2.根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励或优先合作机会；对于表现不佳的供应商，应及时采取措施进行整改或淘汰。（三）供应商沟通1.采购部门应与供应商保持良好的沟通，及时了解供应商的生产经营情况和市场动态。2.在采购过程中，如出现问题或纠纷，采购部门应与供应商积极协商解决，维护公司的合法权益。五、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对询价管理工作进行定期审计和监督，检查询价流程是否合规、文件资料是否齐全、采购结果是否公正等。2.公司纪检监察部门负责对询价过程中的违规违纪行为进行调查处理，确保询价活动的廉洁性。（二）外部监督1.公司应接受相关政府部门、行业协会等外部机构的监督检查，积极配合提供有关资料和信息。2.对于外部监督检查提出的意见和建议，公司应认真整改落实，不断完善询价管理制度。六、违规处理（一）违规行为界定1.在询价过程中，存在以下行为之一的，视为违规行为：违反法律法规及本制度规定的询价流程。与供应商串通，谋取不正当利益。泄露询价文件或供应商报价等信息。其他违反询价管理制度的行为。（二）处理措施1.对于违规行为