耗材规范管理制度

PAGE耗材规范管理制度一、总则（一）目的为加强公司耗材管理，规范耗材采购、使用、库存等环节的行为，提高耗材使用效率，降低公司运营成本，确保公司各项工作的正常开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及耗材使用的部门和人员，包括但不限于办公用品、办公设备耗材、生产耗材等。（三）基本原则1.按需采购原则：根据公司实际工作需要，合理确定耗材采购数量和规格，避免浪费。2.成本效益原则：在保证耗材质量的前提下，通过优化采购渠道、合理控制库存等方式，降低采购成本和库存成本。3.规范管理原则：建立健全耗材管理制度，明确各环节的操作流程和责任，确保耗材管理工作的规范化、标准化。4.监督考核原则：加强对耗材管理工作的监督检查，对违反制度的行为进行严肃处理，并将耗材管理工作纳入部门和个人绩效考核体系。二、采购管理（一）采购计划1.各部门应根据本部门的工作实际，每月末制定次月的耗材采购计划，详细列出所需耗材的名称、规格、数量等信息，并提交至行政部门。2.行政部门对各部门提交的采购计划进行汇总、审核，结合公司库存情况和预算安排，编制公司月度耗材采购总计划。（二）采购流程1.采购申请：各部门根据审核通过的采购计划，填写《耗材采购申请表》，经部门负责人签字后提交至行政部门。2.采购审批：行政部门对采购申请表进行审核，报公司分管领导审批。对于金额较大的采购项目，需报公司总经理审批。3.采购实施：行政部门根据审批后的采购申请表，选择合适的供应商进行采购。采购人员应严格按照采购合同的约定，确保采购的耗材质量合格、价格合理、交货及时。4.验收入库：耗材到货后，行政部门会同使用部门按照采购合同和相关标准进行验收。验收合格的耗材办理入库手续，填写《耗材入库单》；验收不合格的耗材，及时与供应商联系退换货。（三）供应商管理1.建立供应商档案：行政部门应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、联系方式、合作历史、产品质量等情况。2.供应商评估：定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，选择优质供应商建立长期合作关系。3.供应商选择：采购人员应在合格供应商名录中选择供应商进行采购。对于新的供应商，需进行严格的资质审核和实地考察，确保其具备良好的信誉和供货能力。三、使用管理（一）领用制度1.各部门指定专人负责本部门耗材的领用工作。领用人员应填写《耗材领用单》，注明领用耗材的名称、规格、数量等信息，并经部门负责人签字后到行政部门领取。2.行政部门按照《耗材领用单》发放耗材，并做好发放记录。发放记录应包括领用日期、领用部门、领用人员、耗材名称、规格、数量等内容。（二）使用规范1.各部门应教育本部门员工正确使用耗材，避免浪费和损坏。对于贵重耗材或有特殊使用要求的耗材，应制定专门的使用操作规程，并对员工进行培训。2.员工在使用耗材过程中，如发现质量问题或其他异常情况，应及时向部门负责人报告，由部门负责人通知行政部门处理。（三）节约措施1.推行无纸化办公，尽量减少纸张等办公用品的使用。2.合理设置打印机、复印机等办公设备的打印、复印参数，避免不必要的浪费。3.对可重复使用的耗材，如墨盒、硒鼓等，鼓励员工进行回收再利用。四、库存管理（一）库存盘点1.行政部门应定期对公司耗材库存进行盘点，确保账实相符。盘点周期为每月一次，盘点结束后应编制《耗材盘点表》。2.对于盘点中发现的盘盈、盘亏情况，应及时查明原因，并填写《耗材盘盈盘亏报告表》，报公司领导审批后进行处理。（二）库存安全1.建立健全库存管理制度，加强对库存耗材的安全管理，防止被盗、丢失、损坏等情况的发生。2.库存耗材应分类存放，标识清晰，确保通风、防潮、防火、防盗等。3.定期对库存耗材进行检查，及时清理过期、变质、损坏的耗材，并做好记录。（三）库存预警1.行政部门应根据公司耗材的使用情况和库存周转率，设定库存预警指标。当库存低于预警指标时，及时发出预警信息，提醒相关部门进行采购。2.库存预警指标应根据公司实际情况进行动态调整，确保库存管理的科学性和合理性。五、监督与考核（一）监督检查1.公司成立耗材管理监督小组，定期对各部门的耗材管理工作进行监督检查。监督检查内容包括采购计划执行情况、采购流程合规性、领用制度执行情况、库存管理情况等。2.对于监督检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。整改完成后，监督小组应进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）考核评价1.将耗材管理工作纳入部门和个人绩效考核体系，对在耗材管理工作中表现突出的部门和个人给予奖励；对违反耗材管理制度的部门和个人进行处罚。2.考核评价指标包括采购成本控制、库存周转率、耗材使用效率、节约措施执行情况等方面。具体考核标准由行政部门会同人力资源部门制定。六、附则（一）解释权本制度由行政部门