规范企商交往制度

PAGE规范企商交往制度一、总则（一）目的为了规范公司与商业伙伴之间的交往行为，营造健康、有序、公平、公正的商业环境，维护公司的合法权益，促进公司业务的稳定发展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及其所属各部门、分支机构与各类商业伙伴（包括供应商、经销商、合作伙伴、客户等）之间的业务往来、合作交流等活动。（三）基本原则1.合法性原则：企商交往活动必须遵守国家法律法规、行业规范以及相关政策要求，确保行为合法合规。2.诚信原则：秉持诚实守信的态度，履行承诺，维护良好的商业信誉，不得欺诈、隐瞒或误导商业伙伴。3.公平公正原则：在业务往来和合作中，遵循公平公正的市场规则，不得利用优势地位谋取不正当利益，保障双方的合法权益。4.廉洁自律原则：严禁在企商交往中出现任何形式的商业贿赂、不正当利益输送等违法违纪行为，保持廉洁奉公的工作作风。二、业务往来规范（一）合同管理1.合同签订与商业伙伴开展业务合作时，必须签订书面合同。合同内容应明确双方的权利义务、交易条款、质量标准、交付方式、付款方式、违约责任等关键事项，确保合同条款清晰、准确、完整。合同签订前，业务部门应会同法务部门对合同条款进行审核，重点审查合同的合法性、合规性、风险防范措施等，确保合同符合公司利益和法律法规要求。合同签订过程中，应严格按照公司规定的流程进行，确保合同签署的真实性、有效性。授权代表应具备相应的授权权限，签字盖章手续完备。2.合同履行合同双方应严格按照合同约定履行各自的义务。业务部门负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题，确保合同顺利履行。如遇合同变更、解除等情况，必须按照合同约定的程序进行，并签订书面协议。变更或解除合同的原因、内容、时间等应明确记录，妥善保存相关文件资料。建立合同履行监督检查机制，定期对合同履行情况进行检查和评估，及时发现和纠正存在的问题，防范合同风险。（二）采购与销售管理1.采购管理采购业务应遵循公开、公平、公正的原则，通过招标、询价、谈判等方式选择优质的供应商。采购过程应严格按照公司制定的采购流程进行，确保采购活动的合规性和透明度。采购人员应与供应商保持适当的沟通，但不得接受供应商的贿赂、回扣或其他不正当利益。严禁采购人员与供应商串通损害公司利益。建立供应商评估机制，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务等进行评估，根据评估结果调整合作策略，确保供应商的供应能力和服务水平符合公司要求。2.销售管理销售人员应如实向客户介绍公司产品或服务的特点、性能、质量等信息，不得夸大宣传或虚假承诺。按照公司规定的销售政策开展业务，确保销售行为合法合规。建立客户信用评估体系，对客户的信用状况进行评估，合理确定信用额度和信用期限。对于信用状况不佳的客户，应采取相应的风险防范措施，如要求提供担保、增加预付款比例等。加强销售合同管理，确保销售合同的签订、履行符合公司规定。及时催收货款，对逾期未付款的客户，应按照合同约定采取有效措施进行催款，维护公司的资金安全。（三）价格管理1.定价原则公司产品或服务的价格应根据成本、市场需求、竞争状况等因素合理确定，确保价格具有市场竞争力，同时保证公司的合理利润。对于涉及政府定价、指导价的产品或服务，应严格按照相关规定执行。2.价格调整根据市场变化、成本变动等因素，适时对产品或服务价格进行调整。价格调整应遵循公司规定的程序，提前向相关部门和商业伙伴通报，并做好解释说明工作。严禁在价格调整过程中进行不正当竞争行为，如恶意降价、哄抬物价等，维护市场价格秩序。三、合作交流规范（一）合作项目管理1.合作项目立项开展合作项目前，应进行充分的市场调研和可行性分析，评估合作项目的风险和收益。根据评估结果，编制项目立项报告，明确项目目标、合作方式、实施计划、预期效果等内容。立项报告经公司相关部门审核通过后，方可启动合作项目。2.合作项目实施成立合作项目专项工作小组，负责项目的具体实施和协调。明确小组成员的职责分工，确保项目按计划顺利推进。在合作项目实施过程中，应建立有效的沟通机制，及时解决项目中出现的问题。加强对项目进度、质量、成本等方面的监控和管理，确保项目目标的实现。3.合作项目验收合作项目完成后，应按照合同约定和相关标准进行验收。验收内容包括项目成果、质量指标、经济效益等方面。验收合格后，双方应签订项目验收报告。如验收不合格，应根据合同约定明确责任，采取相应的整改措施，直至验收合格。（二）商务接待管理1.接待原则商务接待应遵循热情、礼貌、节俭的原则，根据接待对象的身份、来访目的等合理安排接待规格和接待内容。严禁借商务接待之名进行奢侈浪费、铺张排场等行为，严格控制接待费用支出。2.接待流程接待部门应提前制定接待方案，明确接待时间、地点、人员、活动安排等内容，并报公司相关领导审批。根据接待方案安排接待人员，做好接待准备工作，如车辆接送、住宿安排、餐饮安排、会议场地布置等。接待过程中，应注重与接待对象的沟通交流，展示公司的良好形象和企业文化。接待结束后，及时对接待情况进行总结和反馈。（三）信息交流管理1.信息保密在企商交往过程中，涉及公司商业秘密、技术秘密、客户信息等敏感信息的，双方应签订保密协议，明确保密责任和义务。严格遵守保密协议的规定，不得向任何第三方泄露公司的敏感信息。加强对敏感信息的管理和保护，采取必要的技术措施和管理措施，防止信息泄露。2.信息共享在合法合规的前提下，根据业务合作需要，双方可以进行必要的信息共享。信息共享应遵循最小化原则，确保共享的信息仅限于与业务合作直接相关的内容。建立信息共享审批机制，明确信息共享的范围、方式、期限等，经公司相关部门审批同意后，方可进行信息共享。四、廉洁自律规定（一）禁止商业贿赂1.严禁公司员工在企商交往中接受商业伙伴的贿赂、回扣、礼品、宴请、旅游等不正当利益。不得向商业伙伴索取或暗示索取不正当利益。2.发现员工存在商业贿赂行为的，公司将依法依规严肃处理，追究相关人员的法律责任，并视情节轻重给予相应的纪律处分。（二）礼品与招待管理1.公司员工在与商业伙伴交往过程中，因工作需要赠送礼品或安排招待的，应遵循适度、必要的原则，不得赠送高档礼品或进行超标准招待。2.礼品和招待费用应纳入公司财务预算管理，严格按照公司规定的审批流程进行报销。报销时应提供相关的发票、清单等凭证，确保费用支出的真实性、合理性。（三）兼职与利益冲突1.公司员工未经公司批准，不得在商业伙伴单位兼职或担任任何职务。不得利用公司职务之便为自己或他人谋取私利，不得从事与公司利益相冲突的业务活动。2.如发现员工存在兼职或利益冲突行为的，公司将要求其立即停止相关行为，并根据情节轻重给予相应的处理。五、监督与检查（一）内部监督机制1.建立健全内部监督体系，加强对企商交往活动的日常监督检查。公司审计部门、纪检监察部门等应定期对企商交往制度的执行情况进行检查，及时发现和纠正存在的问题。2.业务部门应定期向公司管理层汇报企商交往工作情况，主动接受公司内部监督。对监督检查中发现的违规行为，应及时整改，并将整改情况报告公司管理层。（二）投诉举报处理1.设立投诉举报渠道，接受公司员工、商业伙伴及其他相关人员对企商交往中违规行为的投诉举报。投诉举报渠道应包括电话、邮箱、信件等多种方式，并向社会公开。2.对收到的投诉举报信息，应及时进行登记、核实和调查处理。对于经查实的违规行为，应依法依规严肃处理，并将处理结果及时反馈给投诉举报人。（三）违规责任追究1.对于违反企商交往制度的公司员工，视情节轻重给予批评教育、警告、记过