规范合同条款制度

PAGE规范合同条款制度一、总则（一）目的本合同条款制度旨在规范公司各类合同的条款制定、审核、签订、履行及管理等流程，确保合同的合法性、完整性、严谨性和可操作性，有效防范合同风险，维护公司的合法权益，保障公司业务的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于公司与自然人、法人及其他组织之间签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同、担保合同等。（三）基本原则1.合法性原则：合同的签订、履行必须符合国家法律法规的规定，不得违反法律法规的强制性条款。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应体现公平、公正的原则，保障双方的合法权益，不得损害任何一方的利益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得隐瞒或欺诈对方。5.风险防范原则：在合同签订和履行过程中，应充分考虑各种风险因素，采取有效的风险防范措施，降低合同风险。二、合同条款制定（一）合同基本条款1.合同双方的基本信息：包括名称、地址、联系方式等，确保信息准确无误，以便在合同履行过程中能够及时沟通和联系。2.合同标的：明确合同所涉及的具体事项或交易内容，如货物的名称、规格、数量、质量等，服务的内容、标准、要求等，确保合同标的清晰明确，避免产生歧义。3.合同价格及付款方式：明确合同的价格或报酬，以及付款的方式、时间、地点等，确保付款条款清晰合理，保障公司的资金安全。4.合同履行期限、地点和方式：明确合同的履行期限，确保双方能够按照约定的时间履行合同义务；确定合同的履行地点，明确双方的责任范围；规定合同的履行方式，如交付方式、验收方式等，确保合同履行过程顺利进行。5.违约责任：明确双方在合同履行过程中如出现违约行为应承担的责任，包括违约金的数额或计算方法、赔偿损失的范围等，以约束双方严格履行合同义务，保障公司的合法权益。（二）特殊条款1.质量条款：对于涉及货物或服务质量的合同，应明确质量标准、验收方法、质量保证期限等条款，确保公司所接收的货物或服务符合合同要求。2.保密条款：对于涉及商业秘密、技术秘密等敏感信息的合同，应明确保密义务的范围、期限、违约责任等条款，防止公司的机密信息泄露。3.知识产权条款：对于涉及知识产权的合同，如技术合同、商标许可合同等，应明确知识产权的归属、使用范围、侵权责任等条款，保护公司的知识产权。4.不可抗力条款：明确不可抗力的定义、范围、通知方式、免责条件等条款，以便在发生不可抗力事件时，双方能够按照约定处理，减少损失。（三）条款制定要求1.条款应明确、具体、完整，避免模糊不清或歧义的表述，确保双方对合同条款的理解一致。2.条款应符合法律法规和行业标准的要求，不得违反法律法规的强制性规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。3.条款应具有可操作性，能够明确双方的权利和义务，便于在合同履行过程中进行监督和管理。4.条款应根据合同的性质和特点，合理设置风险防范措施，降低合同风险。三、合同审核（一）审核流程1.业务部门起草合同后，应提交给本部门负责人进行初步审核，审核内容包括合同条款是否符合业务需求、是否存在风险等。2.业务部门负责人审核通过后，将合同提交给法务部门进行法律审核，法务部门应从法律法规的角度对合同条款进行审查，确保合同的合法性。3.法务部门审核通过后，将合同提交给财务部门进行财务审核，财务部门应从财务风险的角度对合同条款进行审查，确保合同的财务条款合理合规。4.财务部门审核通过后，将合同提交给公司管理层进行最终审批，公司管理层应综合考虑合同的业务需求、法律风险、财务风险等因素，做出审批决定。（二）审核内容1.合法性审核：审核合同条款是否符合国家法律法规的规定，是否存在违法违规的风险。2.完整性审核：审核合同条款是否完整，是否涵盖了合同履行过程中可能涉及的所有事项，是否存在遗漏或缺失的条款。3.严谨性审核：审核合同条款是否严谨，是否存在模糊不清、歧义或矛盾的表述，是否能够明确双方的权利和义务。4.可操作性审核：审核合同条款是否具有可操作性，是否能够在实际履行过程中得到有效执行，是否存在难以履行或无法履行的条款。5.风险防范审核：审核合同条款是否设置了合理的风险防范措施，是否能够有效降低合同风险，保障公司的合法权益。（三）审核意见反馈1.审核部门在审核过程中如发现合同条款存在问题，应及时与业务部门沟通，并提出修改意见。2.业务部门应根据审核意见对合同条款进行修改，并将修改后的合同再次提交给审核部门进行审核。3.审核部门应在规定的时间内完成审核，并将审核意见反馈给业务部门。如审核通过，应出具审核通过的意见；如审核不通过，应详细说明存在的问题及修改建议。四、合同签订（一）签订主体资格审查1.在签订合同前，应对合同对方的主体资格进行审查，确保对方具有签订合同的合法资格和能力。2.审查内容包括对方是否为依法设立并有效存续的法人或其他组织，是否具有相应的经营范围和经营资质，是否具有良好的信誉和财务状况等。3.对于自然人作为合同对方的，应审查其身份证明、民事行为能力等情况，确保其具有签订合同的能力。（二）签订授权审查1.如合同对方为法人或其他组织，应审查其签订合同的授权情况，确保签订合同的人员具有合法的授权。2.审查内容包括授权委托书的真实性、有效性，授权范围是否明确，授权期限是否在有效期内等。3.对于授权代表签字的合同，应要求其提供授权委托书原件，并在合同签订时进行核对。（三）合同签订方式1.合同一般应采用书面形式签订，包括合同书、信件、电报、电传、传真等可以有形地表现所载内容的形式。2.对于金额较大、涉及重要事项的合同，应采用纸质合同书的形式签订，并由双方加盖公章或合同专用章。3.在签订合同过程中，应确保合同文本的一致性，避免出现不同版本的合同文本。（四）合同签字盖章1.合同双方应在合同文本上签字或盖章，签字或盖章应清晰、完整，确保合同的真实性和有效性。2.对于法人或其他组织作为合同一方的，应由其法定代表人或授权代表签字，并加盖公章或合同专用章；对于自然人作为合同一方的，应由其本人签字。3.在合同签字盖章后，应及时将合同文本进行归档保存，确保合同的完整性和可追溯性。五、合同履行（一）履行通知1.合同签订后，双方应按照合同约定及时履行各自的义务，并相互通知合同履行情况。2.业务部门应负责跟踪合同履行情况，及时向对方发出履行通知，提醒对方按照合同约定履行义务。3.履行通知应包括合同的基本信息、履行期限、履行内容、履行要求等，确保对方能够清楚了解合同履行的相关事项。（二）履行监督1.业务部门应建立合同履行监督机制，定期对合同履行情况进行检查和评估，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。2.对于合同履行过程中出现的重大问题或风险，业务部门应及时向公司管理层报告，并提出相应的解决方案。3.公司管理层应根据业务部门的报告，及时做出决策，采取有效的措施确保合同的顺利履行。（三）变更与解除1.在合同履行过程中，如需要变更或解除合同，双方应协商一致，并签订书面协议。2.变更或解除合同的协议应明确变更或解除的原因、内容、时间、责任等事项，确保变更或解除合同的合法性和有效性。3.在变更或解除合同后，应及时对相关的合同文件进行归档保存，确保合同变更或解除的情况能够得到有效记录。六、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.在合同签订和履行过程中，应加强合同管理，严格按照合同条款履行义务，避免出现违约行为，预防合同纠纷的发生。2.业务部门应定期对合同履行情况进行总结和分析，及时发现潜在的合同纠纷风险，并采取有效的措施加以防范。3.加强与合同对方的沟通与协调，及时解决合同履行过程中出现的问题，保持良好的合作关系，减少合同纠纷的发生。（二）纠纷处理流程1.如发生合同纠纷，业务部门应及时收集相关证据，包括合同文本、履行记录、往来函件、证人证言等，为纠纷处理提供有力支持。2.业务部门应将合同纠纷情况及时报告给公司管理层，并提出初步的处理意见。3.公司管理层应根据业务部门的报告，组织相关部门进行研究和分析，制定纠纷处理方案。4.如纠纷需要通过法律途径解决，公司应及时委托律师事务所进行代理，并积极配合律师开展工作，提供必要的证据和资料。5.在纠纷处理过程中，应保持冷静、理智，积极维护公司的合法权益，同时也要注重与对方的沟通与协商，尽量通过和解的方式解决纠纷。（三）纠纷处理原则1.依法处理原则：合同纠纷的处理应严格按照法律法规的规定进行，确保处理结果的合法性。2.公平公正原则：在纠纷处理过程中，应坚持公平公正的原则，保障双方的合法权益，不得偏袒任何一方。3.及时处理原则：对于合同纠纷应及时处理，避免纠纷的扩大和恶化，减少公司的损失。4.协商解决原则：尽量通过协商的方式解决合同纠纷，保持良好的合作关系，降低纠纷处理的成本。七、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关附件、履行记录、变更协议、解除协议等资料收集整理，并移交公司档案管理部门进行归档保存。2.档案管理部门应建立合同档案收集清单，对收集的合同档案进行详细登记，确保合同档案的完整性和准确性。（二）档案整理1.档案管理部门应按照合同的类别、时间顺序等对合同档案进行整理，确保档案的有序存放。2.对合同档案进行分类编号，建立合同档案目录，便于查询和检索。3.对合同档案中的文件进行装订、编页，确保文件的整齐、牢固。（三）档案保管1.合同档案应妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防虫的档案库房内。2.建立合同档案保管制度，明确档案保管人员的职责，定期对合同档案进行检查和盘点，确保档案的安全。3.对电子合同档案应进行备份，并存储于安全的存储介质上，防止数据丢失。（四）档案查阅1.公司内部人员如需查阅合同档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门进行查阅。2.档案管理部门应建立合同档案查阅登记制度，对查阅人员的姓名、部门、查阅时间、查阅内容等进行详细登记。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅合同档