研判会议制度规范

PAGE研判会议制度规范一、总则（一）目的为了规范公司/组织的研判会议管理，提高会议效率和质量，确保会议决策的科学性、准确性和有效性，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各类研判会议，包括但不限于战略规划研判会、重大项目决策研判会、风险评估研判会等。（三）基本原则1.合法性原则：会议的组织、召开和决策必须符合国家法律法规及行业标准的要求。2.科学性原则：运用科学的方法和工具，对相关信息进行全面、深入、系统的分析和研究，为决策提供可靠依据。3.民主性原则：充分发扬民主，鼓励参会人员积极发表意见和建议，确保决策的公正性和合理性。4.高效性原则：优化会议流程，提高会议效率，避免冗长、繁琐的讨论，确保会议能够及时、有效地达成预期目标。二、会议组织（一）会议发起1.发起部门：根据会议主题和目的，由相关业务部门、职能部门或项目团队发起研判会议。2.发起申请：发起部门需填写《研判会议发起申请表》，详细说明会议主题、目的、时间、地点、参会人员、议程安排等信息，并提交至会议管理部门进行审核。（二）会议审核1.审核部门：会议管理部门负责对《研判会议发起申请表》进行审核，重点审核会议的必要性、议程合理性、参会人员范围等。2.审核意见：审核部门应在收到申请表后的[X]个工作日内给出审核意见。如审核通过，申请表将进入会议筹备流程；如审核不通过，应及时反馈发起部门并说明原因，发起部门需根据审核意见进行修改后重新提交申请。（三）会议筹备1.会议通知：审核通过后，会议管理部门负责发送会议通知。会议通知应提前[X]个工作日发送至参会人员，通知内容包括会议主题、时间、地点、议程安排、参会要求等。2.资料准备：发起部门负责准备与会议主题相关的资料，如背景资料、数据报告以及分析材料等，并在会议前[X]个工作日将资料发送至参会人员。3.场地安排：会议管理部门负责根据会议规模和要求，提前安排合适的会议场地，并确保场地设施设备正常运行。4.人员安排：会议管理部门负责安排会议记录人员、技术支持人员等相关工作人员，确保会议顺利进行。三、会议议程（一）议程制定1.议程初稿：发起部门应根据会议主题和目的，制定会议议程初稿，并在提交《研判会议发起申请表》时一并提交。议程初稿应明确会议的各个环节、时间安排以及主要讨论内容。2.议程审核：会议管理部门对议程初稿进行审核，重点审核议程的逻辑性、完整性以及时间分配的合理性。审核通过后的议程将作为会议的正式议程。3.议程调整：在会议召开前，如遇特殊情况需要调整议程，发起部门应提前[X]个小时通知会议管理部门和参会人员，并说明调整原因和内容。会议管理部门负责对调整后的议程进行审核，并及时通知相关人员。（二）议程内容1.开场介绍：主持人介绍会议背景、目的和议程安排，明确会议的规则和要求。2.主题汇报：相关负责人就会议主题进行汇报，介绍相关情况、分析现状、提出问题或解决方案，并提供必要的数据和资料支持。3.讨论交流：参会人员围绕汇报内容展开讨论，发表意见和建议，进行充分的沟通和交流。讨论过程中应注重事实依据，避免情绪化发言和无端猜测。4.专家点评：根据会议需要，邀请相关领域的专家进行点评和指导，提供专业的意见和建议，提升会议决策的科学性。5.决策形成：在充分讨论和交流的基础上，参会人员对会议主题进行表决，形成决策意见。决策意见应明确、具体，具有可操作性。6.总结发言：主持人对会议进行总结，强调会议重点和决策要点，明确下一步工作安排和责任分工。四、会议参与（一）参会人员1.确定原则：根据会议主题和目的，由发起部门确定参会人员名单。参会人员应具备相关的专业知识、经验和决策权，能够为会议决策提供有价值的意见和建议。2.参会范围：参会人员包括公司/组织领导、相关业务部门负责人、职能部门负责人、项目团队成员、专家顾问等。必要时，可邀请外部相关机构或人员参加会议。3.参会要求：参会人员应提前做好准备，熟悉会议资料，准时参加会议。在会议期间，应认真听取他人发言，积极参与讨论，尊重他人意见，不得随意打断他人发言。如有特殊情况需要请假，应提前向会议发起部门请假，并安排合适的人员代为参会。（二）会议主持1.主持人职责：会议主持人负责会议的组织、引导和协调工作，确保会议按照议程顺利进行。主持人应具备较强的组织能力、沟通能力和应变能力，能够有效地控制会议节奏和氛围。2.主持人选拔：根据会议性质和要求，由会议管理部门选拔合适的主持人。主持人应熟悉会议主题和相关业务知识，具有丰富的会议主持经验。3.主持人行为规范：主持人在会议期间应保持中立、公正的态度，不得偏袒任何一方。应引导参会人员围绕主题进行讨论，避免偏离主题或出现混乱局面。对于参会人员的发言，应给予充分的关注和回应，及时进行总结和归纳。（三）会议记录1.记录人员职责：会议记录人员负责会议内容的记录工作，包括会议发言、讨论要点、决策结果等。记录应准确、完整、清晰，能够真实反映会议的全过程。2.记录方式：会议记录可采用纸质记录或电子记录的方式。记录人员应在会议结束后及时整理会议记录，并形成《研判会议纪要》。3.纪要内容：《研判会议纪要》应包括会议基本信息（如会议名称、时间、地点、参会人员等）、会议议程、会议主要内容、决策结果以及下一步工作安排等。纪要内容应语言简洁、逻辑清晰，便于参会人员查阅和理解。4.纪要审核：会议管理部门对《研判会议纪要》进行审核，确保纪要内容准确无误、符合会议实际情况。审核通过后的纪要将作为会议的正式文件进行存档，并发送至参会人员和相关部门。五、会议决策（一）决策方式1.投票表决：对于一些重要事项的决策，可采用投票表决的方式进行。投票表决应明确表决事项、表决方式（如记名投票、无记名投票等）和表决规则（如多数通过、三分之二多数通过等）。2.协商一致：在一些情况下，可通过参会人员之间的协商和沟通，达成一致意见作为决策结果。协商一致的过程应充分尊重各方意见，寻求最大公约数。3.领导决策：对于一些重大事项或紧急情况，可由公司/组织领导根据会议讨论情况直接做出决策。领导决策应充分考虑各方面因素，确保决策的科学性和合理性。（二）决策执行1.责任明确：根据会议决策结果，明确各项工作的责任部门和责任人。责任部门和责任人应制定具体的工作计划和实施方案，确保决策能够得到有效执行。2.跟踪监督：会议管理部门负责对决策执行情况进行跟踪监督，定期检查工作进展情况，及时发现问题并协调解决。对于执行不力的部门和责任人，应进行督促和问责。3.反馈调整：在决策执行过程中，如遇实际情况发生变化或出现新问题，责任部门应及时向会议发起部门反馈，并提出调整建议。会议发起部门应根据反馈情况，组织相关人员进行研究和讨论，必要时召开会议对决策进行调整。六、会议保密（一）保密范围1.会议资料：包括会议筹备过程中准备的各类资料、会议期间产生的文件、记录、报告等。2.会议内容：参会人员在会议期间交流的涉及公司/组织商业秘密、技术秘密、敏感信息等内容。3.决策信息：会议形成的决策意见、尚未公开的工作安排等信息。（二）保密措施1.资料管理：会议资料应妥善保管，专人负责，严格限制查阅范围。对于涉及保密内容的资料，应进行加密存储或采取其他保密措施。2.人员管理：参会人员应严格遵守保密规定，不得擅自将会议资料和内容泄露给无关人员。在会议期间，如需讨论保密事项，应选择在保密场所进行，并避免无关人员在场。3.技术保障：利用信息技术手段加强会议保密管理，如采用加密会议系统、设置会议密码等，防止会议信息被窃取或泄露。（三）违规处理1.违规行为界定：对于违反会议保密规定的行为，如擅自泄露会议资料和内容、未经授权传播决策信息等，应予以明确界定。2.处理措施：对于违规人员视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、降职、辞退等。同时，应追究相关部门和责任人的管理责任。如因违规行为给公司/组织造成损失时，违规人员应承担相应的赔偿责任。七、会议评估（一）评估指标1.会议效率：评估会议是否按照预定时间完成议程，参会人员是否充分利用会议时间进行有效讨论和决策。2.会议质量：评估会议决策的科学性、准确性和合理性，以及会议讨论的深度和广度。3.参会满意度：通过问卷调查或现场访谈等方式，了解参会人员对会议组织、议程安排、讨论效果等方面的满意度。（二）评估方式1.自我评估：会议结束后，参会人员可对会议进行自我评估，填写《研判会议自我评估表》，反馈自己对会议的看法和建议。2.综合评估：会议管理部门定期对公司/组织内部的研判会议进行综合评估，结合自我评估结果、会议记录、决策执行情况等进行全面分析。3.评估报告：会议管理部门根据评估结果撰写《研判会议评估报告》，总结会议管理工作中的经验教训，提出改进措施和建议。（三）持续改进1.改进措施制定：根据《研判会议评估报告》，会议管理部门会同相关部门制定具体的改进措施，明确责任人和时间节点，确保改进工作能够得到有效落实。2.效果跟踪：对改进措施的执行效果进行跟踪检查，及时调整和完善改进措施，不断提高会议管理水平和质量。八、附则（