规范印章管理制度

PAGE规范印章管理制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、分支机构、子公司等。（三）印章种类1.公司公章：代表公司对外行使权力的主要印章，用于各类重要文件、合同、协议等的签署。2.法定代表人章：由法定代表人使用，用于特定文件的签署或个人授权事项。3.财务专用章：用于公司财务相关业务，如票据开具、资金收付等。4.合同专用章：专门用于签订各类经济合同。5.部门章：各部门根据工作需要自行刻制的印章，用于部门内部文件、通知等的发布。（四）管理原则1.专人负责原则：各类印章均指定专人负责保管和使用。2.审批使用原则：印章使用必须经过严格的审批流程，未经批准不得擅自使用。3.安全保密原则：确保印章存放安全，防止印章被盗用、冒用或丢失，严格控制印章使用信息的传播。二、印章的刻制与启用（一）刻制1.公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章的刻制，由公司行政管理部门统一办理，须凭上级主管部门批准设立公司的文件或相关授权文件，到公安机关指定的刻章单位刻制。2.部门章的刻制，由各部门提出申请，经公司行政管理部门审核，报公司领导批准后，到公安机关备案并指定的刻章单位刻制。（二）启用1.新刻制的印章启用前，行政管理部门应填写《印章启用申请表》，详细注明印章名称、规格、启用日期、使用范围等信息，经公司领导签字批准后，方可启用。2.印章启用时，行政管理部门应留存印模，并将印模分发给相关部门和人员备案。同时，应将印章启用信息在公司内部进行公布，告知全体员工。三、印章的保管（一）保管责任1.公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章由行政管理部门指定专人保管。2.部门章由各部门指定专人保管。3.印章保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守印章管理制度，确保印章安全。（二）保管方式1.印章应存放在安全可靠的保险柜或专用印章盒内，实行双人保管或多人保管制度，确保印章存放安全。2.印章保管人员不得将印章带出公司办公区域，如有特殊情况需要带出，须经公司领导批准，并办理相关手续。3.印章保管人员应定期对印章进行检查，发现印章有损坏、变形、模糊等情况，应及时报告行政管理部门，并申请更换印章。（三）印章交接1.印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应填写《印章交接清单》，详细注明印章名称、数量、交接日期等信息，并由交接双方和监交人签字确认。2.交接完成后，行政管理部门应及时对新的印章保管人员进行培训，确保其熟悉印章管理制度和使用流程。四、印章的使用（一）使用范围1.公司公章用于公司对外签订的合同、协议、文件、信函等，以及其他需要代表公司行使权力的事项。2.法定代表人章用于法定代表人个人签署的文件、授权委托书等。3.财务专用章用于公司财务相关业务，如票据开具、资金收付、财务报表盖章等。4.合同专用章用于签订各类经济合同。5.部门章用于部门内部文件、通知、报告等的发布，不得用于对外签订合同、协议等。（二）使用流程1.申请：使用印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细注明使用印章的事由、文件名称、文号、使用日期等信息，并签字或盖章。2.审批：《印章使用申请表》应按照公司规定的审批流程进行审批，审批人应认真审核申请事项的真实性、合法性和必要性，签署审批意见。3.用印：印章保管人员在收到经批准的《印章使用申请表》后，应仔细核对申请表上的信息与待盖章文件的内容是否一致，无误后方可用印。用印时应确保印章清晰、端正，骑年盖月。4.登记：印章保管人员在用印后，应及时在《印章使用登记簿》上进行登记，详细记录印章使用日期、使用部门、使用事由、文件名称及文号、审批人等信息。（三）特殊情况使用1.紧急情况下需要使用印章，但无法按照正常审批流程进行审批的，使用部门或个人应电话请示公司领导同意后，先进行用印，并在事后及时补办审批手续。2.涉及重大事项或金额较大的合同、协议等文件需要使用印章的，应提交公司领导班子会议研究决定，并按照会议决议进行审批和用印。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因，需要停用印章的，行政管理部门应填写《印章停用申请表》经公司领导批准后进行停用。2.印章停用后，行政管理部门应及时通知相关部门和人员停止使用该印章，并收回已发放的印章。同时，应将印章停用信息在公司内部进行公布。（二）销毁1.对于停用的印章，行政管理部门应按照规定进行销毁。销毁印章时，应填写《印章销毁申请表》，详细注明印章名称、规格、停用日期等信息，并经公司领导批准。2.印章销毁应采用粉碎、熔化等方式进行，确保印章无法恢复使用。销毁过程中，应安排专人负责监督，并在《印章销毁登记簿》上进行登记，记录销毁日期、销毁方式、监督人等信息。3.销毁后的印章应妥善保存相关记录，以备查阅。六、印章管理的监督与检查（一）监督部门公司行政管理部门负责对印章管理制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.印章的保管情况，包括存放是否安全、是否实行双人保管或多人保管制度等。2.印章的使用情况，包括是否按照规定的审批流程使用、使用范围是否符合规定等。3.印章的登记情况，包括《印章使用登记簿》、《印章交接清单》、《印章销毁登记簿》等记录是否完整、准确。（三）检查方式1.定期检查：行政管理部门定期对印章管理情况进行检查，一般每季度进行一次全面检查。2.不定期抽查：行政管理部门不定期对印章使用情况进行抽查，发现问题及时进行整改。（四）违规处理1.对于违反印章管理制度的行为，行政管理部门应及时进行调查核实，并根据情节轻重给予相应的处罚。2.对于因印章管理不善导致公司遭受经济损失或其他不良影响的，应追究相关责任人的责任。3.构成犯罪的，依法移送司