请购规范制度

PAGE请购规范制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司/组织内部的请购流程，确保物资和服务的采购活动能够高效、有序、合规地进行，满足公司/组织运营和发展的需求，同时合理控制采购成本，防范采购风险。2.适用范围本制度适用于公司/组织内所有部门及员工在进行物资采购、服务采购等请购行为时的管理。3.基本原则合规性原则：请购活动必须严格遵守国家法律法规以及行业相关标准和规范。必要性原则：请购的物资和服务应是公司/组织运营和发展所必需的，避免不必要的采购。合理性原则：采购需求应根据实际工作需要进行合理估算，确保资源的有效利用，避免浪费。审批流程原则：所有请购事项必须经过规定的审批流程，确保采购决策的科学性和公正性。二、请购流程1.请购需求提出使用部门：各部门根据工作实际需要，由相关责任人负责提出请购需求。请购需求应明确物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计使用时间等详细信息。填写请购单：请购责任人需填写统一格式的请购单，确保信息准确完整。请购单应包括请购部门、请购日期、请购项目明细、申请理由等内容。2.需求审核部门负责人审核：请购单提交至部门负责人处，部门负责人对请购需求的必要性、合理性进行审核。审核要点包括是否符合部门工作计划、现有资源能否满足需求、请购数量是否恰当等。如审核通过，部门负责人在请购单上签字确认；如不通过，应注明原因并返回请购责任人重新调整。相关专业人员审核（如有需要）：对于一些专业性较强的物资或服务采购，请购单还需提交给相关专业人员进行审核。例如，涉及设备采购时，需由技术部门人员审核设备的技术参数是否符合要求；涉及工程服务采购时，需由工程管理部门人员审核工程方案的可行性等。专业人员审核通过后在请购单上签字。3.预算审核财务部门审核：请购单流转至财务部门，财务人员根据公司/组织的预算安排，对请购项目的预算情况进行审核。审核内容包括该请购项目是否在预算范围内、是否有足够的预算资金支持等。如预算充足，财务人员在请购单上签字；如预算不足，应及时反馈给请购部门，由请购部门考虑调整请购内容或申请追加预算。4.采购审批管理层审批：经过部门负责人、专业人员和财务部门审核通过的请购单，提交至公司/组织管理层进行最终审批。管理层根据公司的整体战略、资金状况等因素，对请购事项进行全面评估和决策。对于重大采购项目，可能还需经过管理层集体讨论决定。管理层审批通过后，在请购单上签字批准，请购单正式生效。5.采购执行采购部门：采购部门根据已批准的请购单，按照公司/组织的采购策略和相关规定，选择合适的供应商进行采购。采购人员应通过多种渠道寻找供应商，如招标、询价、谈判等，确保采购的物资和服务质量可靠、价格合理、交货期满足要求。签订采购合同：采购人员与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格、数量、价格、交货方式、付款方式、质量验收标准、违约责任等条款。采购合同应符合法律法规要求，并报相关部门备案。6.到货验收验收部门：物资到货前，采购部门应及时通知验收部门准备验收工作。验收部门根据请购单和采购合同的要求，对到货物资或服务进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量、外观等是否与合同约定一致。验收报告：验收合格后，验收人员填写验收报告，详细记录验收情况。验收报告应包括验收日期、验收项目、验收结果、验收人员签字等内容。如验收不合格，验收人员应注明不合格原因，并及时通知采购部门与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。7.付款结算财务部门：验收合格且收到供应商开具的合法有效的发票后，采购部门将请购单、采购合同、验收报告等相关资料提交给财务部门。财务部门根据合同约定的付款方式和期限，办理付款结算手续。付款申请应经过财务负责人审核，确保付款金额准确无误、付款流程合规。财务记录：财务部门对采购业务进行详细的账务记录，确保财务数据的准确性和完整性，以便进行成本核算、财务分析和审计等工作。三、请购相关职责1.请购部门职责准确提出请购需求，确保所请购物资和服务与部门工作实际需要相符。对请购需求的必要性、合理性进行初步审核，并承担相应责任。配合采购部门进行供应商选择、采购合同签订、到货验收等工作，提供必要的技术支持和信息。及时跟踪请购项目的执行情况，如有问题及时与采购部门沟通协调解决。2.采购部门职责根据请购单，按照公司/组织的采购政策和流程，选择合适的供应商进行采购谈判和合同签订。负责采购项目的组织实施，确保采购物资和服务按时、按质、按量到货。协调处理采购过程中的各种问题，如与供应商的沟通协调、合同执行中的纠纷解决等。定期对采购工作进行总结分析，评估采购绩效，不断改进采购工作流程和方法。3.验收部门职责依据请购单和采购合同的要求，对到货物资和服务进行严格验收，确保质量符合标准。如实填写验收报告，详细记录验收情况，对验收结果负责。对于验收不合格的物资和服务，及时通知采购部门与供应商协商处理，跟踪处理结果。4.财务部门职责审核请购项目的预算情况，确保采购资金的合理使用。按照合同约定和财务制度，办理采购付款结算手续，严格控制付款风险。对采购业务进行准确的账务记录和财务核算，提供相关财务数据和分析报告。参与采购合同的审核，对合同中的财务条款进行把关，防范财务风险。5.管理层职责对重大请购事项进行最终审批，决策采购项目是否实施。根据公司/组织的战略目标和资源状况，统筹规划采购工作，确保采购活动符合公司整体利益。监督采购流程的执行情况，对发现的问题及时进行协调解决，推动采购工作的规范化和高效化。四、请购相关标准与规范1.物资采购标准质量标准：所采购的物资应符合国家相关质量标准、行业标准以及公司/组织内部制定的质量要求。对于有特殊质量要求的物资，应在请购单和采购合同中明确规定。规格型号标准：请购的物资规格型号应准确清晰，避免因规格型号不明确导致采购错误或使用不便。如有多种可选规格型号，应根据实际需求进行合理选择，并在请购单中注明推荐的规格型号。价格标准：采购价格应遵循公平、公正、合理的原则，通过市场调研、招标、询价等方式确定。在保证物资质量的前提下，尽量降低采购成本。对于批量采购或长期合作的供应商，可根据市场行情和合作情况协商确定优惠价格。2.服务采购标准服务内容标准：明确服务采购的具体内容和要求，包括服务的范围、工作流程、质量标准、交付时间等。服务内容应详细、具体，避免模糊不清导致双方理解不一致。服务质量标准：制定服务质量考核指标和评价方法，确保服务提供商能够按照合同约定提供高质量的服务。对于服务质量不达标的情况，应在合同中约定相应的违约责任和赔偿措施。服务价格标准：服务价格应根据服务内容、工作量、市场行情等因素合理确定。在签订服务合同前，应对不同服务提供商的报价进行比较分析，选择性价比最优的方案。五、请购相关信息管理1.请购单管理请购单应按照统一格式进行编号，确保每一份请购单都有唯一的标识，便于查询和跟踪。请购单应妥善保存，保存期限按照公司/组织档案管理规定执行。一般情况下，电子请购单应进行备份存储，纸质请购单应分类装订成册存档。定期对请购单进行统计分析，了解各部门的请购情况，如请购频率、采购金额分布等，为采购决策和预算管理提供数据支持。2.供应商信息管理建立供应商信息库，对供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、联系方式等进行详细记录。定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于优质供应商给予更多的合作机会，对于不合格供应商及时淘汰。与供应商保持良好的沟通与合作关系，及时了解供应商的动态信息，如生产能力变化、产品升级等，以便在采购决策时能够综合考虑。3.采购合同管理采购合同应按照合同编号进行分类管理，建立合同台账，详细记录合同的签订日期、供应商名称、采购项目、合同金额、付款方式、交货期、违约责任等信息。对采购合同的执行情况进行跟踪，及时掌握合同履行进度，如到货情况、付款情况等。对于合同执行过程中出现的问题，及时与供应商沟通协商解决，并做好记录。采购合同到期后，对合同的执行情况进行总结评估，分析合同执行过程中的经验教训，为今后的采购合同管理提供参考。六、监督与检查1.内部审计监督公司/组织内部审计部门定期对请购流程进行审计检查，重点审查请购需求的合理性、审批流程的合规性、采购合同的签订与执行情况、付款结算的准确性等方面。对于审计过程中发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对违反请购规范制度的行为，按照公司/组织相关规定进行责任追究。2.采购绩效评估建立采购绩效评估体系，定期对采购部门的工作绩效进行评估。评估指标包括采购成本控制、采购质量、交货期、供应商管理等方面。根据采购绩效评估结果，对采购部门的工作进行总结分析，表彰优秀采购人员，对存在问题的环节提出改进措施，不断提高采购工作的效率和质量。3.