账号及权限管理规范制度

PAGE账号及权限管理规范制度一、总则（一）目的为加强公司账号及权限管理，确保公司信息系统的安全稳定运行，保护公司及用户的信息安全，规范员工操作行为，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工、合作伙伴以及与公司信息系统有交互的所有人员。（三）基本原则1.合法性原则：账号及权限管理必须符合国家法律法规以及行业相关标准要求。2.最小化原则：根据员工工作职责，授予其完成工作所需的最小账号权限，避免过度授权。3.职责分离原则：关键操作权限应进行分离，避免因一人权限过大而导致安全风险。4.定期审查原则：对账号及权限进行定期审查，确保其与员工当前工作职责相符。二、账号管理（一）账号创建1.新员工账号人力资源部门在员工入职手续办理完成后，及时通知信息部门为新员工创建账号。信息部门根据员工所在部门、岗位及工作职责，按照账号命名规则为新员工创建初始账号。账号命名应包含员工姓名、部门等关键信息，以便于识别和管理。创建账号时，应同时设置初始密码。初始密码应具备一定强度要求，例如包含字母、数字和特殊字符，长度不少于规定位数。新员工入职后应立即更改初始密码。2.外部人员账号对于合作伙伴、供应商等外部人员需要访问公司信息系统的情况，相关业务部门应提前向信息部门提交申请。申请内容应包括外部人员姓名、所属公司、访问目的、访问期限等详细信息。信息部门对申请进行审核，审核通过后为外部人员创建临时账号，并明确告知其账号使用规则和安全注意事项。临时账号应设置有效期，到期后自动失效或由信息部门进行注销处理。（二）账号使用1.员工个人账号员工应妥善保管自己的账号和密码，不得泄露给他人。如发现账号异常，应立即通知信息部门。员工离职或岗位调动时，所在部门应及时通知信息部门，信息部门在确认相关手续办理完毕后，对其账号进行停用或权限调整处理。严禁员工使用他人账号进行操作，如有特殊情况需要借用他人账号，必须经过账号所有者同意，并提前向信息部门报备。2.共享账号原则上不允许设置共享账号。如因工作需要确需设置共享账号，必须经过严格的审批流程。审批人应评估共享账号使用的必要性、风险以及安全措施等。共享账号应指定专人负责管理，明确各使用人员的操作权限。使用人员应定期更改共享账号密码，并做好使用记录。（三）账号停用与注销1.主动停用员工离职、退休、岗位调动不再需要使用公司信息系统账号时，所在部门应在[具体时长]内通知信息部门进行账号停用操作。对于因业务调整不再需要访问公司信息系统的外部人员账号，相关业务部门应及时通知信息部门进行停用处理。2.被动停用当发现员工账号存在异常操作、安全风险或违反公司规定等情况时，信息部门有权立即停用该账号，并进行调查处理。对于长期未使用的账号，信息部门应定期进行清理，对超过规定期限未使用的账号进行停用处理。3.账号注销员工离职手续办理完毕且确认无遗留问题后，信息部门应在[具体时长]内完成账号注销操作。外部人员账号在访问期限结束或合作终止后，信息部门应及时进行注销处理。注销账号时，应确保相关数据已进行妥善备份或转移，避免数据丢失。三、权限管理（一）权限分类1.系统功能权限根据公司信息系统的功能模块，划分不同的系统功能权限，如用户管理、数据查询、数据修改、报表生成、系统配置等。系统功能权限应根据员工工作职责进行合理分配，确保员工只能访问和操作与其工作相关的系统功能。2.数据访问权限数据访问权限分为不同的数据级别，如全部数据访问、部分数据访问、特定数据访问等。根据员工工作需要，授予相应的数据访问权限，严格限制对敏感数据的访问。敏感数据应进行加密存储，并设置更高的访问权限控制。（二）权限申请与审批1.权限申请员工因工作需要新增或调整权限时，应填写权限申请表。申请表应详细说明申请权限的原因、涉及的系统功能或数据范围、预计使用期限等信息。权限申请表应由员工所在部门负责人进行初审，确认申请的合理性和必要性。2.权限审批初审通过后的权限申请表提交至信息部门进行审批。信息部门根据公司权限管理原则和相关规定，对申请进行审核。对于涉及关键系统功能或敏感数据的权限申请，应进行更严格的审批，可能需要相关领导或安全管理部门进行复审。审批通过后，信息部门按照申请内容为员工调整权限，并记录权限变更情况。（三）权限监控与审计1.权限监控信息部门应建立权限监控机制，实时监测员工的权限使用情况。通过系统日志记录等方式，跟踪员工对系统功能和数据的访问操作。对于异常权限使用行为，如频繁访问超出工作职责范围的数据或功能、非工作时间进行高风险操作等，应及时发出预警。2.权限审计定期对员工权限进行审计，检查权限设置是否与员工当前工作职责相符。审计周期为[具体时长]。审计内容包括权限申请与审批记录、权限变更记录、实际权限使用情况等。审计结果应形成报告，对于发现的权限管理问题及时进行整改。四、安全与保密（一）账号安全1.员工应定期更换账号密码，密码更换周期不得超过[具体时长]。密码应具备足够的强度，避免使用简单易猜的密码。2.严禁在不可信的网络环境下使用公司账号，如公共无线网络、不明来源的移动设备网络等。如需在外部网络访问公司信息系统，应使用公司规定的安全接入方式，如VPN等。3.如发现账号被盗用或存在安全风险，员工应立即采取措施，如修改密码，并及时向信息部门报告。信息部门应进行调查处理，采取相应的安全措施防止损失扩大。（二）数据保密1.员工应严格遵守公司数据保密制度，对在工作中接触到的公司敏感数据进行保密。不得泄露、传播或用于非工作目的。2.根据数据的敏感程度，对不同级别的数据设置相应的访问权限和保密措施。对于涉及公司核心业务、财务信息、客户隐私等敏感数据，应进行加密存储和传输，并严格限制访问人员范围。3.在进行数据操作时，如数据下载、共享等，应确保操作符合公司数据安全规定，避免数据泄露风险。五、培训与宣传（一）培训1.新员工入职时，信息部门应组织账号及权限管理相关培训，使其了解公司账号及权限管理规定、操作流程以及安全注意事项。2.定期对全体员工进行账号及权限管理知识更新培训，培训内容包括新的安全法规要求、公司权限管理政策调整、系统功能变化等。培训方式可采用内部培训课程、在线学习平台、发放宣传资料等多种形式。3.针对涉及权限申请、调整等关键操作的员工，进行专项培训，确保其熟悉权限管理流程和审批要求，正确操作权限申请与调整工作。（二）宣传1.在公司内部办公区域张贴账号及权限管理规范制度宣传海报，宣传内容包括制度要点、操作流程、安全提示等，提高员工对制度的知晓度。2.通过公司内部邮件、即时通讯工具等渠道，定期推送账号及权限管理相关知识和案例，提醒员工注意账号安全和权限合规使用。3.在公司信息系统登录界面、操作界面等显著位置展示账号及权限管理的重要提示信息，引导员工正确使用账号和权限。六、监督与考核（一）监督机制1.公司设立专门的账号及权限管理监督小组，成员包括信息部门负责人、安全管理部门人员以及相关业务部门代表。监督小组负责定期对公司账号及权限管理情况进行检查和监督。2.监督小组通过查看系统日志、检查权限审批记录、抽查员工操作等方式，对账号及权限管理的各个环节进行监督，及时发现和纠正存在的问题。3.鼓励员工对发现的账号及权限管理违规行为进行举报，对于举报属实的给予相应奖励。举报渠道应在公司内部进行公开，确保员工能够方便地进行举报。（二）考核措施1.将账号及权限管理纳入员工绩效考核体系，考核内容包括账号使用合规性、权限申请与审批流程执行情况、数据安全保护等方面。2.对于违反账号及权限管理规定的员工，视情节轻重给予相应的考核扣分或纪律处分。情节严重的，将按照公司相关规定进行严肃处理，直至解除劳动合同。3.定期对各部门账号及权限管理工作进行评估，评估结果与部门绩效