会议记录审核制度规范

PAGE会议记录审核制度规范一、总则（一）目的为确保公司会议记录的准确性、完整性和规范性，提高会议决策的科学性和执行的有效性，特制定本会议记录审核制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于董事会会议、管理层会议、部门例会、专题研讨会等。（三）基本原则1.准确性原则：会议记录应如实记录会议内容，准确反映会议讨论的事项、决策结果及相关要求。2.完整性原则：涵盖会议的全过程，包括会议基本信息、参会人员发言、讨论要点、决议事项及责任分工等。3.规范性原则：遵循统一的格式和规范要求，确保会议记录的清晰、易读和可追溯性。二、会议记录的要求（一）记录人员职责1.会议记录人员应提前到达会议现场，准备好记录所需的工具和材料。2.认真倾听会议内容，准确记录会议发言要点、讨论结果和决议事项。3.对于重要观点和关键数据，应进行重点标注，确保记录的准确性。4.会议结束后，及时整理会议记录，形成初稿，并提交审核。（二）记录内容规范1.会议基本信息：包括会议名称、时间、地点、主持人、参会人员等。2.会议议程：详细记录会议的议程安排及各项议程的讨论情况。3.发言内容：如实记录参会人员的发言，包括观点、建议、疑问等，注明发言人姓名和部门。4.讨论要点：梳理会议讨论的重点问题、争议焦点及解决方案。5.决议事项：明确会议形成的决议内容，包括决策事项、责任部门、完成时间等。6.其他事项：记录会议中提出的其他重要事项，如下一步工作计划、需协调的问题等。（三）记录格式要求1.采用统一的文档格式，如Word文档。2.页面设置应符合公司文档排版规范，包括字体、字号、行距等。3.标题应清晰明确，按照会议记录的结构层次进行标注，如“一、会议基本信息”“二、会议议程”等。4.正文内容应条理清晰，段落间距适中，便于阅读和审核。三、会议记录审核流程（一）初审1.会议记录初稿完成后，记录人员应首先进行自我审核，检查记录内容的准确性、完整性和规范性。2.自我审核通过后，将会议记录提交给会议主持人进行初审。主持人应重点审核会议记录是否准确反映会议决策结果，决议事项的责任分工和时间节点是否明确。3.主持人初审通过后，在会议记录上签署初审意见，并将其提交给审核部门或审核人员。（二）审核1.审核部门或审核人员收到会议记录后，应按照审核标准进行全面审核。审核内容包括但不限于会议记录的格式规范、内容准确性、决议事项的合理性等。2.审核人员在审核过程中，如发现问题应及时与记录人员沟通，要求其进行修改和完善。3.审核完成后，审核人员应在会议记录上签署审核意见，明确指出存在的问题及修改建议。（三）终审1.经审核修改后的会议记录再次提交给会议主持人进行终审。主持人应结合审核意见，对会议记录进行最终审定。2.如终审通过，主持人在会议记录上签署终审意见，并注明“同意存档”字样。3.如终审仍存在问题，主持人应要求记录人员继续修改，直至审核通过。四、审核标准（一）准确性1.会议记录应如实反映会议发言内容，不得歪曲或遗漏重要信息。2.对于会议中的数据、事实等关键信息，应确保准确无误，如有疑问应及时核实。（二）完整性1.涵盖会议的各个环节，包括会议开场、议程讨论过程、决议形成及会议结束等。2.详细记录参会人员的发言要点、讨论过程中的不同观点及最终达成的共识。3.明确决议事项的责任部门、完成时间及相关要求，确保决议能够有效执行。（三）规范性1.格式应符合公司统一规定，包括字体、字号、排版等要求。2.语言表达应简洁明了、逻辑清晰，避免使用模糊或歧义性的词汇。3.记录内容应条理清晰，按照会议议程或讨论顺序进行记录，便于查阅和理解。（四）一致性1.会议记录应与会议实际情况保持一致，不得出现前后矛盾或不一致的表述。2.对于会议中涉及的政策、制度等相关内容，应与公司现行规定相一致。五、审核结果处理（一）通过审核审核通过的会议记录应按照公司档案管理规定进行存档，作为公司重要的文件资料保存，以备后续查阅和参考。需要修改1.对于审核过程中提出的修改意见，记录人员应及时进行修改，并在规定时间内提交修改后的会议记录。2.修改后的会议记录需重新按照审核流程进行审核，直至审核通过。（三）未通过审核1.如会议记录经多次修改仍未通过审核，审核部门应及时向上级领导汇报情况。2.上级领导应组织相关人员对会议记录进行专题研究，分析原因，提出解决方案，确保会议记录能够准确反映会议决策结果。六、会议记录的存档与查阅（一）存档1.审核通过的会议记录应按照公司档案管理规定进行分类存档，确保档案的完整性和可追溯性。2.会议记录的存档期限应根据公司相关规定执行，一般重要会议记录应长期保存。（二）查阅1.公司内部人员如需查阅会议记录，应按照公司档案查阅流程进行申请，经批准后方可查阅。2.查阅会议记录时，应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、复印或传播会议记录内容。3.涉及公司机密信息的会议记录，应严格按照公司保密规定进行管理，限制查阅范围。七、附则（一