会议记录规范管理制度

PAGE会议记录规范管理制度一、总则（一）目的为了规范公司会议记录工作，确保会议信息准确、完整、及时地记录与传达，提高会议效率和决策质量，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于董事会会议、管理层会议、部门例会、专题会议等。（三）基本原则1.准确性原则：会议记录应如实记录会议内容，确保信息准确无误，不得歪曲或遗漏重要信息。2.完整性原则：全面记录会议讨论的事项、决议、行动方案等，保证记录内容完整，能够反映会议全貌。3.及时性原则：会议结束后，应尽快完成会议记录的整理与归档，确保信息及时传达。4.保密性原则：对于涉及公司机密的会议内容，应严格保密，按照公司保密制度进行管理。二、会议记录人员职责（一）记录人员安排1.公司设立专职会议记录员，负责重要会议的记录工作。对于一般性会议，可根据会议主持者的要求，指定相关人员担任记录员。2.记录员应具备良好的文字表达能力、速记能力和沟通能力，熟悉公司业务流程和相关规章制度。（二）记录员职责1.提前到达会议现场，准备好会议记录所需的工具，如笔记本、录音设备等。2.认真倾听会议内容，准确记录会议讨论的事项、发言要点、决议结果等，确保记录内容清晰、准确、完整。3.对于会议中的重要观点、数据、决策等，应重点标注，以便后续整理和查阅。4.会议结束后，及时对会议记录进行整理、核对和补充，确保记录内容准确无误。5.将整理好的会议记录按照规定的格式和流程进行归档，并及时发送给相关人员。6.负责会议记录的保密工作，不得擅自将会议记录内容泄露给无关人员。三、会议记录内容要求（一）会议基本信息1.会议名称、会议时间、会议地点、参会人员名单等。2.会议主持人、记录员姓名。（二）会议议程1.记录会议议程的各项内容，包括议题名称、汇报人、讨论时间等。（三）会议讨论内容1.详细记录每位发言人的发言内容，包括发言主题、观点阐述、提出的问题、建议等。2.对于会议中的讨论过程和争议点，应如实记录各方观点和理由。3.记录会议中涉及的重要数据、事实依据等。（四）会议决议1.明确记录会议达成的决议内容，包括决议事项、责任部门、完成时间等。2.对于决议的执行情况跟踪要求，应详细记录，确保决议能够得到有效落实。（五）其他事项1.记录会议中提出的需要进一步研究或协调的事项。2.记录会议中的重要提示、注意事项等。四、会议记录格式规范（一）标题采用“[会议名称]会议记录”的格式，如“董事会会议记录”“部门例会会议记录”等。（二）正文1.按照会议议程顺序，依次记录各项议题的讨论内容和决议结果。2.发言内容应采用分段记录的方式，注明发言人姓名和发言时间。3.对于重要决议，应单独列出，明确决议事项、责任部门和完成时间。（三）结尾1.注明记录员姓名和记录日期。2.如有附件，应在结尾处注明附件名称和数量。五、会议记录整理与归档（一）整理要求1.会议结束后，记录员应及时对会议记录进行整理，核对记录内容的准确性和完整性。2.对记录内容进行分类、编号，使其条理清晰，便于查阅。3.对于会议记录中的错别字、语病等进行修改，确保记录内容规范、通顺。（二）归档流程1.整理好的会议记录应按照公司档案管理规定进行归档，建立电子和纸质档案。2.电子档案应按照年度、会议类型等进行分类存储，便于检索和查询。3.纸质档案应装订成册，加盖档案章，并在档案盒上注明档案名称、年度、会议类型等信息。4.归档后的会议记录应妥善保管，并定期进行检查和维护，防止档案丢失或损坏。六、会议记录查阅与使用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅会议记录的，应按照公司规定的审批流程进行申请，经批准后方可查阅。非相关人员未经授权不得查阅会议记录。2.涉及公司机密的会议记录，查阅人员应严格遵守公司保密制度，不得擅自复制、传播或泄露会议记录内容。（二）使用规定1.查阅会议记录的人员应在指定地点进行查阅，不得将会议记录带出公司。2.如需引用会议记录中的内容，应注明出处，确保引用内容准确无误。3.会议记录仅供公司内部工作参考使用，未经公司同意，不得用于其他任何用途。七、会议记录的保密与安全（一）保密措施1.会议记录涉及公司机密信息的，应按照公司保密制度进行管理，采取加密存储、限制访问等措施，确保信息安全。2.记录员应严格遵守保密规定，不得向无关人员透露会议记录内容。3.对于因工作需要接触会议记录的人员，应签订保密协议，明确保密责任和义务。（二）安全管理1.定期对会议记录的电子档案和纸质档案进行备份，防止数据丢失。2.加强对会议记录存储设备的管理，确保设备安全，防止被盗、损坏或丢失。3.如发现会议记录存在安全隐患或泄露风险，应及时采取措施进行处理，并向上级报告。八、会议记录的审核与监督（一）审核机制1.重要会议的会议记录应在整理完成后提交给会议主持人或相关领导进行审核。2.审核人员应认真核对会议记录内容，确保记录准确、完整，符合会议实际情况。3.对于审核中发现的问题，审核人员应及时与记录员沟通，要求其进行修改和完善。（二）监督检查1.公司行政部门应定期对会议记录工作进行监督检查，确保会议记录制度的有效执行。2.检查内容包括会议记录的准确性、完整性、及时性、归档情况等。3.对于违反会议记录规范管理