档案管理工作流程与制度规范手册

档案管理工作流程与制度规范手册前言档案作为组织发展历程的原始记录，承载着决策依据、历史传承、合规凭证等核心价值。科学规范的档案管理工作，既是维护组织历史真实面貌的基础工程，也是提升治理效能、防范合规风险的关键环节。本手册立足实务场景，系统梳理档案管理全流程操作要点与制度规范，旨在为档案管理从业者提供兼具专业性与实操性的工作指引，助力构建标准化、精细化的档案管理体系。一、档案管理工作全流程实务指南（一）档案收集：源头把控，确保资料完整归集档案收集是管理工作的起点，需围绕“全、准、时”原则开展：收集范围：涵盖文书档案（公文、会议记录、合同协议等）、业务档案（项目报告、业务台账、审批材料等）、科技档案（图纸、技术方案、设备说明等）、声像档案（照片、视频、录音等）及特殊载体档案（电子文件、实物档案等）。收集方式：定期移交：业务部门按季度或年度向档案管理部门移交归档材料，需附《档案移交清单》，双方签字确认；专项收集：针对重大活动、专项工作（如审计、项目验收），成立专项小组同步收集过程性资料；零散补充：对历史遗留或遗漏档案，通过查阅台账、走访经办人等方式追溯补充。质量要求：纸质档案需字迹清晰、无涂改污损，电子档案需确保格式兼容（如PDF、XML等）、元数据完整（创建时间、责任人、版本号等），声像档案需标注拍摄时间、内容说明。（二）档案整理：分类编码，构建有序管理体系整理工作以“便于检索、保障安全”为核心，分为分类、组卷、编号、装具四个环节：分类体系：采用“年度—机构（或问题）—保管期限”三级分类法（如2023年—办公室—永久），或结合行业特性（如医院按“病历类型—年度—科室”分类）。组卷与编号：将同类档案按时间或逻辑顺序组卷，编制档号（含年度、分类号、案卷号），电子档案需同步生成唯一识别码，与纸质档案档号一一对应。装具规范：纸质档案使用无酸纸档案盒，盒脊标注档号、案卷题名、起止日期；电子档案存储于专用服务器或云平台，建立目录数据库，支持关键词检索。（三）档案鉴定：去冗存精，优化资源配置鉴定工作每5年开展一次（或结合实际需求），由档案管理部门牵头，联合业务部门、法律顾问组成鉴定小组：价值鉴定：依据《档案保管期限表》，区分永久（需长期保存）、定期（30年/10年）、短期（5年以下）档案，重点核查合同协议、审计报告、人事档案等核心资料的保管期限合理性。实体鉴定：检查档案实体完整性（如页码是否连续、附件是否齐全）、字迹耐久性（褪色、霉变档案需修复或数字化），对破损档案启动修复程序。鉴定结果：形成《档案鉴定意见书》，列明需续存、销毁、修复的档案清单，经分管领导审批后执行。（四）档案保管：安全防护，延长档案寿命保管工作需兼顾实体安全与信息安全，构建“人防+技防”保障体系：库房管理：档案库房需独立设置，配备恒温恒湿设备（温度14-24℃，湿度45%-60%）、防火（烟感报警器、灭火器）、防盗（门禁、监控）、防光（遮光窗帘）、防虫（樟脑丸、防虫药）设施，定期清洁消毒。实体保管：纸质档案按档号顺序上架，预留10%空位便于调整；电子档案采用“本地+异地”双备份，每月增量备份、每年全量备份，备份介质（硬盘、磁带）异地封存。日常巡检：每周检查库房温湿度、设备运行情况，每月抽查档案实体完好性，每季度开展安全演练（如火灾应急、数据恢复）。（五）档案利用：高效服务，释放档案价值档案利用需平衡“便捷性”与“安全性”，建立分级利用机制：内部利用：员工凭有效证件申请，普通档案可直接查阅；涉密/敏感档案（如人事档案、商业秘密）需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人及档案主管审批后，在指定场所查阅，严禁复制、涂改。外部利用：单位外人员（如审计、律师）需持单位介绍信及本人证件，经分管领导审批后，由档案人员陪同查阅，可提供复印件（标注“仅供××使用”），严禁带走原件。（六）档案销毁：依规处置，防范合规风险销毁工作需严格履行审批程序，确保“全程留痕、可追溯”：销毁鉴定：对到期的定期档案，由鉴定小组再次核查，确认无保存价值后，形成《档案销毁清册》，列明档案名称、档号、数量、销毁原因。审批流程：《档案销毁清册》经部门负责人、分管领导、单位法人逐级审批，涉密档案需报上级主管部门备案。销毁实施：纸质档案采用碎纸机销毁或委托专业机构处理，电子档案需物理删除（格式化硬盘、消磁），销毁过程需2名以上人员监销，填写《档案销毁监销记录》，监销人签字确认。二、档案管理制度规范体系（一）档案管理制度：明确权责，规范流程归档责任制度：业务部门指定专人负责本部门档案收集、整理，档案管理部门定期开展业务培训与指导，将档案工作纳入部门绩效考核。移交验收制度：档案移交时，双方对照《移交清单》逐项核对，对缺件、破损档案退回补充，验收合格后办理移交手续，移交记录长期保存。统计分析制度：档案管理部门每月统计档案数量、利用次数、数字化进度等数据，每半年形成《档案管理分析报告》，为管理优化提供依据。（二）档案保密制度：分级管控，防范泄密密级划分：档案按涉密程度分为“绝密”“机密”“秘密”“内部”“公开”五级，涉密档案需单独存放，借阅需签署《保密承诺书》。借阅保密：涉密档案仅限在保密室查阅，严禁携带出单位；电子涉密档案需加密存储，访问需U盾或动态口令，严禁通过邮件、U盘传输。违规处理：对违规借阅、复制、泄露档案的行为，视情节轻重给予警告、记过、解除劳动合同等处分，涉嫌违法的移交司法机关。（三）档案安全制度：实体+信息，双重防护实体安全：库房钥匙由专人保管，非工作时间锁闭；档案出入库需登记《档案借阅/归还登记表》，严禁无关人员进入库房。信息安全：电子档案系统设置访问日志，记录操作人、时间、内容；定期开展病毒查杀、漏洞修复，每半年进行数据异地灾备演练。应急处置：制定《档案安全应急预案》，针对火灾、水灾、数据丢失等突发情况，明确应急流程、责任分工，每年组织实战演练。（四）人员管理制度：专业赋能，责任到人岗位要求：档案管理人员需具备档案学、历史学或相关专业背景，熟悉《档案法》《电子文件归档与电子档案管理规范》等法规标准。培训考核：每年组织不少于40学时的专业培训（含档案数字化、保密管理等内容），考核合格后方可上岗；每两年开展一次岗位胜任力评估。轮岗与交接：档案岗位人员变动时，需办理书面交接手续，列明未完成工作、重要档案位置、系统账号密码等，交接过程由部门负责人监交。三、常见问题与优化建议（一）常见痛点及解决思路档案收集不完整：推行“业务流程+档案管理”嵌入机制，在OA系统中设置归档节点，业务流程结束前需完成档案移交，否则无法关闭流程。电子档案管理混乱：统一电子档案格式（如PDF/A用于长期保存），建立元数据自动采集机制，确保电子档案与纸质档案“同源、同效、同管理”。利用效率低下：搭建“档案管理+知识管理”一体化平台，对档案内容进行标签化处理（如合同类型、项目名称、关键词），支持智能检索与关联推荐。（二）数字化转型下的档案管理升级数字化加工：优先对永久、高频利用档案进行数字化，采用OCR识别技术提升检索效率，建立“纸质+电子”双套制管理。智能化应用：引入AI辅助鉴定（通过算法识别档案价值）、区