机关单位文书档案管理方案

机关单位文书档案作为记录行政决策、业务开展、服务民生的核心载体，其规范化管理是保障工作连续性、提升治理效能的关键环节。当前部分机关存在档案收集不及时、保管不规范、利用效率偏低等问题，结合单位工作实际，制定本方案，旨在通过科学流程设计与保障机制建设，实现文书档案“应收尽收、应管尽管、应享尽享”的管理目标，为单位决策、业务开展及社会查询提供坚实档案支撑。一、总体要求（一）指导思想以新时代档案工作“存史资政育人”使命为指引，立足机关职能定位，构建“全程管控、安全高效、服务便捷”的文书档案管理体系，推动档案资源从“静态保管”向“动态赋能”转变，助力机关治理能力现代化。（二）基本原则1.源头管控：从文书形成环节规范归档要求，明确“谁经办、谁归档”责任，确保档案收集全面、准确、及时。2.安全优先：强化实体与信息安全，落实防火、防潮、防泄密等措施，保障档案“实体安全、信息可用、管理合规”。3.高效利用：推进档案数字化与信息化建设，简化利用流程，提升服务响应速度，让档案资源“活起来”。4.规范统一：严格遵循《机关档案管理规定》《归档文件整理规则》等法规，确保管理流程、格式、标准符合行业规范。二、管理流程优化（一）档案收集1.范围明确：涵盖单位发文、收文、会议记录、请示批复、合同协议、统计报表等具有查考价值的文书材料，同步纳入电子文件及元数据（如附件、签报、修改痕迹）。2.方式规范：实行“业务部门初核+档案室复核”的归档机制，文件办理完毕后5个工作日内移交；电子文件通过OA系统自动捕获与人工补录结合，确保全要素归档。3.特殊处理：涉密文件、专项档案（如审计、巡察材料）单独登记、专柜保管，移交时履行“双签字”手续，明确责任边界。（二）档案整理1.分类编目：采用“年度—机构（问题）—保管期限”分类法，以“件”为单位整理，编制件号、档号，建立电子目录与纸质索引（索引标注档号、文件标题、形成时间）。2.装订装盒：去除金属物，采用线装或无酸纸装订；按分类顺序装盒，盒内文件排列有序，盒脊标注档号、起止日期、件数，便于快速检索。3.数字化加工：对2000年以后的文书档案优先数字化，扫描分辨率不低于300dpi，生成PDF/A格式文件，与纸质档案一一对应，实现“双套制”管理。（三）档案保管1.库房管理：档案库房需满足温湿度（温度14-24℃，湿度45-60%）、防盗、防火、防虫要求，配备恒温恒湿设备、烟感报警器、灭火器、防虫药剂，每月清洁消毒。2.实体保护：纸质档案存放于无酸档案盒，远离水源、热源；电子档案存储于专用服务器，每周增量备份、每月全量备份，异地保存备份数据（距离主库≥50公里）。3.台账管理：建立《档案保管台账》，记录档案出入库、借阅、修复等情况，每年年末盘点，确保账实相符。（四）档案利用1.查阅服务：内部人员凭工作证或审批单查阅，外部单位需持介绍信及有效证件；涉密档案需经分管领导审批，仅限现场查阅，严禁复制。2.数字化利用：搭建档案查询平台，对非涉密档案开放目录检索与全文浏览，支持关键词搜索、跨年度查询，提升利用效率（平均响应时间≤1个工作日）。3.编研服务：结合单位重点工作，定期编印《档案利用案例汇编》《年度档案大事记》，为决策提供参考（每年至少编研1项专题材料）。（五）鉴定与销毁1.定期鉴定：成立由办公室、业务部门、纪检人员组成的鉴定小组，每10年对到期档案进行鉴定，重点审查长期保存档案的利用价值，提出存毁意见。2.销毁程序：对无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，经单位负责人审批后，在指定场所由两人以上监销，留存销毁记录（含照片、签字）。三、保障机制建设（一）制度保障修订《文书档案管理办法》，明确归档范围、流程、责任；制定《电子档案管理细则》《档案保密制度》，将档案工作纳入部门绩效考核（权重不低于5%）。（二）人员保障1.岗位配置：设专职档案员1名（需持档案专业资格证），业务部门设兼职档案员，定期开展岗位培训（每年不少于2次），提升档案整理、数字化、系统操作能力。2.考核激励：将档案工作质量与个人评优挂钩，对归档及时、利用成效突出的部门或个人予以表彰（每年评选“档案管理先进个人”）。（三）技术支撑1.系统升级：引入专业档案管理软件，实现档案收集、整理、利用全流程数字化，支持与OA系统、电子政务平台对接，自动抓取文件（减少人工干预≥30%）。2.安全防护：部署防火墙、入侵检测系统，对电子档案设置访问权限（按岗位分级授权），定期开展数据安全演练，防范黑客攻击与数据泄露。（四）监督检查每月开展档案库房安全检查，每季度抽查档案整理质量，每年组织档案工作专项审计，对发现的问题限期整改（整改期限≤15个工作日），确保管理规范。四、实施步骤（一）筹备阶段（1-2月）成立档案管理领导小组，开展档案现状调研（含存量档案数量、数字化率、利用需求），制定实施方案，采购所需设备（如档案柜、服务器、扫描设备）。（二）实施阶段（3-9月）完成存量档案整理、数字化加工（每月完成≥500件），上线档案管理系统，组织人员培训（分批次开展，覆盖全员），建立健全制度体系。（三）验收阶段（10-12月）开展自查自评，邀请档案主管部门验收，总结经验，优化管理流程（形成《档案管理优化报告》）。五、预期成效通过本方案实施，预计实现：档案收集完整率提升至98%以上，数字化率达80%，利用响应时间缩短50%