企业活动策划执行清单

企业活动策划通用执行清单一、适用场景说明本清单适用于企业各类线下活动的策划与执行全流程管理，涵盖但不限于：年度总结表彰大会、客户答谢会、产品发布会、团队建设拓展、节日主题活动（如年会、中秋联欢）、行业研讨会等场景。通过标准化流程梳理，帮助活动策划人员保证关键环节无遗漏、责任分工明确、执行过程可控，最终实现活动目标（如提升团队凝聚力、增强客户粘性、推广品牌形象等）。二、标准化执行流程（一）前期筹备阶段（活动前30-15天）核心目标：明确活动需求，完成方案框架搭建与资源准备。需求调研与目标确认与发起部门（如市场部、行政部、人力资源部）负责人*沟通，明确活动主题、核心目标（如“提升员工归属感”“推广新产品功能”）、参与对象（内部员工/外部客户/合作伙伴）、规模（预计人数）、预算范围、时间节点（暂定日期及备选日期）。输出《活动需求确认书》，包含目标、受众、时间、地点、预算等核心要素，经双方签字确认。团队组建与分工成立专项执行小组，明确总负责人统筹全局，下设策划组（方案设计）、物料组（采购与管控）、现场组（执行与协调）、宣传组（预热与传播）、后勤组（餐饮/交通/住宿）等模块，每组设负责人，细化成员职责（如策划组负责流程设计、嘉宾邀请；物料组负责物料清单制作与供应商对接）。预算编制与审批根据需求拆分预算，包含场地租赁、物料制作、人员费用（嘉宾/主持人/临时工）、餐饮茶歇、设备租赁（音响/灯光/投影）、宣传推广、应急备用金（通常为总预算的10%-15%）等。形成《活动预算明细表》，提交财务部门及上级领导审批，审批通过后锁定预算额度。场地初步筛选与考察根据活动规模、性质（如会议型/庆典型/体验型）、交通便利性筛选3-5个备选场地（企业内部场地/外部酒店/会议中心/户外基地等）。实地考察场地的面积布局（主会场/分会场/签到区/休息区）、设备配套（电源/网络/舞台基础条件）、消防通道、停车容量、周边配套（餐饮/住宿），评估是否符合活动需求。（二）方案细化阶段（活动前15-7天）核心目标：完成方案细节设计，完成关键资源对接。活动方案与流程设计策划组牵头制定《活动执行方案》，明确活动主题、时间、地点、参与人员、详细流程（按小时划分，如13:00-13:30签到、13:30-14:00开场致辞、14:00-15:30主题分享等）、各环节负责人、物料需求、应急预案等。设计活动视觉元素（主KV、背景板、邀请函、签到墙等），提交宣传组制作物料。嘉宾/人员邀请与确认根据活动性质拟定邀请名单（如公司领导、行业嘉宾、客户代表、员工代表等），由宣传组设计《邀请函》（含活动时间、地点、议程、着装建议等），通过邮件/电话/纸质函件发送邀请，明确回复截止时间（活动前7天）。跟踪邀请反馈，统计出席人数，及时调整物料（如胸牌、座椅、餐饮数量）。供应商筛选与合同签订物料组根据需求筛选供应商（搭建商、设备租赁商、餐饮服务商、摄影摄像团队等），对比3家以上报价（包含服务内容、交付标准、违约责任），选择性价比最优者。与供应商签订合同，明确服务细节（如搭建时间、设备型号、菜单标准、交付日期），保证供应商预留应急联系人及电话。宣传预热方案制定宣传组根据活动目标制定宣传计划，确定预热渠道（企业内部OA/公众号/员工朋友圈、外部行业媒体/客户社群）、预热内容（倒海报、嘉宾介绍、活动亮点预告）、时间节点（活动前10天开始每日推送）。设计宣传物料（海报、H5邀请函、短视频脚本），提交审批后制作发布。（三）执行落地阶段（活动前7天-活动当天）核心目标：完成所有物料与人员准备，保证活动现场有序执行。物料采购与最终确认物料组根据《物料清单》完成采购（如礼品、文具、装饰物料、活动道具等），核对数量、规格与设计稿一致，分类存放并贴标签（注明使用环节与负责人）。活动前3天与供应商确认最终到货时间（如搭建商需提前1天进场调试设备、餐饮商需提前1天确认菜单与份数）。人员分工与现场彩排活动前2天召开全体执行人员会议，明确现场各岗位职责（如签到组负责引导与资料发放、场控组负责流程衔接与设备调试、应急组负责突发情况处理），发放《现场执行手册》（含流程表、联系人表、应急预案）。活动前1天进行全流程彩排（含开场、互动、颁奖、收尾等环节），测试音响、灯光、投影等设备，确认主持人串词、嘉宾走位、动线设计（如签到→入场→就座→离场路线）。现场布置与设备调试活动当天上午，现场组带领搭建团队完成场地布置（背景板搭建、桌椅摆放、指示牌设置、绿植摆放等），保证符合设计稿要求。设备组（供应商配合）调试音响、麦克风、投影仪、灯光、同传设备等，测试网络稳定性，准备备用设备（如备用麦克风、移动电源）。现场执行与过程管控签到组：活动开始前2小时到位，布置签到台（摆放签到本、胸牌、资料袋、笔），引导嘉宾签到、领取物料，指引入场路线，实时更新签到数据。场控组：按流程表推进各环节，提前30分钟提醒主持人/嘉宾准备，协调各小组动作（如茶歇时间引导嘉宾前往用餐区、颁奖环节提前递上奖品）。应急组：全程待命，处理突发情况（如人员迟到、设备故障、天气变化（户外活动）、身体不适等），启动应急预案（如启用备用设备、调整流程、联系医疗人员）。宣传组：安排摄影摄像团队记录活动全程（重点拍摄签到、精彩瞬间、嘉宾发言、合影），实时拍摄活动照片/短视频，用于后续宣传。（四）收尾复盘阶段（活动后1-7天）核心目标：完成资料归档、效果评估与经验总结。场地清场与物料结算活动结束后，现场组组织人员清理场地（回收可重复利用物料、清理垃圾），与场地方确认设施完好情况，办理退场手续。物料组与供应商核对物料使用量与费用，完成付款流程（需提供发票、验收单等凭证）。资料归档与效果反馈宣传组整理活动资料（照片、视频、签到表、流程表、嘉宾发言稿等），分类存档（电子档存企业共享盘，纸质档装订成册）。向参与人员发放《活动满意度问卷》（含流程安排、服务质量、场地环境、活动效果等维度），收集反馈意见，统计满意度评分。效果评估与经验总结总负责人*组织复盘会议，对照活动目标（如参与人数、客户反馈量、品牌曝光数据、员工满意度等）评估活动效果，分析成功经验（如流程顺畅、互动环节设计新颖）与不足（如签到效率低、设备调试延误）。形成《活动复盘报告》，提出改进建议（如优化签到流程、提前增加设备测试时间），提交发起部门及领导层，为后续活动提供参考。三、实用工具清单（一）活动筹备时间节点表任务名称负责人开始时间结束时间完成状态备注需求调研与目标确认*202X–202X–□未完成需确认预算上限团队组建与分工*202X–202X–□已完成明确各小组职责场地考察与确认*202X–202X–□进行中已筛选2个备选场地物料清单制作*202X–202X–□未完成需包含应急物料（二）物料清单及采购表物料名称规格/数量预估单价（元）预算金额（元）采购负责人到货时间存放地点背景板5m×3m×1块15001500*活动前1天场地仓库定制胸牌200个102000*活动前3天物料组办公室嘉宾礼品50份20010000*活动前2天后勤组仓库应急备用麦克风2个5001000*活动当天现场组（三）人员分工及职责表姓名/岗位负责模块主要职责联系方式替补人员*（总负责人）全统筹方案审批、资源协调、进度把控**（策划组长）流程设计制定执行方案、流程细化、彩排组织139**（物料组长）物料管控清单制作、供应商对接、物料采购与验收137**（现场组长）执行落地场地布置、现场协调、应急处理136*（四）风险应急预案表潜在风险影响程度应对措施负责人触发条件突发降雨（户外）高启用备用室内场地；准备雨棚、防滑垫*活动前6小时天气预报有雨设备故障中立即启用备用设备；技术人员现场维修*主音响/投影无法正常使用嘉宾临时缺席中调整议程顺序；安排替代发言人员*活动前1小时确认缺席四、关键执行要点沟通机制保障：建立“每日进度同步会”（前期筹备阶段）与“现场实时对讲群”（执行阶段），保证信息传递及时，避免信息差。风险预判前置：针对天气、设备、人员、物料等常见风险点，提前制定应对方案，预留备用资源（如备用场地、备用设备、应急联系人）。细节把控到位：关注活动体