供应商信息管理与评价系统表单

供应商信息管理与评价系统表单工具指南一、适用场景与核心价值本表单工具适用于企业采购、供应链管理及质量管控部门，用于系统化管理供应商全生命周期信息。核心场景包括：新供应商准入：评估潜在合作方的资质、能力及风险，保证符合企业采购标准；现有供应商年度复评：基于合作表现（质量、交货、服务等）进行综合评价，优化供应商结构；合作信息动态更新：及时记录供应商变更（如联系方式、经营范围、认证资质等），保障信息时效性；风险预警与分级管理：通过评价数据识别高风险供应商，提前采取管控措施，保障供应链稳定。二、表单全流程操作指南步骤一：需求发起与表单创建操作内容：根据业务需求（如新供应商引入、年度复评等），由采购专员*在系统中发起“供应商信息管理与评价表单”；选择表单类型（“新准入”/“年度复评”/“信息变更”），填写基础信息（如申请部门、项目名称、预计完成时间）。责任方：采购专员、部门经理；关键说明：新供应商准入需同步《供应商推荐函》（如由业务部门推荐），信息变更需提供佐证材料（如营业执照更新扫描件）。步骤二：供应商基本信息收集与填写操作内容：基础信息：填写供应商全称、统一社会信用代码、注册地址、实际经营地址、成立时间、注册资本、法定代表人（）、联系方式（）；经营资质：营业执照（加盖公章）、行业相关资质证书（如ISO9001质量体系认证、产品3C认证等）、生产/经营许可证；业务范围：详细说明主营产品/服务、年产能、主要客户案例（非敏感客户名称，如“某汽车制造企业”“某连锁商超”）；财务与合规：填写开户银行、银行账号（*）、近3年营收数据、有无重大诉讼或行政处罚（需提供书面声明）。责任方：采购专员、供应商对接人；关键说明：统一社会信用代码需与营业执照一致，可通过“国家企业信用信息公示系统”核验，避免虚假信息。步骤三：信息审核与资质验证操作内容：初审：采购经理*核对信息完整性、资质有效性，重点检查证书是否在有效期内、经营范围是否匹配需求；复审：法务专员审核合规性（如无失信记录、无法律纠纷），财务专员评估供应商财务状况（如资产负债率、现金流稳定性）；现场验证（新供应商必选）：由质量部、采购部联合实地考察，核实生产/经营条件、产能真实性，形成《现场考察报告》。责任方：采购经理、法务专员、财务专员、质量部；关键说明：审核不通过需明确原因，退回供应商补充材料，3个工作日内未反馈视为自动放弃。步骤四：供应商评价与分级操作内容：评价指标设定（根据表单类型选择）：新准入：侧重资质完整性（30%）、生产能力（25%）、质量保障（25%）、合作意愿（20%）；年度复评：侧重产品质量合格率（30%）、交货及时率（25%）、服务响应速度（20%）、价格竞争力（15%）、合规性（10%）；评分执行：由采购、质量、使用部门组成评价小组（组长*），按1-5分制评分（5分为优秀，1分为不合格），计算加权平均分；分级标准：A级（90分以上）：优先合作，可提升合作份额；B级（80-89分）：稳定合作，持续观察；C级（70-79分）：限期整改，减少订单；D级（70分以下）：终止合作。责任方：评价小组组长*、各参与部门评分人；关键说明：评分需有数据支撑（如质量合格率以质检报告为准，交货及时率以物流签收记录为准），避免主观判断。步骤五：结果应用与信息归档操作内容：结果确认：评价结果经分管领导*审批后，系统自动《供应商评价报告》，同步更新供应商档案（分级状态、有效期）；分级应用：A级供应商纳入“核心供应商名录”，享受优先付款、订单倾斜等政策；D级供应商加入“黑名单”，停止新合作；信息归档：将表单、附件、评价报告等资料分类存储，电子档案保存不少于5年，纸质档案由采购部统一归档。责任方：分管领导、档案管理员；关键说明：年度复评结果需在合作到期前1个月完成，保证供应商动态调整及时性。三、供应商信息管理与评价表单模板模块字段名称填写要求示例基础信息供应商全称与营业执照一致，填写全称科技有限公司统一社会信用代码18位代码，需准确填写91110108法定代表人填写姓名，用*代替*联系方式填写手机号（）或邮箱（），保证畅通/zhangsan*经营资质营业执照PDF扫描件，加盖公章（附件1）行业资质证书如ISO9001、医疗器械经营许可证等，注明有效期ISO9001:2015（有效期至2025-12-31）业务范围主营产品/服务列举核心产品，注明年产能汽车零部件：年产100万套主要客户案例非敏感客户，可填写行业或代表性客户某新能源汽车制造商、某家电集团合作信息合作项目名称填写具体合作内容车型发动机零部件采购合作起始日期格式YYYY-MM-DD2024-01-01合作期限明确终止日期或长期合作2024-12-31/长期合作评价指标质量合格率（%）基于质检报告计算，新准入可填写“预计”98.5%交货及时率（%）基于物流签收记录，按时交货次数/总订单次数×100%96%服务响应速度（分）评价小组评分，1-5分（5分为响应极快）4分评价结果加权平均分系统自动计算85分供应商分级系统根据分数自动判定（A/B/C/D）B级备注其他说明填写特殊要求或需关注事项需补充提供ROHS检测报告四、使用过程中的关键要点信息真实性保障：供应商提供的信息需加盖公章，关键资质（如营业执照、认证证书）可通过官方渠道核验，杜绝虚假材料；现场考察需留存照片、视频及考察人员签字记录，保证可追溯。评价标准统一性：评价指标及权重需根据行业特性与企业战略调整，一旦确定年度内不得随意变更，保证评价公平；涉及多部门评分时，需提前召开评价标准说明会，避免理解偏差。动态更新机制：供应商联系方式、经营范围、资质证书等信息发生变更时，需在1个工作日内提交“信息变更”表单，逾期未更新导致合作受阻的，由供应商承担责任；年度复评结果需同步至财务、仓储等相关部门，作为订单分配、付款优先级的依据。保密与权限管理：供应商信息（如财务数据、客户案例）仅限相关部门人员查阅，严禁泄