房地产公司合同管理规范指引

房地产公司合同管理规范指引一、前言房地产行业具有项目周期长、交易主体多元、法律关系复杂等特点，合同作为权利义务的核心载体，其管理水平直接影响企业经营风险与效益。为规范合同全流程管理，防范法律、经营风险，保障企业合法权益，结合行业实践与法律要求，制定本指引。二、合同管理体系构建（一）管理组织架构明确合同管理的责任主体：业务部门为合同发起与履行的第一责任部门，负责业务需求对接、相对方沟通；法务部门统筹合同合法性审查、风险防控；财务部门负责资金合规性审核；行政/档案岗负责合同档案管理。重大合同（如土地出让、亿元级工程）需经董事会或股东会审议。（二）制度配套制定《合同管理办法》《合同审批流程细则》《合同履行监督制度》等，明确各环节权责、流程及时限要求，确保管理有章可循。三、合同订立阶段管理（一）相对方资质审查1.主体资格：核查对方营业执照（经营范围、存续状态）、资质证书（如施工企业的建筑资质等级）、特许经营许可（如预售许可）等，确保签约主体合法有效。2.信用与履约能力：通过“信用中国”“企查查”等平台查询涉诉、失信、行政处罚记录；要求提供近3年同类项目业绩、财务报表（重大合同），评估其履约能力。3.关联方审查：若对方为关联企业，需披露关联关系，按关联交易规则履行内部审批（如股东会表决）。（二）合同文本起草与审查1.文本选择：优先采用国家或地方示范文本（如商品房买卖合同、建设工程施工合同示范文本）；特殊类型合同（如土地合作开发、产业园区运营）可结合项目特点定制，必要时聘请外部律师起草。2.核心条款把控：土地类合同：明确用地性质、容积率、交付时间、土地款支付节点、闲置责任、规划调整限制等。工程类合同：细化工期（含开工、竣工、节点工期）、质量标准（引用国标或行业标准）、付款方式（预付款比例、进度款节点、质保金返还条件）、设计变更程序、索赔与反索赔条款。销售类合同：清晰约定房屋面积（预测/实测误差处理）、交付标准（装修品牌、配套设施）、产权办理时限、逾期交房/办证违约责任（建议约定具体违约金计算方式，如日万分之X）。3.法务审核要点：审查合同是否违反法律法规（如《民法典》《城市房地产管理法》）、是否存在无效条款（如阴阳合同、违法分包条款）、争议解决方式（优先选择仲裁或项目所在地法院，便于执行）。（三）合同审批流程1.分级审批：按合同金额、重要性分级，如：金额≤XX万元：业务部门→法务→财务→分管领导审批；金额＞XX万元：增加总经理或董事会审批环节。2.审批时限：各部门应在2-3个工作日内完成审核，提出书面意见（如法务需明确“合法合规”“需修改XX条款”等结论），避免流程拖沓影响项目进度。（四）合同签订与备案1.签署规范：确保签约主体与审查主体一致，法定代表人或授权代表签字（授权委托书需明确权限及时限），加盖公章（骑缝章确保页面完整），合同份数按需求留存（如政府备案、对方、我方财务/业务/档案各一份）。2.备案登记：商品房买卖合同需按规定网签备案；土地出让合同、建设工程合同按要求向主管部门备案，确保合同效力及对抗第三人效力。四、合同履行阶段管理（一）履行跟踪机制1.台账管理：建立合同履行台账，记录付款时间、发票收取、工程进度、验收节点等，动态更新履行状态。可借助OA或合同管理系统，设置节点提醒（如付款前3天提醒财务，工期到期前7天提醒项目组）。2.沟通与确认：重要履行节点（如工程验收、款项支付）需书面确认，留存对方签收凭证（如验收单、收款确认函），避免口头约定引发争议。（二）变更与解除管理1.变更程序：因政策调整、设计变更等需修改合同的，应签订书面补充协议，明确变更内容、效力范围、履行期限调整等，补充协议审批流程与原合同一致。2.解除条件：对方严重违约（如工期延误超90日、工程质量不合格）或发生不可抗力时，按合同约定或法律规定行使解除权，书面通知对方并保留送达凭证（如EMS回执、公证送达）。（三）争议处理1.协商与调解：争议发生后，优先通过协商、第三方调解（如行业协会）解决，降低诉讼/仲裁成本。2.纠纷处置：协商无果时，按合同约定启动仲裁或诉讼。法务部门需及时固定证据（如合同、履约记录、沟通函件），注意诉讼时效（如工程款纠纷时效为3年，从应付工程款之日起算）。五、合同档案管理（一）归档范围合同文本、审批单、相对方资质文件、履约凭证（付款凭证、验收单、往来函件）、补充协议、纠纷处理文件等。（二）保管要求纸质档案：专人保管，存放于防火、防潮、防盗的档案室，按项目、合同类型分类编号；电子档案：加密存储，定期备份，与纸质档案一一对应，便于检索。（三）借阅与销毁内部借阅需登记，注明用途；保管期限届满（如一般合同保管5年，涉及产权、债权的长期保管），经审批后销毁，留存销毁记录。六、风险防控要点（一）常见风险与应对条款歧义：合同条款表述清晰，避免“合理期限”“适当补偿”等模糊表述，建议量化（如“15个工作日内”“按总价款的20%支付违约金”）。政策风险：合同中约定“因政策调整导致合同无法履行的，双方互不承担违约责任，但应配合办理变更或解除手续”，降低调控政策影响。工期风险：工程合同中约定“每延误1日，按合同总价款的万分之X支付违约金”，同时设置工期顺延的情形（如不可抗力、甲方设计变更）。（二）培训与监督定期组织合同管理培训（如法务部门讲