文件存档管理制度执行流程检查清单

文件存档管理制度执行流程检查清单适用范围与情境本检查清单适用于企业内部文件存档管理制度的执行监督与自查工作，涵盖新制度实施后的首次合规检查、季度/年度定期审计、部门内部存档规范性自查、外部监管机构检查迎检等场景。通过系统化检查，保证文件存档流程符合制度要求，保障文件完整性、安全性及可追溯性，规避因存档不当导致的管理风险与合规问题。执行流程详解第一步：制度宣贯与责任确认操作说明：组织召开文件存档管理制度宣贯会，由档案管理部门负责人（如档案主管）向各部门负责人及档案管理员解读制度条款，重点说明文件分类标准、归档时限、存储要求等核心内容。签发《文件存档责任确认书》，明确各部门负责人为存档工作第一责任人，指定专人（如部门档案管理员）负责本部门文件收集、整理与初步归档，留存签字确认记录。输出成果：《制度宣贯签到表》《文件存档责任确认书》第二步：文件分类与编码核对操作说明：依据制度中“文件分类目录”（如行政类、财务类、业务类、人事类等），检查各部门文件是否按分类标准归集，避免跨类别混存。核对文件编码规则：制度规定的编码格式（如“部门代码-年份-文件流水号”）是否在所有文件中严格执行，检查编码重复、缺失或格式错误问题。对电子文件，需检查命名规范是否符合要求（如“合同-XX部门-2023-001.pdf”），保证电子档案与纸质档案编码一致。检查重点：分类准确性、编码唯一性、命名规范性。第三步：归档时效性与完整性检查操作说明：核对文件归档时限：制度中规定的“文件形成后3个工作日内完成初步整理，每月5日前完成部门归档”等时限要求是否落地，抽查近3个月文件，检查是否存在超期未归档情况。检查文件完整性：关键文件（如合同、审批单、会议纪要等）需包含签字页、附件、版本记录等要素，核对归档文件是否齐全，避免缺失重要页码或补充材料。对跨部门协作文件，需确认主办部门与协办部门的归档职责划分，避免出现“都归”或“都不归”的真空地带。输出成果：《文件归档时效检查表》《文件完整性核对记录》第四步：存储介质与安全管理核查操作说明：纸质档案存储：检查档案室环境是否符合“防火、防潮、防虫、防盗、防光”要求，温湿度记录是否完整（如每日温湿度登记表），档案盒标签是否清晰，存放顺序是否与编码一致。电子档案存储：检查服务器/云存储平台的访问权限控制（如仅档案管理员可修改），定期备份机制是否执行（如每日增量备份、每周全量备份），备份数据的异地存储记录是否完整。涉密文件管理：核对涉密文件是否独立存储、加密管理，查阅权限审批流程是否合规（如需部门总监及以上级别审批），查阅登记记录是否详实。检查重点：存储环境合规性、数据备份有效性、涉密文件隔离性。第五步：借阅与归还流程验证操作说明：抽查借阅记录：检查《文件借阅登记表》中借阅人、借阅事由、借阅期限、审批人等信息是否完整，重点核查超期未归还文件（如借阅期限为7天，是否逾期未还）。模拟借阅流程：以普通员工身份申请借阅非涉密文件，验证审批流程是否便捷（如线上审批是否在1个工作日内完成），借阅时是否核对身份信息，归还时是否检查文件完整性。电子档案借阅：检查借阅权限是否按“最小必要”原则设置，是否存在非授权用户或分享电子文件的情况。输出成果：《文件借阅流程合规性抽查记录》第六步：定期盘点与销毁管理操作说明：档案盘点：检查各部门是否按制度要求每季度开展一次档案盘点，盘点表（含档案编码、名称、数量、存放位置）是否与实际存储一致，对盘点的差异项（如遗失、损坏）是否记录原因并上报。销毁流程核查：对超过保存期限的文件（如财务凭证保存10年），检查销毁申请是否经档案管理部门及法务部门（如法务专员）联合审批，销毁过程是否有监销人签字，销毁记录是否存档备查。检查重点：盘点频率、销毁审批合规性、监销流程完整性。第七步：问题整改与闭环管理操作说明：汇总检查结果：对照以上步骤，形成《文件存档管理检查问题清单》，明确问题描述、责任部门、整改要求及时限（如“编码错误问题需3个工作日内完成修正”）。跟踪整改进度：要求责任部门提交《整改报告》，档案管理部门在整改期限后3个工作日内复查，保证问题彻底解决，形成“检查-整改-复查”闭环。更新制度优化建议：对检查中发觉的制度漏洞（如某类文件分类标准不明确），由档案管理部门汇总后提交制度修订申请，经管理层审批后更新制度条款。输出成果：《检查问题清单》《整改报告》《制度修订建议书》检查记录表单检查项目检查内容检查标准检查方式检查结果（合格/不合格）问题描述整改措施责任人整改期限制度宣贯部门负责人及档案管理员是否参加宣贯会签到记录完整，责任确认书签字齐全查看签到表及文件*档案主管-文件分类文件是否按制度分类标准归集无跨类别混存，分类逻辑清晰抽查10%部门文件*部门档案管理员-归档时效近3个月文件是否按时归档无超期归档（文件形成后3日内整理，每月5日前归档）抽查20份文件*部门档案管理员-电子存储安全电子档案是否有备份记录，访问权限是否可控每日增量备份+每周全量备份，非授权用户无法修改/查看备份日志及权限设置*IT运维专员-借阅流程借阅登记信息是否完整，超期归还情况登记表含借阅人、事由、期限、审批人，无超期未还抽查5条借阅记录*档案管理员-档案盘点季度盘点表与实际存储是否一致盘点差异率≤1%，差异原因记录完整查看盘点表及现场核对*部门档案管理员-关键要点提醒责任到人，避免推诿：明确各部门负责人为存档第一责任人，档案管理员为直接执行人，保证每个环节有人负责，避免“责任真空”。动态更新，适配业务：当业务流程或文件类型发生变化时（如新增项目类文件），需同步更新文件分类目录及编码规则，避免制度与实际脱节。保密优先，权限最小化：涉密文件需独立存储、加密管理，借阅权限按“需知”原则分配，电子