公司办公用品采购及配置标准手册

公司办公用品采购及配置标准手册一、前言为规范公司办公用品的采购与配置管理，优化资源利用、控制采购成本、提升办公效率，确保办公用品供应及时、质量可靠，结合公司实际运营需求，特制定本手册。本手册适用于公司各部门（含分支机构）的办公用品采购、配置、使用及管理工作，各部门须严格遵照执行。二、采购原则（一）需求导向原则以各部门实际办公需求为核心，结合岗位性质、工作强度及历史消耗数据，科学制定配置标准，避免盲目采购或过度配置。例如，业务部门因日常需大量签署文件，可适当增加中性笔、印泥的配置量；而技术研发部门则侧重笔记本电脑、绘图工具等专业设备的保障。（二）性价比优先原则在保证产品质量、性能满足办公需求的前提下，综合对比价格、售后服务、供货周期等因素，选择性价比最优的方案。采购过程中需建立“质量-成本”平衡机制，如打印纸选择需兼顾打印清晰度与纸张韧性，避免因低价采购劣质纸张导致打印机卡纸率上升，反而增加维修及时间成本。（三）合规性原则采购行为须严格遵守国家法律法规（如《政府采购法》等相关规定）及公司财务、采购制度，确保供应商具备合法经营资质（营业执照、质检报告等齐全），采购流程规范透明，合同条款清晰无歧义，杜绝违规操作。（四）环保节能原则优先选用通过环保认证（如中国环境标志产品认证）、可循环利用或低能耗的办公用品，减少一次性用品的使用（如替换一次性纸杯为陶瓷杯、推广无纸化办公场景）。同时，鼓励办公用品的重复利用，如文件夹、档案盒等非消耗品实行“以旧换新”机制。三、办公用品分类及配置标准（一）办公文具类用品名称规格/型号配置对象配置标准品牌建议---------------------------------------------------中性笔0.5mm黑色全员每人每年4支（按需领用，剩余库存可累计）晨光、得力笔记本A5/B5（内页横线）全员每人每年2本（A5用于日常记录，B5用于项目/部门会议纪要）国誉、广博文件夹A4单夹/双夹部门/岗位每岗位1个（重要文件管理）、部门公用2个（共享文档）齐心、金得利印泥红色（快干型）部门（含分支机构）每部门1盒（行政部、财务部可增配1盒）得力、西玛便利贴76*76mm全员每人每年1本（按需领用）3M、晨光（二）办公设备类用品名称规格/型号配置对象配置标准品牌建议---------------------------------------------------台式电脑i5及以上处理器、8G内存、256G固态固定办公岗位每岗位1台（入职配置，使用周期5年）联想、戴尔笔记本电脑轻薄本（重量≤1.5kg）、同台式配置外勤/移动办公岗位每岗位1台（按需申请，使用周期5年）华为、苹果（按需）打印机A4黑白激光（打印速度≥20页/分钟）部门（人数≥10人）每部门1台；人数<10人可共享惠普、兄弟扫描仪A4彩色扫描（分辨率≥600dpi）财务部、人力资源部每部门1台（用于票据、档案扫描）爱普生、佳能碎纸机单次碎纸≥5张、可碎光盘财务部、行政部每部门1台（保密文件销毁）得力、震旦（三）办公耗材类用品名称规格/型号配置对象配置标准品牌建议---------------------------------------------------打印机硒鼓/墨盒适配对应打印机型号打印机使用部门按打印机印量更换（参考说明书）原装或兼容认证品牌打印纸A470g/80g全员/部门每人每月100张（部门汇总按需申领，避免浪费）洁云、广博碳粉适配对应打印机型号打印机使用部门每硒鼓对应1瓶（按需添加）莱盛、天威鼠标垫30*25cm（防滑）全员每岗位1个（新入职配置，损坏以旧换新）镭拓、得力（四）办公家具类用品名称规格/型号配置对象配置标准品牌建议---------------------------------------------------办公椅人体工学椅（可调节腰托、扶手）全员每岗位1把（入职配置，使用周期8年）西昊、保友办公桌1.2m*0.6m（含抽屉、走线孔）固定办公岗位每岗位1张（入职配置，使用周期10年）圣奥、美时文件柜铁皮柜（带锁，4层）部门/岗位每部门2个（公用）、重要岗位1个（私用）富路达、洛克菲勒会议桌长桌（按会议室容量定制）会议室每间会议室1张（根据空间大小选择规格）迪欧、中泰（五）其他用品类用品名称规格/型号配置对象配置标准品牌建议---------------------------------------------------绿植小型盆栽（绿萝、多肉等）办公区域每10㎡摆放1盆（行政部统一养护）本地花店采购清洁用品拖把、扫帚、垃圾桶办公区域每楼层1套（拖把、扫帚）、每办公室1个垃圾桶妙洁、茶花急救包含碘伏、创可贴、纱布等办公区域每楼层1个（行政部定期检查更新）红立方、爱备护四、采购流程（一）需求提报1.常规需求：各部门每月末由行政专员汇总本部门办公用品消耗及需求情况，填写《办公用品需求申请表》（附件1），经部门负责人签字后提交至行政部。2.临时需求：因项目突发或岗位新增产生的临时需求，由申请人填写申请表，经部门负责人审批后，报行政部加急处理（需说明紧急原因）。（二）需求审批行政部对各部门需求进行合理性审核（结合配置标准、库存情况），小额采购（单次金额<XX元）由行政部负责人审批；大额采购（单次金额≥XX元）需提交总经理办公会审议。（三）采购执行1.集中采购：行政部每季度对办公文具、耗材、通用设备等进行集中采购，通过招标、比价等方式选定优质供应商（每年重新评估一次）。2.分散采购：特殊设备（如专业绘图仪、定制家具）或紧急需求，经审批后可由需求部门联合行政部进行分散采购，须确保供应商资质合规、价格透明。（四）验收入库1.采购物品到货后，行政部联合需求部门进行验收：核对数量、规格、质量（如设备开机测试、文具抽样检查），填写《验收单》（附件2），确认无误后办理入库。2.若发现质量问题或数量不符，立即与供应商沟通退换货，同步更新采购台账。（五）发放登记1.行政部根据《办公用品需求申请表》及库存情况，按“按需发放、以旧换新（非消耗品）”原则发放物品，填写《领用登记表》（附件3），领用人员签字确认。2.部门公用物品由行政专员统一领取后分发，做好部门内部分发记录。五、管理与维护（一）使用管理1.员工须爱护办公用品，规范操作办公设备（如打印机定期清理、电脑系统及时更新），避免因操作不当导致损坏。2.推行“节约办公”理念，非必要不打印（优先电子文档流转）、双面打印、重复利用纸张（草稿纸使用），行政部定期通报各部门耗材使用情况，纳入部门考核。（二）库存管理1.行政部设专人管理办公用品仓库，建立电子台账（含入库、出库、库存明细），每月末盘点库存，确保账实相符。2.设定“安全库存”（如中性笔库存保持≥50支、打印纸≥2箱），低于安全库存时触发采购预警。（三）维修与报废1.办公设备出现故障，使用者填写《设备维修申请表》（附件4），经部门负责人审批后，由行政部联系原供应商或专业维修机构处理，维修费用纳入部门成本。2.设备/家具达到使用周期或损坏无法维修时，由行政部组织技术人员评估，填写《报废申请表》（附件5），经总经理审批后，按公司资产报废流程处理（如环保回收、折价处理）。（四）供应商管理1.行政部每半年对供应商进行评估（从产品质量、供货及时性、售后服务、价格波动等维度打分），淘汰评分低于80分的供应商，引入新供应商补充资源池。2.与优质供应商签订长期合作协议，约定价格浮动范围、退换货条款、应急供货机制等，确保供应稳定性。六、附则1.本手册由行政部负责解释，自发布之日起施行。2.各部门可根据实际需求提出