ERP系统操作流程及用户手册

ERP系统操作流程及用户手册一、系统核心价值与应用场景企业资源计划（ERP）系统通过整合采购、销售、库存、财务等核心业务流程，实现数据实时共享与流程自动化，助力企业优化资源配置、提升运营效率。本手册聚焦生产制造、商贸流通、服务型企业的日常业务场景，涵盖从基础数据维护到业务闭环的全流程操作指南。二、核心模块操作流程（一）采购管理模块1.采购需求提报操作路径：登录系统→【采购管理】→【需求管理】→【新建需求单】操作步骤：选择需求部门、业务类型（如“生产采购”“办公用品采购”）；录入物资名称、规格、数量、需求日期，支持从“物料清单（BOM）”或“历史采购记录”快速导入；上传技术图纸、报价单等附件，提交后自动流转至部门负责人审批。2.采购订单创建与跟踪审批通过的需求单可直接生成采购订单，在【采购订单】模块点击“生成订单”，系统自动填充供应商（可从“供应商库”选择，首次合作需先维护供应商信息）、单价、交货期等信息；订单下达后，可在【订单跟踪】中查看进度（如“已下单”“已发货”“已到货”），支持通过系统消息或邮件提醒供应商发货。3.到货验收与入库供应商送货后，仓库人员在【入库管理】→【到货验收】中扫描订单号，核对实物与订单的一致性；验收通过后，选择仓库库位完成入库，系统自动更新库存数量，同步生成采购入库单（财务模块可关联生成应付凭证）。（二）销售管理模块1.销售订单处理从【销售管理】→【订单管理】进入，支持“手工录入”或“从客户报价单/合同导入”订单信息；填写客户名称、产品明细、交货方式（自提/物流）、付款条件（全款/预付款+尾款），系统自动校验库存可用量（需开启“库存校验”功能）。2.发货与出库订单审核通过后，在【发货管理】中点击“生成出库单”，选择出库仓库，系统自动扣减库存；物流发货需填写运单号，客户自提则记录提货人信息，出库单支持打印或导出为PDF供客户确认。3.收款与核销财务人员在【财务管理】→【应收管理】中，根据到款情况选择对应订单，填写收款金额、方式（银行转账/现金）；点击“核销”完成账款匹配，系统自动更新订单状态为“已收款”，并生成收款凭证。（三）库存管理模块1.日常出入库操作入库：除采购入库外，还支持“生产入库”（从生产模块同步完工产品）、“调拨入库”（跨仓库调拨），操作路径为【库存管理】→【入库单】→【新增】；出库：包含“销售出库”“生产领料”“其他出库（如样品领用）”，需选择出库类型并关联对应业务单据（如销售订单、生产工单）。2.库存盘点与调整每月末或季度末，在【库存管理】→【盘点管理】中创建盘点单，选择仓库/库区，系统生成“账面库存表”；仓库人员实地盘点后录入实盘数量，系统自动计算差异，经审批后生成“库存调整单”，同步更新库存数据。（四）财务管理模块1.凭证生成与审核业务单据（如采购入库、销售出库、收款/付款）自动生成记账凭证，财务人员在【财务管理】→【凭证管理】中可“手动调整”或“批量审核”；支持从“Excel模板”导入外部凭证（如银行对账单），需确保借贷方平衡。2.报表查询与分析系统预置“资产负债表”“利润表”“现金流量表”，可在【报表中心】选择会计期间生成；自定义报表可通过“报表设计器”拖拽字段（如按部门、客户维度分析收支），支持导出为Excel或PDF。三、常见问题及解决方案（一）数据录入错误问题：采购订单数量录入错误，已生成入库单。解决：在【采购管理】→【订单管理】中找到对应订单，点击“作废”（需订单未关闭），重新创建订单；若已入库，需先作废入库单，再修改订单。（二）审批流程卡住问题：报销单提交后，审批人未收到待办提醒。解决：检查【系统设置】→【用户管理】中审批人的“消息通知设置”（是否开启邮件/短信提醒）；若审批人账号异常，联系系统管理员重置权限。（三）报表数据异常问题：利润表中“主营业务收入”与销售订单总额不符。解决：在【报表中心】→【数据溯源】中，查看该科目关联的业务单据，检查是否有未核销的订单、或凭证录入时科目选择错误。四、操作规范与注意事项1.数据准确性：录入单据时需核对基础数据（如供应商、客户、物料编码），确保与“基础资料”模块一致，避免因编码错误导致库存/财务数据混乱。2.权限管理：普通用户仅可操作所属模块（如采购人员不可修改财务凭证）；管理员需定期更新用户权限（路径：【系统管理】→【权限设置】）。3.系统备份：每日业务结束后，系统自动备份数据（可在【系统设置】→【备份恢复】中查看备份记录）；重要操作（如结账、年结）前需手动备份。4.版本更新：系统更新时会推送“更新说明”，需在测试环境验证新功能后，再在生产环境升级，避免影响业务。五、附录：快捷操作与术语说明快捷操作：按`F1`打开系统帮助文档，`Ctrl+Alt+S`快速搜索单据/客户，`Ctrl+Enter`提交表单；术语解释：BOM（物料清单）：产品的组成结构及用量，用于生产领料、成本核算；批号管理：对有保