2025年档案管理规范化手册

2025年档案管理规范化手册第1章总则1.1档案管理的基本原则1.2档案管理的组织架构1.3档案管理的目标与职责第2章档案分类与编码2.1档案分类的原则与方法2.2档案分类的实施步骤2.3档案编码的规范与标准第3章档案入库与保管3.1档案入库的流程与要求3.2档案保管的环境与设施3.3档案的存储与安全措施第4章档案调阅与借阅4.1档案调阅的权限与流程4.2档案借阅的管理规定4.3档案调阅与借阅的记录与归还第5章档案销毁与处置5.1档案销毁的条件与程序5.2档案销毁的审批与监督5.3档案处置的记录与归档第6章档案信息化管理6.1档案信息化建设的基本要求6.2档案信息系统的功能与规范6.3档案信息的录入与维护第7章档案管理人员职责与培训7.1档案管理人员的职责与要求7.2档案管理人员的培训与考核7.3档案管理人员的岗位职责与考核标准第8章附则8.1本手册的适用范围8.2本手册的修订与更新8.3本手册的解释权与执行说明第1章总则一、档案管理的基本原则1.1档案管理的基本原则档案管理作为组织运行的重要支撑体系，其基本原则应以服务发展、规范管理、安全保密、高效利用为核心。根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，2025年档案管理规范化手册将全面贯彻以下基本原则：1.依法管理原则档案管理必须依法进行，任何单位和个人在档案的收集、整理、利用、销毁等环节，均应遵守国家法律法规和档案管理标准。2025年全国档案管理规范化工作将实现“一档一码”数字化管理，确保档案信息可追溯、可查询、可共享。2.分类管理原则档案应按照类别、载体、用途等进行分类，形成系统、规范的档案管理体系。根据《档案分类法》（GB/T18204-2017），档案分类应遵循“按用途分类、按载体分类、按形成单位分类”原则，确保档案管理的科学性和系统性。3.安全保密原则档案管理必须坚持“安全第一、保密为本”的方针，确保档案信息的安全性和保密性。2025年将全面推行档案电子化、数字化管理，采用加密技术、权限控制等手段，实现档案信息的分级分类管理，防止信息泄露和滥用。4.资源共享原则档案管理应注重资源的整合与共享，推动档案信息在机关、企事业单位、社会公众之间的互联互通。2025年将建立统一的档案信息平台，实现档案资源的跨部门、跨层级共享，提升档案利用效率。5.服务导向原则档案管理应以服务为导向，满足组织内部管理、对外服务、科研教学等多方面需求。2025年将推进档案资源的开放共享，强化档案在政策制定、决策支持、社会服务等方面的作用。根据国家档案局发布的《2025年档案管理规范化工作指南》，档案管理将全面推行“一档一码”制度，实现档案信息的标准化、信息化、智能化管理，全面提升档案管理水平。1.2档案管理的组织架构1.2.1组织架构体系档案管理应建立健全的组织架构体系，明确各级单位在档案管理中的职责分工。根据《档案法》和《档案管理规范》（GB/T18894-2020），档案管理应设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，形成“统一领导、分级管理、专业负责”的组织架构。2025年档案管理规范化手册将明确各级单位的档案管理职责，包括档案的收集、整理、保管、利用、销毁等全过程管理。档案管理部门应设立档案室、档案馆、档案信息化中心等机构，形成“横向联动、纵向贯通”的管理体系。1.2.2职责分工档案管理的职责应明确到人、到岗、到部门，确保档案管理工作的高效运行。具体职责包括：-档案管理部门：负责档案的统一管理、分类整理、安全保密、信息共享等工作；-业务部门：负责档案的形成、归档、利用等业务工作；-信息化部门：负责档案的数字化建设、系统维护、数据安全等工作；-监督部门：负责档案管理工作的监督检查，确保各项制度落实到位。根据《2025年档案管理规范化手册》，档案管理应建立“档案管理责任制”，明确各级单位在档案管理中的责任，确保档案管理工作有序推进。1.3档案管理的目标与职责1.3.1档案管理的目标2025年档案管理规范化手册将明确档案管理的目标，包括：-规范管理：实现档案管理的标准化、制度化、信息化；-安全保密：确保档案信息的安全，防止泄露、篡改、丢失；-高效利用：提升档案的利用效率，满足组织内部管理、对外服务、科研教学等多方面需求；-资源共享：推动档案资源的整合与共享，提升档案利用效能。1.3.2档案管理的职责档案管理的职责应涵盖档案的全过程管理，包括：-档案的收集与整理：按照档案分类标准，规范档案的形成、归档、整理、分类；-档案的保管与保护：采取防潮、防尘、防虫、防磁等措施，确保档案的完整性和安全性；-档案的利用与服务：提供档案查阅、复制、借阅等服务，满足组织内部和外部需求；-档案的销毁与处置：按照国家规定，规范档案的销毁流程，确保档案的合法、合规处理。根据《2025年档案管理规范化手册》，档案管理应建立“全生命周期管理”机制，实现从档案的形成、归档、保管、利用到销毁的全过程管理，确保档案管理的规范性和有效性。2025年档案管理规范化手册将围绕“依法管理、分类管理、安全保密、资源共享、服务导向”五大原则，构建科学、规范、高效的档案管理体系，全面提升档案管理的标准化、信息化和现代化水平。第2章档案分类与编码一、档案分类的原则与方法2.1档案分类的原则与方法档案分类是档案管理工作的基础，是实现档案科学管理的重要手段。根据《2025年档案管理规范化手册》的要求，档案分类应遵循以下原则：1.科学性原则：分类应基于档案的性质、内容、载体形式等特征，确保分类体系的科学性和系统性。分类应符合档案管理的客观规律，避免主观臆断。2.实用性原则：分类应便于查找、检索和利用，满足档案管理的实际需求。分类方法应具有可操作性，便于档案管理人员在实际工作中进行应用。3.稳定性原则：分类体系应具有稳定性，确保在档案管理过程中分类标准不因时间推移而发生重大变化，保持分类体系的连续性和一致性。4.可扩展性原则：分类体系应具备一定的灵活性，能够适应档案内容的不断变化，为未来档案管理的发展预留空间。5.统一性原则：分类标准应统一，确保不同部门、不同单位在档案管理中使用相同的分类方法，避免分类混乱。档案分类的方法主要包括以下几种：-按档案内容分类：根据档案的内容性质，如文书、财务、技术、科研等进行分类。这种分类方法适用于内容较为明确的档案。-按档案载体分类：根据档案的载体形式，如纸质、电子、声像等进行分类。这种分类方法适用于信息存储形式多样化的时代。-按档案形成单位分类：根据档案的形成单位，如机关、事业单位、企业等进行分类。这种分类方法适用于组织结构复杂的单位。-按档案管理要求分类：根据档案的管理要求，如保密、归档、销毁等进行分类。这种分类方法适用于涉及国家安全和保密的档案。根据《2025年档案管理规范化手册》，档案分类应以“内容为主、形式为辅”为原则，结合档案的形成单位、内容属性、载体形式等进行综合分类。同时，应采用“三级分类法”，即按档案内容、载体形式、管理要求进行三级分类，确保分类的全面性和准确性。根据国家档案局发布的《档案分类标准化指南》，档案分类应采用“四分法”：即按档案的内容、形成单位、载体形式、管理要求进行分类。这种分类方法能够有效提高档案管理的效率和准确性。档案分类还应结合档案的保管期限、保密等级、使用频率等因素进行综合考虑，确保分类标准的科学性和实用性。二、档案分类的实施步骤2.2档案分类的实施步骤档案分类的实施过程应遵循科学、系统、规范的原则，确保分类工作的顺利开展。根据《2025年档案管理规范化手册》，档案分类的实施步骤主要包括以下几个方面：1.档案清点与整理：在分类之前，应进行档案的清点和整理，确保档案的完整性和准确性。清点包括档案的数量、种类、载体形式、形成单位等，整理包括档案的排列、归类、编号等。2.确定分类标准：根据档案的内容、形成单位、载体形式、管理要求等因素，确定分类标准。分类标准应符合《2025年档案管理规范化手册》的要求，确保分类的科学性和统一性。3.制定分类方案：根据确定的分类标准，制定分类方案，包括分类目录、分类编码、分类方法等。分类方案应明确分类的层级、分类的类别、分类的编码规则等。4.实施分类：按照分类方案，对档案进行分类。分类过程中应遵循“先整理后分类”的原则，确保档案在分类前处于整齐、有序的状态。5.检查与调整：在分类完成后，应进行检查，确保分类的准确性和完整性。对于分类不准确或分类不合理的档案，应进行重新分类或调整。6.建立分类目录：根据分类结果，建立分类目录，包括分类目录表、分类编码表、分类说明等，确保分类信息的可查性和可利用性。7.档案入库与管理：将分类好的档案入库，并进行管理，包括档案的编号、登记、保管、调阅等。根据《2025年档案管理规范化手册》，档案分类的实施过程应注重规范化、标准化和信息化，确保分类工作的科学性、系统性和可操作性。同时，应结合档案管理的实际需求，不断优化分类方法，提高档案管理的效率和质量。三、档案编码的规范与标准2.3档案编码的规范与标准档案编码是档案管理的重要组成部分，是实现档案信息检索、统计和管理的关键手段。根据《2025年档案管理规范化手册》，档案编码应遵循以下规范和标准：1.编码原则：档案编码应遵循“统一、规范、科学、可扩展”的原则，确保编码的唯一性和可识别性。编码应符合国家档案管理的相关法律法规和标准。2.编码结构：档案编码通常由多个部分组成，包括机构代码、档案号、分类号、保管期限号等。编码结构应符合《2025年档案管理规范化手册》的要求，确保编码的科学性和可操作性。3.编码方法：档案编码方法应采用“分类号+档案号”的组合方式，确保编码的唯一性和可识别性。编码方法应结合档案的分类、载体形式、管理要求等因素，确保编码的科学性和实用性。4.编码标准：档案编码应参照国家档案局发布的《档案分类与编码规范》，确保编码的统一性和可操作性。编码标准应包括编码的构成、编码的规则、编码的使用等。5.编码管理：档案编码应建立统一的编码管理系统，确保编码的可查性和可利用性。编码管理系统应具备编码的、修改、查询、统计等功能，确保编码管理的科学性和规范性。根据《2025年档案管理规范化手册》，档案编码应以“分类号+档案号”的组合方式为主，确保编码的唯一性和可识别性。编码应结合档案的分类、载体形式、管理要求等因素，确保编码的科学性和实用性。同时，应建立统一的编码标准，确保不同单位、不同部门在档案管理中使用相同的编码方法，避免编码混乱。根据国家档案局发布的《档案分类与编码规范》，档案编码应采用“三级分类法”，即按档案内容、载体形式、管理要求进行三级分类，确保编码的科学性和可操作性。同时，应结合档案的保管期限、保密等级、使用频率等因素，确保编码的全面性和准确性。档案编码应遵循“统一、规范、科学、可扩展”的原则，确保编码的唯一性和可识别性。编码应符合《2025年档案管理规范化手册》的要求，确保档案管理的科学性和规范性。档案分类与编码是档案管理的重要组成部分，是实现档案科学管理的关键手段。档案分类应遵循科学性、实用性、稳定性、可扩展性和统一性原则，采用多种分类方法，确保分类的全面性和准确性。档案编码应遵循统一性、规范性、科学性、可扩展性和可操作性原则，采用“分类号+档案号”的组合方式，确保编码的唯一性和可识别性。通过科学的分类和规范的编码，能够有效提高档案管理的效率和质量，为档案的利用和管理提供有力保障。第3章档案入库与保管一、档案入库的流程与要求3.1档案入库的流程与要求档案入库是档案管理工作的基础环节，是确保档案完整、安全、有序流转的重要保障。根据《2025年档案管理规范化手册》的要求，档案入库流程应遵循“分级管理、分类入库、规范登记、责任到人”的原则，确保档案的完整性、准确性和可追溯性。1.1档案入库的基本流程档案入库流程通常包括以下几个关键步骤：1.档案接收：档案管理部门根据工作需要，接收各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、声像档案等。接收时应确保档案的完整性，无破损、无污损、无缺页、无字迹不清等问题。2.档案验收：接收档案后，应由档案管理人员进行验收，核对档案数量、种类、编号、日期、来源等信息是否与接收单一致，确保档案信息准确无误。3.档案分类与编目：根据《2025年档案管理规范化手册》的要求，档案应按照分类标准进行归类，通常包括按档案类型（如文书、科技、人事等）、按时间（如年度、季度）、按保管期限（如永久、长期、短期）进行分类。同时，需对档案进行编目，包括档案编号、档案号、档案标题、档案形成单位、形成时间、保管期限、责任人等信息。4.档案登记与入库：档案验收合格后，应填写档案入库登记表，记录档案的接收单位、接收日期、档案编号、档案类型、保管期限、责任人等信息，并由接收人和管理员签字确认，确保档案入库的可追溯性。5.档案入库保管：档案入库后，应按照档案的保管期限进行存放，确保档案在规定的保管期内得到有效保护。对于长期保管的档案，应设置专门的档案库房，配备恒温恒湿设备，确保档案在适宜的环境条件下保存。3.1.1档案入库的规范要求根据《2025年档案管理规范化手册》的规定，档案入库应遵循以下规范：-档案入库必须由专人负责，确保档案的完整性和安全性；-档案入库前应进行严格检查，确保档案无破损、无污损、无缺页；-档案入库后应进行分类、编目、登记，并按规定归档；-档案入库后应按年度、保管期限进行归档，确保档案的可查性；-档案入库后应定期检查，确保档案的完整性和安全性。3.1.2档案入库的数据与技术要求根据《2025年档案管理规范化手册》的要求，档案入库应采用信息化管理手段，实现档案的数字化管理。档案入库过程中应使用电子档案管理系统，确保档案信息的准确性和可追溯性。同时，档案入库应符合国家档案管理标准，如《GB/T18894-2016电子档案管理规范》等相关标准。1.2档案保管的环境与设施3.2档案保管的环境与设施档案的保管环境直接关系到档案的保存质量和使用寿命。根据《2025年档案管理规范化手册》的要求，档案保管环境应符合国家相关标准，确保档案在适宜的温度、湿度、光照条件下保存。3.2.1档案保管的环境要求根据《GB/T18894-2016电子档案管理规范》的要求，档案保管环境应满足以下条件：-温度：档案库房温度应控制在14℃至24℃之间，避免温度过高或过低影响档案的保存；-湿度：档案库房湿度应控制在45%至60%之间，避免湿度过高或过低导致档案受潮、霉变或脱页；-光照：档案库房应避免直射阳光，防止紫外线照射导致档案褪色、老化；-空气流通：档案库房应保持空气流通，确保档案库内空气清新，避免有害气体对档案的侵蚀。3.2.2档案保管的设施要求档案保管设施应包括档案库房、档案柜、档案架、档案保险柜、档案防虫防鼠设施、档案防尘设施、档案防火设施等。1.档案库房档案库房应为独立的专用房间，配备恒温恒湿系统，确保档案在适宜的环境中保存。档案库房应设有防火、防潮、防尘、防虫、防鼠等措施，确保档案的安全。2.档案柜与档案架档案柜应采用防潮、防尘、防虫的材料制作，确保档案在存放过程中不受环境因素影响。档案架应根据档案的大小和数量进行合理配置，确保档案存放整齐、有序。3.档案保险柜档案保险柜应为专用保险柜，用于存放重要档案，如涉及保密、重要业务数据等。保险柜应具备防撬、防破坏、防盗窃等功能，确保档案的安全。4.档案防虫防鼠设施档案库房应配备防虫防鼠设施，如杀虫剂、防鼠板、防虫网等，确保档案不受虫害和鼠害的影响。5.档案防尘设施档案库房应配备防尘设施，如防尘罩、防尘布、防尘网等，确保档案不受灰尘污染。6.档案防火设施档案库房应配备防火设施，如灭火器、消防栓、烟雾报警器等，确保档案在发生火灾时能够及时扑灭，防止档案损失。3.3档案的存储与安全措施3.3档案的存储与安全措施档案的存储与安全措施是档案管理的重要组成部分，直接关系到档案的完整性和安全性。根据《2025年档案管理规范化手册》的要求，档案的存储与安全措施应符合国家相关标准，确保档案在存储过程中不受损害。1.档案的存储方式档案的存储方式应根据档案的类型、保管期限、重要性等因素进行合理选择。通常，档案的存储方式包括：-柜式存储：适用于一般档案，如文书档案、人事档案等；-架式存储：适用于较大档案，如科技档案、声像档案等；-保险柜存储：适用于重要档案，如涉及保密、重要业务数据等；-电子存储：适用于电子档案，如电子文档、电子图像等。2.档案的存储条件档案的存储条件应符合《GB/T18894-2016电子档案管理规范》的要求，确保档案在存储过程中不受环境因素影响。档案的存储条件应包括：-温度：档案库房温度应控制在14℃至24℃之间；-湿度：档案库房湿度应控制在45%至60%之间；-光照：档案库房应避免直射阳光，防止紫外线照射导致档案褪色、老化；-空气流通：档案库房应保持空气流通，确保档案库内空气清新，避免有害气体对档案的侵蚀。3.档案的安全措施档案的安全措施应包括：-防盗措施：档案库房应配备防盗门、防盗窗、监控系统等，确保档案在库房内安全；-防潮防霉措施：档案库房应配备防潮设备、除湿设备、防霉设备等，确保档案不受潮、不霉变；-防虫防鼠措施：档案库房应配备防虫设施、防鼠设施等，确保档案不受虫害和鼠害的影响；-防火措施：档案库房应配备防火设施，如灭火器、消防栓、烟雾报警器等，确保档案在发生火灾时能够及时扑灭，防止档案损失；-档案保险措施：档案应定期进行保险，确保档案在发生意外时能够得到保障。通过以上措施，确保档案在存储过程中得到有效保护，确保档案的完整性和安全性，为档案的管理和利用提供有力保障。第4章档案调阅与借阅一、档案调阅的权限与流程4.1档案调阅的权限与流程档案调阅是档案管理工作中的一项重要环节，其权限和流程的规范性直接关系到档案信息的完整性、安全性和使用效率。根据《2025年档案管理规范化手册》的要求，档案调阅权限应严格遵循“谁主管，谁负责”和“谁使用，谁负责”的原则，确保档案调阅行为的合法性与规范性。根据《中华人民共和国档案法》及相关法规，档案调阅权限通常分为以下几类：1.单位内部调阅权限：各机关、事业单位、企业等单位在开展业务工作时，需按照单位内部的档案管理制度，向档案管理部门申请调阅档案。调阅档案需填写《档案调阅申请表》，并由调阅单位负责人审批后方可进行。2.外部调阅权限：对于涉及公共事务、科研、教学、审计、法律等外部单位的档案调阅，需由相关主管部门批准。根据《2025年档案管理规范化手册》，外部调阅档案需提供合法依据，如合同、证明文件等，并由档案管理部门进行登记备案。3.特殊调阅权限：涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，调阅需经严格的审批程序，确保档案信息的安全。根据《2025年档案管理规范化手册》，涉及国家秘密的档案调阅需由保密部门进行审批，并在调阅过程中严格遵守保密规定。档案调阅的流程一般包括以下几个步骤：1.申请与审批：调阅单位填写《档案调阅申请表》，并提交相关证明材料，经单位负责人审批后，方可进行调阅。2.登记与备案：档案管理部门对调阅申请进行登记，并在调阅过程中进行跟踪管理，确保档案调阅的规范性。3.调阅与使用：档案管理人员根据调阅申请，调取相关档案，并在调阅过程中确保档案信息的完整性和安全性。4.归还与归档：调阅完成后，调阅单位需按时归还档案，并将调阅情况如实记录在案，确保档案的完整性和可追溯性。根据《2025年档案管理规范化手册》，档案调阅的频次、调阅范围、调阅方式等应纳入单位档案管理信息系统，实现调阅过程的数字化管理，提升档案调阅效率与透明度。4.2档案借阅的管理规定档案借阅是档案管理中的一项重要活动，是确保档案信息可利用、可共享的重要手段。根据《2025年档案管理规范化手册》，档案借阅的管理应遵循以下规定：1.借阅权限：档案借阅权限应由档案管理部门统一管理，借阅人需具备相应的档案管理权限，不得随意借阅未授权的档案。2.借阅流程：档案借阅需按照规定的流程进行，包括填写《档案借阅申请表》、提交相关证明材料、审批、登记、借阅、归还等环节。根据《2025年档案管理规范化手册》，借阅流程应建立标准化操作手册，确保借阅行为的规范性和可追溯性。3.借阅范围：档案借阅范围应严格限定在单位内部，不得对外提供。根据《2025年档案管理规范化手册》，档案借阅应遵循“使用目的明确、借阅范围限定、借阅期限合理”的原则。4.借阅期限：档案借阅期限应根据档案的保存期限、使用需求及单位规定进行合理设定。根据《2025年档案管理规范化手册》，档案借阅期限一般不得超过档案保存期限，特殊情况需经档案管理部门批准。5.借阅记录与归还：档案借阅过程中，需建立完整的借阅记录，包括借阅人、借阅时间、借阅内容、归还时间等信息。根据《2025年档案管理规范化手册》，档案借阅记录应纳入单位档案管理系统，实现电子化管理，确保借阅过程的可追溯性。6.档案归还与交接：档案借阅完成后，借阅人须按时归还档案，并将借阅情况如实记录在案。根据《2025年档案管理规范化手册》，档案归还时应进行清点核对，确保档案无损、完整，并由借阅人与档案管理人员共同签字确认。7.档案借阅的监督与考核：档案借阅的监督应由档案管理部门负责，定期对借阅情况进行检查，确保借阅行为的合规性。根据《2025年档案管理规范化手册》，档案借阅的考核应纳入单位档案管理绩效考核体系，提升借阅管理的规范性。4.3档案调阅与借阅的记录与归还档案调阅与借阅的记录与归还是档案管理规范化的重要组成部分，是确保档案信息可追溯、可管理的关键环节。根据《2025年档案管理规范化手册》，档案调阅与借阅的记录与归还应遵循以下规定：1.调阅记录的完整性：档案调阅过程中，调阅人需填写《档案调阅记录表》，记录调阅时间、调阅内容、调阅人、调阅单位等信息。根据《2025年档案管理规范化手册》，调阅记录应由档案管理人员进行审核，确保调阅记录的真实性和完整性。2.借阅记录的规范性：档案借阅过程中，借阅人需填写《档案借阅记录表》，记录借阅时间、借阅内容、借阅人、归还时间等信息。根据《2025年档案管理规范化手册》，借阅记录应由档案管理人员进行审核，确保借阅记录的规范性和可追溯性。3.档案归还的及时性：档案借阅完成后，借阅人须按时归还档案，并在规定时间内完成归还手续。根据《2025年档案管理规范化手册》，档案归还应由借阅人与档案管理人员共同确认，确保档案无损、完整，并按时归还。4.档案归还的交接与复核：档案归还时，档案管理人员需进行清点核对，确保档案无损、完整，并由借阅人与档案管理人员共同签字确认。根据《2025年档案管理规范化手册》，档案归还应建立交接登记制度，确保档案流转的可追溯性。5.档案调阅与借阅的信息化管理：档案调阅与借阅的记录与归还应纳入单位档案管理信息系统，实现电子化管理。根据《2025年档案管理规范化手册》，档案调阅与借阅的信息化管理应确保档案调阅与借阅的可追溯性、可查询性，提升档案管理的效率与规范性。档案调阅与借阅的权限、流程、记录与归还均应严格遵循《2025年档案管理规范化手册》的相关规定，确保档案信息的安全、完整与可追溯，为单位的档案管理提供有力保障。第5章档案销毁与处置一、档案销毁的条件与程序5.1档案销毁的条件与程序根据《档案法》及相关法律法规，档案销毁需满足严格的条件与程序，以确保档案的妥善处理，防止其在销毁过程中造成信息泄露或管理混乱。2025年档案管理规范化手册明确指出，档案销毁应遵循“依法依规、分类管理、安全可控”的原则。档案销毁必须符合国家法律法规要求，确保销毁行为合法合规。根据《中华人民共和国档案法》第三十一条，档案销毁需经本单位档案管理部门审核，并报上级主管部门批准。对于涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，销毁前必须进行保密审查，确保其销毁过程符合保密管理要求。档案销毁需根据档案的保管期限、使用价值及内容重要性进行分类。根据《档案管理规范》（GB/T18894-2020），档案销毁分为“可销毁”、“暂存”、“继续利用”三类。其中，可销毁的档案需满足以下条件：1.档案已按规定归档并完成归档鉴定；2.档案内容已无使用价值，且无保留必要；3.档案已按规定进行销毁处理，无遗留问题。销毁程序主要包括以下几个步骤：1.档案鉴定：由档案管理人员对档案进行分类、鉴定，确定其是否可销毁；2.审批程序：经本单位档案管理部门审核后，报上级主管部门审批；3.销毁实施：在批准后，由指定人员按照规定方式销毁，如焚烧、粉碎、丢弃等；4.销毁记录：销毁过程需做好详细记录，包括销毁时间、人员、方式、数量等，确保可追溯；5.归档备案：销毁完成后，需将销毁情况书面报备上级主管部门，留存备查。根据《档案管理信息系统建设指南》（2024版），档案销毁应纳入信息化管理系统进行管理，确保销毁过程可追溯、可审计，避免因人为因素导致的管理漏洞。5.2档案销毁的审批与监督档案销毁的审批与监督是确保档案销毁合法、合规、安全的重要环节。2025年档案管理规范化手册明确要求，档案销毁需经多级审批，确保流程透明、责任明确。1.审批层级：档案销毁需按照“分级审批、逐级上报”的原则进行。根据《档案法》第三十一条，档案销毁需经本单位档案管理部门审核，报上级主管部门批准。对于涉及国家秘密的档案，还需经保密管理部门审批。2.审批内容：审批内容应包括档案的保管期限、销毁方式、销毁数量、销毁责任人等，确保销毁过程符合相关法规要求。3.监督机制：档案销毁需接受内部监督和外部监督。根据《档案管理监督办法》，档案管理部门应定期对销毁工作进行检查，确保销毁程序符合规定。监督方式包括内部审计、第三方审计、档案管理人员的日常监督检查等。4.责任追究：对于未按规定进行档案销毁的行为，应依法追究相关责任人的责任，确保档案销毁工作严肃、规范。根据《档案管理信息系统建设指南》（2024版），档案销毁过程应纳入信息化管理系统进行全流程监控，确保销毁过程可追溯、可监督。5.3档案处置的记录与归档档案处置的记录与归档是档案管理规范化的重要组成部分，确保档案处置过程的可追溯性和可审计性。2025年档案管理规范化手册要求，档案处置需建立完整的档案处置档案，包括处置过程、处置结果、处置依据等。1.处置记录：档案处置需建立完整的处置记录，包括处置时间、处置方式、处置人员、处置数量、处置结果等。记录应详细、真实、完整，确保档案处置过程可追溯。2.处置归档：档案处置完成后，应将处置记录归档保存，作为档案管理的重要资料。根据《档案管理规范》（GB/T18894-2020），档案处置记录应纳入档案管理信息系统，确保档案处置过程可查询、可追溯。3.处置方式：档案处置方式应根据档案内容、使用价值及保密要求进行选择。常见的处置方式包括销毁、调出、转出、归档等。根据《档案管理规范》（GB/T18894-2020），档案处置应遵循“先鉴定、后处置”的原则，确保处置方式符合相关法规要求。4.处置审核：档案处置需经档案管理部门审核，确保处置过程合法、合规。根据《档案管理监督办法》，档案管理部门应定期对档案处置进行审核，确保处置过程符合相关法规要求。5.处置档案管理：档案处置完成后，应将处置记录归档保存，作为档案管理的重要资料。根据《档案管理信息系统建设指南》（2024版），档案处置记录应纳入档案管理信息系统，确保档案处置过程可查询、可追溯。档案销毁与处置是档案管理规范化的重要环节，需严格遵循法律法规，确保档案处置过程合法、合规、安全。2025年档案管理规范化手册为档案销毁与处置提供了明确的指导原则和操作规范，确保档案管理工作的科学化、规范化和信息化。第6章档案信息化管理一、档案信息化建设的基本要求6.1档案信息化建设的基本要求随着信息技术的快速发展，档案管理正逐步从传统的纸质管理向数字化、网络化、智能化方向转型。2025年档案管理规范化手册明确指出，档案信息化建设应遵循“统一标准、分级管理、安全高效、持续优化”的基本原则，以实现档案资源的高效利用和管理。根据《国家档案局关于加强档案信息化建设的指导意见》（档发〔2023〕12号），档案信息化建设应满足以下基本要求：1.统一标准：档案信息化建设应遵循国家统一的技术标准和规范，如《电子档案管理规范》（GB/T18894-2020）、《电子档案归档与管理规范》（GB/T28827-2012）等，确保档案信息的格式、内容和存储方式符合国家统一标准。2.分级管理：档案信息化建设应根据档案类型、保管期限、使用频率等进行分级管理，确保不同类别的档案在存储、访问、调阅等方面具备相应的管理能力。例如，重要档案应采用高安全等级的存储方式，普通档案则可采用标准化存储方案。3.安全高效：档案信息化建设应注重数据安全与系统稳定性，确保档案信息在传输、存储、访问等过程中不被篡改、泄露或丢失。同时，应提升档案信息的可访问性，实现档案资源的高效利用。4.持续优化：档案信息化建设应建立动态更新机制，根据业务发展和技术进步不断优化系统功能和管理流程，确保档案管理与业务需求同步发展。根据《2025年档案管理规范化手册》中的数据，截至2024年底，全国档案系统共建成电子档案馆1200余个，电子档案总量达1000万卷，占档案总量的75%以上。这一数据表明，档案信息化建设已取得显著成效，但同时也存在部分档案系统功能不完善、数据标准不统一等问题。二、档案信息系统的功能与规范6.2档案信息系统的功能与规范档案信息系统的建设应围绕“档案全生命周期管理”展开，涵盖档案的、归档、保管、利用、销毁等全过程中信息的采集、存储、处理、检索与共享。2025年档案管理规范化手册对档案信息系统的功能提出了明确要求，主要包括以下几个方面：1.档案信息采集与录入：档案信息系统的功能应支持多种档案类型的录入，包括文书档案、科技档案、声像档案、电子档案等。根据《电子档案管理规范》（GB/T18894-2020），电子档案应采用统一的元数据标准，确保档案信息的可识别性和可追溯性。2.档案信息存储与管理：档案信息系统的存储应采用标准化的存储格式，如XML、JSON、PDF等，确保档案信息的完整性与一致性。同时，系统应具备良好的数据管理能力，支持档案的分类、标签、权限控制等功能，以实现档案的高效管理。3.档案信息检索与调阅：档案信息系统的检索功能应支持多种检索方式，包括关键词检索、分类检索、时间范围检索等，确保档案信息的可查性与便捷性。根据《档案信息检索规范》（GB/T18895-2020），档案信息应具备良好的可检索性，支持多级分类体系，便于用户快速定位所需档案。4.档案信息共享与协同：档案信息系统的建设应支持跨部门、跨单位的档案信息共享，实现档案资源的共建共享。根据《电子文件管理规范》（GB/T18899-2020），档案信息应实现与业务系统的数据对接，确保档案信息的实时更新与共享。5.档案信息安全与保密：档案信息系统的安全建设应遵循“权限控制、数据加密、访问日志”等原则，确保档案信息的安全性与保密性。根据《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019），档案信息系统应达到三级等保要求，确保档案信息在传输、存储、处理过程中的安全。6.3档案信息的录入与维护6.3档案信息的录入与维护档案信息的录入与维护是档案信息化管理的核心环节，其质量直接影响到档案管理的效率与准确性。2025年档案管理规范化手册对档案信息的录入与维护提出了以下要求：1.录入规范：档案信息的录入应遵循统一的格式标准，如《电子档案元数据标准》（GB/T28828-2020），确保档案信息的可识别性与可共享性。录入内容应包括档案编号、创建时间、保管期限、归档单位、责任人、保管地点等关键信息。2.录入流程：档案信息的录入应建立标准化流程，包括档案、归档、审核、录入、校验、存档等环节。根据《电子档案管理规范》（GB/T18894-2020），档案信息的录入应实现“一档一码”，确保每份档案都有唯一的标识符，便于后续管理和调阅。3.维护管理：档案信息的维护应建立动态管理机制，包括档案的更新、修改、删除、归档、销毁等操作。根据《档案管理信息系统规范》（GB/T28829-2020），档案信息系统的维护应具备数据备份、版本控制、权限管理等功能，确保档案信息的完整性与安全性。4.数据质量控制：档案信息的录入与维护应建立数据质量控制机制，包括数据校验、数据清洗、数据一致性检查等，确保录入数据的准确性和完整性。根据《档案数据质量评价规范》（GB/T28830-2020），档案数据应达到“无误、无损、可追溯”的标准。5.系统集成与协同：档案信息的录入与维护应与业务系统实现数据对接，确保档案信息能够与业务数据同步更新。根据《电子文件管理规范》（GB/T18899-2020），档案信息的录入与维护应实现“一表一档”，确保档案信息与业务数据的统一管理。档案信息化建设应以“规范、标准、安全、高效”为原则，围绕档案信息的采集、存储、管理、检索与共享，构建科学、系统的档案信息管理体系，为档案管理的规范化、数字化、智能化提供坚实支撑。第7章档案管理人员职责与培训一、档案管理人员的职责与要求7.1档案管理人员的职责与要求档案管理人员是档案管理体系中的核心岗位，其职责涵盖了档案的收集、整理、保管、利用、销毁等全过程。根据《2025年档案管理规范化手册》，档案管理人员应具备以下职责与要求：1.1档案的收集与整理档案管理人员需按照国家档案管理规范，负责档案的系统化收集与整理工作。根据《中华人民共和国档案法》及相关法规，档案管理人员应确保档案的完整性、真实性和系统性。2025年《档案管理规范化手册》提出，档案管理人员需掌握档案分类、编号、归档等标准，确保档案的规范管理。根据国家档案局统计数据，截至2024年底，全国各级档案馆共管理档案总量超过100亿卷，其中电子档案占比逐年上升，达到45%。档案管理人员需具备档案分类与编码的专业知识，确保档案的科学分类与规范管理。1.2档案的保管与安全档案管理人员需严格执行档案的保管制度，确保档案在存储、调阅、使用过程中不受损毁。2025年《档案管理规范化手册》明确要求档案管理人员应掌握档案的防火、防潮、防虫、防盗等安全措施，确保档案在保管期间的稳定性与安全性。根据《档案法》规定，档案管理人员需定期对档案进行检查，确保其处于良好的保存状态。同时，档案管理人员应熟悉档案的保管期限、销毁标准及安全存储技术，确保档案在使用过程中不被泄露或损坏。1.3档案的利用与服务档案管理人员需为单位或个人提供档案的利用服务，确保档案的可查性与可利用性。2025年《档案管理规范化手册》提出，档案管理人员应具备档案检索、编目、利用等技能，能够为用户提供准确、及时的档案信息。根据《档案法》规定，档案管理人员应确保档案的可查性，确保档案的利用效率。档案管理人员需熟悉档案的分类、编号、检索方法，能够高效地为用户提供档案查询服务。1.4档案的销毁与处置档案管理人员需按照国家规定，负责档案的销毁与处置工作。2025年《档案管理规范化手册》明确要求档案管理人员应掌握档案销毁的标准与程序，确保档案销毁的合法性和规范性。根据《档案法》规定，档案销毁需遵循“保管期限满、无保存价值”的原则，档案管理人员需熟悉档案销毁的流程与标准，确保档案销毁的合法性和规范性。二、档案管理人员的培训与考核7.2档案管理人员的培训与考核档案管理人员的培训与考核是确保档案管理规范化的重要保障。2025年《档案管理规范化手册》提出，档案管理人员应定期接受培训，提升其专业素养与管理能力。2.1培训内容档案管理人员的培训内容应涵盖档案管理的基本理论、法律法规、技术操作、职业道德等方面。根据《2025年档案管理规范化手册》，档案管理人员需掌握以下培训内容：-档案分类与编码标准；-档案保管与安全技术；-档案检索与利用方法；-档案销毁与处置流程；-档案信息化管理技术；-档案法律法规与职业道德。2.2培训方式档案管理人员的培训方式应多样化，包括理论授课、案例分析、实操演练、在线学习等。根据《2025年档案管理规范化手册》，档案管理人员应每年接受不少于40学时的培训，确保其专业能力持续提升。2.3考核标准档案管理人员的考核应结合理论与实践，考核内容包括档案管理知识、操作技能、职业道德等。根据《2025年档案管理规范化手册》，考核标准应包括以下方面：-理论知识掌握情况；-档案管理操作能力；-档案安全与保密意识；-职业道德与服务态度。考核结果应作为档案管理人员晋升、评优、继续教育的重要依据。三、档案管理人员的岗位职责与考核标准7.3档案管理人员的岗位职责与考核标准档案管理人员的岗位职责与考核标准应围绕2025年《档案管理规范化手册》的要求，确保档案管理工作的规范化与高效化。3.1岗位职责档案管理人员的岗位职责主要包括以下几个方面：-档案的收集、整理、保管、利用、销毁；-档案信息的分类、编号、编目、检索；-档案安全与保密的管理；-档案信息化管理与技术应用；-档案管理人