采购询价制度及流程规范

PAGE采购询价制度及流程规范一、总则（一）目的为规范公司采购询价行为，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，特制定本制度及流程规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有物资采购、工程发包、服务采购等涉及询价环节的活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：采购询价信息应在规定范围内公开，接受公司内部监督。4.效益原则：在保证质量的前提下，通过合理询价，降低采购成本，提高公司经济效益。二、询价职责分工（一）采购部门1.负责制定采购询价计划，明确询价项目的具体要求、预算等。2.组织实施询价活动，收集、整理供应商报价信息。3.对供应商进行初步筛选和评估，推荐合格供应商名单。4.参与采购合同的谈判和签订工作。（二）需求部门1.提出采购需求，详细说明所需物资或服务的规格、型号、数量、质量要求、交货期等。2.协助采购部门进行供应商的考察和评估。3.参与采购合同的审核，对合同条款中涉及需求部分提出意见。（三）财务部门1.参与采购询价计划的审核，从财务角度对预算进行把关。2.负责对采购成本进行核算和分析，提供财务建议。3.监督采购资金的支付和使用情况。（四）审计部门1.对采购询价活动进行审计监督，检查询价过程是否合规。2.对采购合同进行审计，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。三、询价流程（一）询价准备1.需求确认采购部门收到需求部门提交的采购申请后，与需求部门进一步沟通，明确采购物资或服务的详细要求，包括技术规格、质量标准、数量、交货时间、售后服务等内容。对于复杂或特殊的采购项目，组织相关部门和人员进行需求评审，确保需求准确无误。2.制定询价计划采购部门根据需求确认情况，制定采购询价计划。询价计划应包括询价项目名称、采购内容描述、预算金额、询价时间安排、参与询价的供应商范围、询价方式等内容。询价计划经采购部门负责人审核后报公司分管领导批准。3.组建询价小组对于金额较大、技术复杂或涉及重要物资和服务的采购项目，成立询价小组。询价小组由采购部门、需求部门、财务部门、技术专家等相关人员组成，成员应具备相应的专业知识和经验。询价小组设组长一名，负责组织和协调询价工作。（二）选择供应商1.供应商信息收集采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括供应商目录、行业网站、供应商推荐、市场调研等。建立供应商信息库，记录供应商的基本情况、经营范围、产品质量、价格水平、售后服务等信息。2.供应商筛选根据采购项目的要求，从供应商信息库中筛选出符合条件的潜在供应商。对于新的采购项目，可通过招标公告、采购邀请等方式邀请潜在供应商参与询价。对筛选出的供应商进行初步评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、技术水平、价格竞争力等方面。3.确定询价供应商名单询价小组根据初步评估结果，确定参与询价的供应商名单。供应商名单应具有一定的代表性和竞争性，一般不少于三家。对于独家代理或只有少数供应商能够提供的物资和服务，经公司领导批准后，可以选择少于三家的供应商进行询价。（三）发出询价文件1.编制询价文件采购部门根据采购项目的需求，编制询价文件。询价文件应包括询价函、采购需求清单、技术规格要求、报价要求、交货时间及地点、售后服务要求、合同条款等内容。询价文件应清晰、准确地表达采购项目的要求，确保供应商能够理解并按照要求进行报价。2.发送询价文件采购部门将询价文件以书面或电子方式发送给确定的询价供应商。在发送询价文件时，应明确告知供应商询价的截止时间、报价方式、联系方式等重要信息。对于重要的采购项目，可组织供应商召开询价会议，对询价文件进行详细讲解和答疑。（四）供应商报价1.报价要求供应商应按照询价文件的要求，在规定的时间内提交报价文件。报价文件应包括报价函、报价明细清单、技术规格偏离表、商务条款偏离表等内容。报价应清晰、准确，注明货物的单价、总价、交货期、付款方式等关键信息。2.报价接收与整理采购部门在询价截止时间后，接收供应商的报价文件。对收到的报价文件进行整理和登记，检查报价文件是否齐全、符合要求。对不符合要求的报价文件，及时与供应商沟通，要求其补充或修正。（五）询价评审1.组建评审小组根据采购项目的特点和要求，由询价小组对供应商的报价进行评审。评审小组应保持独立、公正，严格按照评审标准进行评审。2.评审标准制定评审标准应包括价格、质量、交货期、售后服务、信誉等方面。价格评审应综合考虑报价的合理性、性价比等因素；质量评审应依据采购需求清单和技术规格要求，对供应商提供的产品或服务质量进行评估；交货期评审应关注供应商承诺的交货时间是否满足公司需求；售后服务评审应考察供应商提供售后服务的能力和水平；信誉评审应参考供应商的过往业绩、口碑等情况。3.评审过程评审小组对供应商的报价文件进行详细评审，对每个供应商的报价进行分析和比较。可以采用综合评分法、最低价法等评审方法确定中标供应商。在评审过程中，评审小组可以要求供应商对报价文件中的内容进行澄清和说明，但不得改变报价实质性内容。4.推荐中标候选人评审小组根据评审结果，推荐中标候选人名单。中标候选人一般为排名前三的供应商，如因特殊情况只有两家供应商参与询价且评审结果符合要求的，也可推荐两家供应商作为中标候选人。推荐中标候选人名单经询价小组组长签字确认后报公司领导审批。（六）确定中标供应商1.领导审批公司领导根据询价小组推荐的中标候选人名单进行审批，确定中标供应商。公司领导在审批过程中，应综合考虑采购项目的整体情况、公司利益和发展战略等因素。2.中标通知采购部门向中标供应商发出中标通知书，告知其已被确定为中标供应商，并要求其在规定时间内与公司签订采购合同。同时，向未中标的供应商发出未中标通知书，感谢其参与询价活动。（七）签订采购合同1.合同起草采购部门根据中标结果，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。合同条款应符合法律法规要求，保护公司的合法权益。2.合同审核采购合同起草完成后，提交公司相关部门进行审核。需求部门主要审核合同条款是否符合采购需求；财务部门审核合同付款方式、价格条款等是否符合公司财务规定；审计部门对合同进行合规性审计。审核部门应提出审核意见，采购部门根据审核意见对合同进行修改和完善。3.合同签订采购合同经审核无误后，由公司法定代表人或授权代表与中标供应商签订合同。签订合同前，应确保双方已就合同条款达成一致意见，并在合同上加盖双方公章或合同专用章。合同签订后，采购部门应将合同副本分发给相关部门存档。四、询价监督与管理（一）内部监督1.审计部门定期对采购询价活动进行审计，检查询价流程是否合规、评审过程是否公正、合同签订是否符合规定等。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.公司内部设立举报邮箱和电话，接受员工对采购询价活动中违规行为的举报。对举报信息进行及时调查和处理，保护举报人权益。（二）供应商管理1.建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价。评价结果作为供应商后续合作的重要依据。2.对于表现优秀的供应商，给予一定的奖励和优惠政策；对于出现质量问题、交货延迟、违反合同条款等情况的供应商，采取警告、罚款、暂停合作、取消合作资格等措施进行处理。（三）档案管理采购部门负责建立采购询价档案，对询价过程中的相关文件和资料进行整理、归档和保管。采购询价档案应包括采购申请、询价计划、询价文件、供应