公安备案刻章制度规范

PAGE公安备案刻章制度规范一、总则（一）目的为加强公司/组织印章管理，规范印章刻制、使用、保管等行为，维护公司/组织合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及印章刻制、使用、保管的部门和人员。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规及公安部门关于印章管理的规定，确保印章刻制、使用等行为合法合规。2.安全保密原则：加强印章安全防范措施，防止印章被盗用、冒用、伪造等情况发生，确保公司/组织信息安全。3.专人负责原则：明确印章管理责任人，实行专人专管，确保印章管理责任落实到位。二、印章种类及用途（一）公章公司/组织公章是公司/组织对外行使权力的象征，用于各类重要文件、合同、协议等的签署。（二）财务专用章用于公司/组织财务往来结算、票据开具等财务相关业务。（三）合同专用章专门用于签订各类经济合同，明确合同双方权利义务。（四）法定代表人章用于特定文件或业务需要法定代表人签字确认的情况。（五）部门章各部门根据工作需要刻制的印章，用于部门内部文件、资料等的处理。三、印章刻制（一）刻制申请1.各部门因工作需要刻制印章时，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格、数量等信息。2.《印章刻制申请表》需经部门负责人签字确认，并报公司/组织分管领导审批。（二）公安备案1.经审批同意后，由公司/组织指定专人负责到当地公安部门办理印章刻制备案手续。2.办理备案时，需提交以下材料：营业执照副本原件及复印件；法定代表人身份证明原件及复印件；印章刻制申请表；公安部门要求提供的其他材料。3.公安部门审核通过后，发放《印章刻制许可证》。（三）印章刻制1.持《印章刻制许可证》到具有合法资质的印章刻制单位进行印章刻制。2.印章刻制单位应按照公安部门规定的字体、规格、材质等要求进行刻制，确保印章质量。3.刻制完成后，印章刻制单位应将印章及印模交付公司/组织指定专人，并提供印章刻制发票。四、印章领取与启用（一）领取1.印章刻制完成后，由公司/组织指定专人凭有效证件到印章刻制单位领取印章。2.领取印章时，应仔细核对印章的名称、规格、材质、印模等信息，确保与《印章刻制申请表》一致。（二）启用1.印章领取后，应及时填写《印章启用登记表》注明启用日期、印章名称、保管人等信息。2.《印章启用登记表》需经部门负责人签字确认，并报公司/组织分管领导审批。3.印章启用前，应在公司/组织内部进行公示，告知全体员工印章启用情况及使用规定。五、印章使用（一）使用范围1.公章：用于公司/组织对外的各类重要文件、合同、协议、信函、报表等的签署。2.财务专用章：用于公司/组织财务往来结算、票据开具、资金收付等财务相关业务。3.合同专用章：用于签订各类经济合同，明确合同双方权利义务。4.法定代表人章：用于特定文件或业务需要法定代表人签字确认的情况。5.部门章：用于部门内部文件、资料、报表等的处理，不得对外使用。（二）使用流程1.用印申请：使用印章时，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息。2.审批：《印章使用申请表》需经部门负责人签字确认，并根据用印事项的重要程度报公司/组织分管领导、法定代表人审批。3.用印登记：经审批同意后，印章保管人应在《印章使用登记簿》上进行登记，注明用印日期、用印事项、用印文件名称、份数、审批人等信息。4.用印：印章保管人应严格按照审批意见进行用印，确保用印位置准确、清晰。用印完成后，应在《印章使用申请表》上加盖“已用印”章，并将申请表存档。（三）禁止使用情况1.未经审批同意的文件、合同、协议等不得使用印章。2.空白纸张、空白合同、空白介绍信等不得加盖印章。3.涉及违法违规、损害公司/组织利益的事项不得使用印章。六、印章保管（一）保管责任人1.公司/组织公章、财务专用章、合同专用章、法定代表人章由公司/组织办公室专人保管。2.部门章由各部门指定专人保管。（二）保管要求1.印章保管人应妥善保管印章，确保印章安全。印章应存放在安全可靠的保险柜或其他专用保管设备中，钥匙由保管人专人负责保管。2.印章保管人不得擅自将印章转借他人使用，不得在未经审批的情况下携带印章外出。3.印章保管人应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章损坏、丢失等情况，应及时报告公司/组织领导，并采取相应措施进行处理。（三）印章交接1.印章保管人因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应填写《印章交接登记表》，详细说明交接日期、印章名称、交接人、接交人等信息。2.《印章交接登记表》需经部门负责人签字确认，并报公司/组织分管领导审批。3.交接双方应在公司/组织领导或相关部门人员的监督下进行印章交接，确保印章交接清楚、无误。交接完成后，交接双方应在《印章交接登记表》上签字确认。七、印章停用与销毁（一）停用1.因公司/组织名称变更、业务调整、印章损坏等原因需要停用印章时，由公司/组织办公室填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用日期等信息。2.《印章停用申请表》需经部门负责人签字确认，并报公司/组织分管领导、法定代表人审批。3.印章停用后，印章保管人应及时将印章交回公司/组织办公室，并在《印章使用登记簿》上注明停用日期。（二）销毁1.经审批同意停用的印章，由公司/组织办公室统一组织销毁。2.销毁印章时应采用粉碎、熔化等方式进行，确保印章无法恢复使用。3.销毁印章时，应安排专人负责监督，并填写《印章销毁登记表》，详细说明销毁日期、印章名称、数量、销毁方式等信息。4.《印章销毁登记表》需经部门负责人签字确认，并报公司/组织分管领导审批。销毁完成后，《印章销毁登记表》应存档保存。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.公司/组织办公室应定期对印章管理情况进行检查，确保印章管理制度的有效执行。2.检查内容包括印章刻制、领取、启用、使用、保管、停用、销毁等环节的合规性，以及印章使用登记簿、印章交接登记表、印章销毁登记表等档案资料的完整性。（二）责任追究1.对于违反本制度规定，擅自刻制、使用、保管印章，导致公司/组