会计制度之处审批规范

PAGE会计制度之处审批规范一、总则（一）目的本规范旨在建立健全公司会计制度支出审批流程，确保公司资金使用的合理性、合规性和有效性，保障公司财务安全，提高财务管理水平，促进公司健康稳定发展。（二）适用范围本规范适用于公司内部所有涉及会计制度支出的审批事项，包括但不限于费用报销、采购付款、项目支出、资产购置等各类资金支出业务。（三）基本原则1.合法性原则：支出审批必须符合国家法律法规、财经政策以及公司内部规章制度的要求。2.真实性原则：各项支出应真实发生，凭证及相关资料应真实、完整地反映经济业务内容。3.合理性原则：支出应具有合理的商业目的，符合公司经营活动的需要，与公司规模和效益相匹配。4.审批流程规范原则：严格按照规定的审批流程进行操作，明确各环节的职责和权限，确保审批过程的严谨性和有序性。5.权责对等原则：审批人员应在其职责范围内行使审批权，承担相应的审批责任。二、支出审批流程（一）费用报销审批流程1.报销人填写报销单：报销人应按照公司规定的格式填写费用报销单，详细注明报销事由、金额、日期、附件张数等信息，并确保所附原始凭证真实、合法、有效。2.部门负责人审核：部门负责人对本部门员工的报销事项进行审核，重点审查报销内容是否与本部门业务相关、费用支出是否合理、审批手续是否齐全等。如审核通过，在报销单上签署意见并签字确认。3.财务部门初审：财务部门收到报销单后，首先对报销凭证的完整性、合规性进行初审。检查报销单填写是否规范、附件是否齐全、发票是否符合要求等。如发现问题，及时与报销人沟通并要求补充或更正。初审通过后，财务人员在报销单上注明初审意见。4.分管领导审批：根据公司授权，分管领导对报销金额较大或涉及重要业务的费用报销进行审批。审批时应综合考虑公司财务状况、业务需求等因素，做出同意或不同意报销的决定。如同意报销，在报销单上签字确认。5.财务负责人终审：财务负责人对所有报销事项进行最终审核，重点关注支出的合理性、资金安排的可行性以及是否符合公司财务政策等。终审通过后，在报销单上签字批准报销。6.报销支付：财务部门根据终审意见，按照公司资金支付流程进行报销款项的支付。（二）采购付款审批流程1.采购申请：采购部门根据业务需求填写采购申请表，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、预算金额、预计到货日期等信息，并附上相关的采购需求说明或合同草案。2.部门负责人审核：采购部门负责人对采购申请进行审核，重点审查采购需求的合理性、必要性以及预算安排是否得当。审核通过后，在采购申请表上签字确认。3.财务部门审核：财务部门收到采购申请表后，对采购预算进行审核，检查是否有足够的资金安排。同时，审查采购合同条款（如有）是否符合公司利益，付款方式是否合理等。审核通过后，在采购申请表上签署意见。4.分管领导审批：分管领导根据采购项目的重要性和金额大小进行审批。对于重大采购项目，可能需要组织相关部门进行论证后再做出审批决定。审批通过后，在采购申请表上签字。5.总经理审批：对于涉及公司重大资金支出或战略决策的采购项目，需经总经理审批。总经理综合考虑公司整体利益、市场情况等因素，做出最终审批意见。6.采购执行与付款：采购部门按照审批后的采购申请表组织采购活动，并在收到供应商发票及相关验收单据后，填写付款申请单。付款申请单需经部门负责人、财务部门审核后，按照审批流程进行付款审批，最终完成付款操作。（三）项目支出审批流程1.项目立项申请：项目负责人提交项目立项申请书，详细阐述项目背景、目标、内容、预算安排（包括各项费用明细）、预期成果及效益等内容。同时，附上项目可行性研究报告（如有）。2.项目评审：公司组织相关部门（如业务部门、财务部门、技术部门等）对项目立项申请进行评审。评审内容包括项目的必要性、可行性、技术合理性、经济效益等方面。评审小组根据评审结果提出意见和建议。3.分管领导审核：分管领导根据项目评审意见，对项目立项申请进行审核。重点关注项目是否符合公司战略规划、是否具备实施条件以及预算是否合理等。审核通过后，在立项申请书上签字。4.总经理审批：总经理对重大项目立项申请进行最终审批。总经理综合考虑公司资源状况、市场环境等因素，决定项目是否立项。如批准立项，下达项目任务书。5.项目实施与费用控制：项目负责人按照项目任务书组织项目实施，并严格控制项目费用支出。在项目实施过程中，如需调整预算，应按照规定的预算调整审批流程进行申请和审批。6.项目验收与结算：项目完成后，项目负责人提交项目验收申请及项目费用结算报告。验收小组对项目进行验收，审核项目成果是否达到预期目标、费用支出是否合规合理等。验收通过后，财务部门根据验收报告和结算报告进行项目费用结算审批，完成项目支出的最终核算。（四）资产购置审批流程（固定资产、无形资产等）1.资产购置申请：使用部门根据业务需要填写资产购置申请表，详细说明资产名称、规格型号、数量、用途、预算金额等信息，并附上资产购置的必要性说明。2.部门负责人审核：使用部门负责人对资产购置申请进行审核，确认资产购置与本部门业务需求相符，资产配置是否合理等。审核通过后，在申请表上签字。3.财务部门审核：财务部门对资产购置预算进行审核，检查是否有足够的资金安排。同时，考虑资产的折旧、摊销政策以及对公司财务状况的影响等。审核通过后，在申请表上签署意见。4.分管领导审批：分管领导根据资产购置的重要性和金额大小进行审批。对于价值较高的资产购置，可能需要进行市场调研或技术评估后再做出审批决定。审批通过后，在申请表上签字。5.总经理审批：对于重大资产购置项目，需经总经理审批。总经理综合考虑公司战略规划、资金状况等因素，做出最终审批意见。6.资产采购与入账：采购部门按照审批后的申请表进行资产采购，并在资产验收合格后，及时办理资产入账手续。财务部门根据资产采购发票、验收报告等凭证进行账务处理。三、审批职责与权限（一）报销人职责1.对所报销费用的真实性、合法性负责，确保报销事项与公司业务相关且符合公司规定。2.按照规定填写报销单，提供完整、真实、有效的原始凭证，并对报销内容的准确性进行核对。3.配合财务部门及其他审批人员的审核工作，对提出的疑问进行解释和说明。（二）部门负责人职责1.对本部门员工的报销事项进行合理性审查，确保费用支出与本部门业务活动相符。2.监督本部门员工遵守公司财务制度，对违规报销行为承担管理责任。3.在职责范围内对报销事项进行审批，对审批结果负责。（三）财务部门职责1.负责对报销凭证、采购合同、项目预算等进行合规性审核，确保支出符合法律法规和公司财务制度要求。2.对各项支出的资金安排进行审核，监控公司财务状况，防范财务风险。3.提供财务政策咨询和指导，协助其他部门正确执行会计制度和审批流程。4.对审批通过的报销事项进行账务处理，记录和反映公司财务收支情况。（四）分管领导职责1.根据公司授权，对分管业务范围内的支出审批事项进行审核，综合考虑业务需求和公司整体利益。2.对重大支出项目进行决策，确保决策符合公司战略方向和财务状况。3.监督分管部门的财务支出情况，对违规行为及时纠正并追究责任。（五）总经理职责1.对公司重大资金支出、重要项目立项等进行最终审批决策，把握公司整体财务风险和战略方向。2.协调各部门之间的财务关系，确保公司财务活动有序进行。3.根据公司经营情况和发展需要，对财务制度和审批流程进行宏观指导和调整。四、审批相关凭证与资料要求（一）费用报销凭证要求1.发票：必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应填写完整，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务或商品明细、金额、税率、税额等，且加盖发票专用章。2.收据：对于确实无法取得发票的小额支出，可以使用财政部门监制的收据，但需注明支出事由、金额等信息，并由收款单位盖章确认。3.其他凭证：如车票、机票、住宿发票、餐饮发票等，应与报销事项相关，凭证上的信息应清晰可辨，能够证明支出的真实性和合理性。4.报销单填写：报销单应使用公司统一格式，填写内容准确、完整，包括报销日期、报销人姓名、部门、报销事由、金额、附件张数等，并由报销人签字确认。（二）采购付款凭证要求1.采购合同：采购合同应明确采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、付款方式等条款，合同双方应签字盖章确认。对于重大采购项目，合同需经过公司法律部门审核。2.验收报告：采购物品到货后，应由验收部门或使用部门对货物的数量、质量、规格等进行验收，并出具验收报告。验收报告应详细记录验收情况，验收人员签字确认。3.发票：与费用报销发票要求相同，发票内容应与采购合同一致，确保采购业务的真实性和合规性。4.付款申请单：付款申请单应填写采购合同编号、发票号码、付款金额、付款方式等信息，并经相关部门审核签字后提交财务部门。（三）项目支出凭证要求1.项目立项申请书：详细记录项目背景、目标、内容、预算等信息，作为项目启动的依据。2.项目预算表：明确项目各项费用的预算安排，包括人员费用、设备购置费用、材料费用、差旅费等明细，预算应合理、准确。3.项目进度报告：定期提交项目进度报告，反映项目实施情况，包括已完成的工作内容、未完成的工作及原因、预计完成时间等，作为项目费用支出控制和核算的依据。4.项目验收报告：项目完成后，验收报告应详细说明项目成果、验收标准、验收结论等内容，验收合格后方可进行项目费用结算。5.发票及其他费用凭证：与项目支出相关的各项费用发票及其他凭证应符合费用报销凭证要求，确保费用支出的真实性和合规性。（四）资产购置凭证要求1.资产购置申请表：详细记录资产名称、规格型号、数量、用途、预算金额等信息，作为资产购置审批的依据。2.采购合同或协议：明确资产采购的各项条款，包括价格、交货期、售后服务等，合同双方签字盖章确认。3.资产验收报告：验收部门对购置资产的数量、质量、规格等进行验收后出具的报告，验收人员签字确认。4.发票：资产购置发票应注明资产名称、规格型号、数量、金额等信息，确保资产入账价值的准确性。5.资产入账凭证：财务部门根据资产采购发票、验收报告等办理资产入账手续，生成相应的会计凭证。五、特殊情况处理（一）紧急支出情况在遇到紧急业务需要立即支出资金的情况下，如突发事件处理、重要客户接待等，可由相关业务部门负责人提出紧急支出申请，说明紧急情况及支出必要性。经分管领导同意后，可先进行支出，但事后应及时补办完整的审批手续，并向财务部门提供详细的支出说明和相关凭证。（二）预算外支出对于预算外支出项目，业务部门应提前提交专项申请，详细说明支出原因、金额、对公司业务的影响等情况。经财务部门审核资金来源及合理性后，报分管领导和总经理审批。审批通过后，方可进行预算外支出。财务部门应在后续的预算调整中对预算进行相应修订。（三）跨部门支出涉及多个部门的联合支出项目，由牵头部门负责组织填写审批申请，并协调各相关部门进行审核签字。各部门应明确各自在项目中的职责和费用分担情况，确保支出合理、合规。财务部门在审核时，应综合考虑各部门的费用分担及整体资金安排。六、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对会计制度支出审批情况进行审计检查，重点审查审批流程的执行情况、审批权限的合规性、支出的合理性和真实性等。对于发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）财务部门日常监督财务部门在日常工作中对各项支出进行实时监控，发现异常支出或不符合审批流程的情况及时与相关部门沟通核实，并要求纠正。定期对支出数据进行分析，评估公司资金使用效率和财务风险状况，为公司财务管理提供