采购项目规范化管理制度

PAGE采购项目规范化管理制度一、总则（一）目的为加强公司采购项目管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有采购项目，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.公平公正原则：采购过程应公开透明，确保所有供应商享有平等的参与机会，不得偏袒任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责重大采购项目的决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购战略和政策。2.审批年度采购计划。3.决策重大采购项目的采购方式、供应商选择等关键事项。（二）采购执行部门采购部门作为采购项目的执行机构，负责具体采购工作的组织实施。其职责如下：1.编制采购计划和预算。2.组织采购项目的招标、询价、谈判等采购活动。3.对供应商进行调查、评估和管理。4.签订采购合同，并跟踪合同执行情况。5.协调解决采购过程中的问题。（三）相关部门职责1.需求部门提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等。参与采购项目的技术评审和验收工作。2.财务部门审核采购预算和资金安排。参与采购合同的审核，负责采购款项的支付审核与结算。3.质量部门制定采购物资的质量标准和验收规范。参与采购项目的质量评审和验收工作。三、采购计划管理（一）采购计划编制1.采购部门应根据公司年度经营计划、生产计划、项目进度等，结合库存状况，编制年度采购计划。年度采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预计采购时间等内容。2.对于临时性或紧急采购需求，需求部门应填写《临时采购申请表》，详细说明采购原因、采购内容、预计采购时间等，经部门负责人审批后提交采购部门。采购部门应根据实际情况及时安排采购。（二）采购计划审批1.年度采购计划需经采购部门负责人审核后，报采购决策委员会审批。2.临时采购申请表经采购部门负责人审批后，金额较小的由采购部门直接组织采购；金额较大的（具体金额标准由公司另行规定），需报采购决策委员会审批。（三）采购计划调整1.因市场变化、公司经营计划调整等原因需要调整采购计划的，采购部门应及时填写《采购计划调整申请表》，说明调整原因、调整内容等，按原审批流程进行审批。2.采购计划调整后，采购部门应及时通知相关部门，确保各项工作顺利进行。四、供应商管理（一）供应商调查与选择1.采购部门应建立供应商信息库，通过多种渠道收集供应商信息，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等。2.对于新的采购项目，采购部门应根据采购需求，从供应商信息库中筛选出潜在供应商，并进行实地考察或调查。考察内容包括供应商的生产经营状况、质量管理体系、环保情况等。3.根据考察结果，采购部门对潜在供应商进行综合评估，评估指标可包括资质、业绩、质量、价格、服务等。按照评估得分对供应商进行排名，选择排名靠前的供应商作为候选供应商。4.对于重大采购项目，采购部门应组织相关部门对候选供应商进行联合评审，评审内容包括技术方案、商务条款、售后服务等。根据评审结果确定最终供应商。（二）供应商评估与考核1.采购部门应定期对供应商进行评估和考核，评估周期可根据实际情况设定，一般为每年一次。评估内容包括供应商的交货期、产品质量、售后服务、价格水平等方面的表现。2.采购部门应建立供应商评估档案，记录供应商的评估结果。对于评估不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如供应商整改后仍不符合要求，采购部门应暂停或终止与其合作。（三）供应商激励与淘汰1.公司对优秀供应商给予适当的激励措施，如优先合作、增加订单量、给予奖励等。2.对于连续评估不合格、出现严重违约行为或不再符合公司采购要求的供应商，采购部门应将其从供应商信息库中淘汰，并及时通知相关部门。五、采购方式与流程（一）采购方式1.招标采购：适用于采购金额较大、技术复杂、竞争充分的采购项目。采购部门应按照国家有关法律法规和公司内部规定，组织公开招标或邀请招标。2.询价采购：适用于采购金额较小、规格标准统一、市场货源充足的采购项目。采购部门向多家供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价，根据报价情况选择合适的供应商。3.谈判采购：适用于采购项目具有特殊性、独家供应或需要与供应商进行深入沟通协商的情况。采购部门与供应商进行谈判，确定采购价格、交货期、质量标准等条款。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购等特殊情况。单一来源采购需经采购决策委员会审批。（二）招标采购流程1.招标策划：采购部门根据采购项目特点，制定招标方案，明确招标范围、招标方式、评标标准等内容。2.发布招标公告：在公司内部网站、相关行业媒体等渠道发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。3.发售招标文件：向购买招标文件的供应商提供招标文件，并收取相应费用。4.开标：在规定时间和地点组织开标会议，由供应商或其代表出席，当众开启投标文件，宣读投标人名称、投标价格等内容。5.评标：组建评标委员会，按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。6.定标：采购决策委员会根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并发布中标公告。7.签订合同：采购部门与中标供应商签订采购合同。（三）询价采购流程1.选择询价供应商：采购部门从供应商信息库中选择若干家供应商作为询价对象。2.发出询价单：向询价供应商发出询价单，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求、交货期等内容，并要求其在规定时间内报价。3.接收报价：采购部门接收询价供应商的报价，并进行整理和比较。4.确定供应商：根据报价情况，选择报价合理、满足采购要求的供应商，与其进行进一步沟通协商，确定最终采购价格和交货期等条款。5.签订合同：采购部门与选定的供应商签订采购合同。（四）谈判采购流程1.确定谈判供应商：采购部门根据采购项目情况，选择一家或几家供应商作为谈判对象。2.制定谈判方案：采购部门制定谈判方案，明确谈判目标、谈判策略、谈判议程等内容。3.组织谈判：采购部门与供应商进行谈判，就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行协商。谈判过程中，采购部门应做好记录。4.达成协议：经过谈判，双方达成一致意见，签订采购合同。（五）单一来源采购流程1.提出申请：采购部门或需求部门填写《单一来源采购申请表》，说明采用单一来源采购的原因、采购内容、供应商名称等情况。2.审核审批：《单一来源采购申请表》经采购部门负责人审核后，报采购决策委员会审批。3.签订合同：采购部门与供应商签订采购合同。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括采购物资或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订前，采购部门应将合同草本提交相关部门审核，审核内容包括合同条款的合法性、完整性、合理性等。相关部门提出审核意见后，采购部门进行修改完善。3.采购合同经双方签字盖章后生效。采购部门应及时将合同副本分发给相关部门存档。（二）合同执行1.采购部门应跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。2.需求部门应配合采购部门做好合同执行过程中的验收工作，按照合同约定的质量标准进行验收。如发现质量问题或其他违约情况，应及时通知采购部门。3.财务部门应按照合同约定的付款方式和时间，及时办理采购款项的支付手续。（三）合同变更与解除1.在合同执行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更合同条款的，采购部门应与供应商协商一致，并签订合同变更协议。合同变更协议应报相关部门备案。2.如因一方违约或其他原因需要解除合同的，采购部门应按照合同约定和法律法规的规定，与供应商协商解除合同，并办理相关手续。解除合同造成的损失，按照合同约定和法律法规的规定承担责任。七、采购验收管理（一）验收标准1.采购物资或服务的验收应按照合同约定的质量标准、技术规范等进行。2.对于没有合同约定的，应按照国家相关标准、行业标准或企业内部标准进行验收。（二）验收组织1.采购项目的验收工作由需求部门负责组织实施，采购部门、质量部门等相关部门参与。2.对于重大采购项目或技术复杂的采购项目，可邀请外部专家参与验收。（三）验收程序1.供应商交货前，应提前通知采购部门和需求部门。需求部门应组织相关人员做好验收准备工作。2.供应商交货时，采购部门和需求部门应共同对货物的数量、规格、型号等进行核对，并按照验收标准进行质量检验。3.验收合格后，需求部门应填写《采购验收报告》，经相关人员签字确认后存档。如验收不合格，需求部门应及时通知采购部门，采购部门应与供应商协商解决，要求其限期整改或退换货物。八、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购项目进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、合同风险等。2.采用定性与定量相结合的方法对风险进行评估，确定风险等级，为风险应对提供依据。（二）风险应对措施1.供应商违约风险应对：加强供应商管理，选择信誉良好、实力较强、履约能力可靠的供应商；在合同中明确违约责任和赔偿条款；加强合同执行过程的监督和跟踪。2.质量风险应对：严格控制采购物资的质量标准，加强验收环节的管理；要求供应商提供质量保证文件；定期对采购物资进行抽检。3.价格风险应对：建立价格监测机制，及时了解市场价格动态；采用招标、询价、谈判等多种采购方式，合理确定采购价格；与供应商签订价格调整条款。4.合同风险应对：加强合同审核管理，确保合同条款合法、完整、合理；明确合同双方的权利和义务；及时处理合同变更和解除事项。九、监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购项目进行审计，检查采购活动是否符合本制度