保密制度执行还不规范

PAGE保密制度执行还不规范关于保密制度执行规范的规定一、总则（一）目的为加强公司保密管理，确保公司商业秘密、敏感信息等得到妥善保护，防止因保密制度执行不规范导致公司利益受损，特制定本规定。（二）适用范围本规定适用于公司全体员工、合作方人员以及任何因工作需要接触公司保密信息的个人。（三）定义1.保密信息：指公司在经营活动中产生的、不为公众所知悉、能为公司带来经济利益、具有实用性并经公司采取保密措施的技术信息、经营信息等各类信息。包括但不限于产品研发资料、客户名单、市场策略、财务数据、合同协议等。2.保密制度执行：涵盖从保密信息的产生、传递、存储、使用到销毁等全过程中，员工及相关人员应遵循的各项保密要求和操作规范。二、保密信息的分类与标识（一）分类1.技术类保密信息包括公司自主研发的产品设计方案、生产工艺、技术诀窍、专利技术等。例如，公司新研发的电子产品的电路设计图、独特的制造工艺参数等。2.经营类保密信息如客户资源信息（包括客户名称、联系方式、交易记录等）、市场调研报告、销售策略、定价政策等。以某一重要客户的详细合作计划及未来业务拓展方向为例。3.财务类保密信息包含财务报表、预算方案、成本核算资料、资金运作情况等。像公司年度财务预算的具体明细及关键财务指标的分析预测数据。4.其他类保密信息涉及公司内部管理文件、人事档案、未公开的会议纪要等。例如，关于公司重大组织架构调整的内部讨论纪要。（二）标识1.对于不同类别的保密信息，应在载体显著位置进行标识。如文件首页左上角标注“保密技术类”“保密经营类”等字样。2.电子文档应在文件名前添加相应保密类别标识，如“[保密财务类]年度财务预算报告”。3.存储保密信息的介质（如硬盘、U盘等）应粘贴明显的保密标识标签，注明信息类别及保密等级。三、保密信息的产生与收集（一）信息产生1.员工在工作过程中因履行职责产生的保密信息，其知识产权归公司所有。员工应及时将相关信息整理并提交给公司指定的保密管理部门或人员。2.涉及公司商业秘密的项目研发、业务洽谈等活动，参与人员应在活动开始前明确保密要求，并在活动过程中严格按照规定执行。（二）信息收集1.公司各部门在收集外部信息时，若涉及保密信息，应进行严格审查和筛选。对于可能包含保密信息的资料、文件等，收集人员应确保其来源合法合规，并采取必要的保密措施。2.在与合作方交流过程中获取的保密信息，应签订保密协议或在合作合同中明确保密条款，确保信息得到妥善保护。四、保密信息的传递与共享（一）传递方式1.纸质保密文件应通过专门的内部文件传递渠道进行传递，如机要文件交换站或专人递送。传递过程中要确保文件的安全，避免丢失、泄露。2.电子保密信息应通过公司内部加密网络进行传输，禁止通过外部公共网络（如免费邮箱、社交软件等）传递敏感信息。若因特殊情况需要通过外部网络传输，必须进行加密处理，并提前向保密管理部门报备。（二）共享限制1.保密信息原则上仅限公司内部经授权的人员使用和共享。未经公司高层批准，严禁将保密信息共享给外部第三方。2.在公司内部共享保密信息时，需明确共享范围和目的，并要求接收人员签署保密承诺书，承诺对信息进行保密。五、保密信息的存储与保管（一）存储要求1.纸质保密文件应存放在专门的保密文件柜中，文件柜应具备防盗、防火、防潮等功能。同时，按照保密信息类别进行分类存放，并建立详细的文件目录索引，便于查找和管理。2.电子保密信息应存储在公司内部的加密服务器或存储设备上，并定期进行备份。备份数据应存放在不同的物理位置，以防止数据丢失。（二）保管责任1.各部门负责人为所在部门保密信息存储与保管的第一责任人，应指定专人负责具体的保管工作，并确保保管人员具备必要的保密意识和技能。2.保管人员应严格遵守保密制度，定期对存储的保密信息进行检查和盘点，发现问题及时报告并采取措施解决。六、保密信息的使用与访问控制（一）使用规范1.员工在使用保密信息时，应严格按照公司规定的用途和范围进行使用，不得擅自扩大使用范围或用于其他非公司业务目的。2.在使用过程中，要注意对保密信息的保护，避免因不当操作导致信息泄露。如在处理电子文档时，应设置合理的访问权限，防止他人未经授权访问。（二）访问控制1.公司建立保密信息访问权限管理制度，根据员工的工作职责和岗位需求，设定不同的访问级别。只有经过授权的人员才能访问相应级别的保密信息。2.对于涉及重要保密信息的系统和设备，应设置严格的身份认证和密码保护机制。员工的账号密码应定期更换，不得随意透露给他人。七、保密信息的销毁（一）销毁情形1.保密信息在超过规定的保存期限后，或因业务不再需要时，应进行销毁处理。2.对于已泄露或可能已泄露的保密信息，应立即采取措施进行销毁，防止信息进一步扩散。（二）销毁方式1.纸质保密文件应采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，确保文件内容无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、文件名称及数量等。2.电子保密信息应通过专业的数据擦除软件进行彻底删除，并对存储介质进行物理破坏，如格式化硬盘、销毁U盘等。同样，电子信息销毁过程也需做好记录。八、监督与检查（一）监督机制1.公司设立保密管理监督小组，由公司高层管理人员、各部门负责人代表等组成。负责定期对公司保密制度执行情况进行监督检查。2.保密管理部门负责日常的保密监督工作，对发现的问题及时进行记录和反馈，并跟踪整改情况。（二）检查内容1.检查保密制度的宣传培训情况，确保员工了解并掌握保密要求和操作规范。2.审查保密信息的标识、存储、传递、使用、销毁等环节的执行情况，查看是否存在违规行为。3.检查保密协议的签订和执行情况，以及员工的保密承诺书签署情况。九、违规处理（一）违规行为界定1.未经授权获取、使用、传递公司保密信息。2.违反保密制度规定，擅自扩大保密信息使用范围或泄露给无关人员。3.未按照规定对保密信息进行标识、存储、保管、销毁等操作。4.拒绝配合公司保密管理部门的监督检查工作。（二）处理措施1.对于首次违规且情节较轻的员工，给予警告处分，并要求其立即整改违规行为。同时，对其进行保密知识再培训。2.对于多次违规或情节严重的员工，视情况给予降职、降薪、解除劳动合同等处理。给公司造成经济损失的，公司将依法追究其赔偿责任。3.对于因违规行为导致公司商业秘密泄露的外部合作方人员，公司有权依法追究其法律责任，并要求其承担相应的经济赔偿。十、附则（一）解释权本规定由公司保密管理部门