大学会议管理规范制度

PAGE大学会议管理规范制度一、总则（一）目的为了加强大学会议管理，提高会议效率和质量，确保学校各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规以及学校实际情况，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于大学内各类会议，包括学校层面的党政工作会议、学术研讨会、教学工作会议、学生工作会议等，以及各学院、部门组织的工作会议、座谈会等。（三）基本原则1.精简高效原则：严格控制会议数量、规模和时间，提高会议效率，避免形式主义和不必要的会议。2.规范有序原则：会议组织、议程安排、文件准备、记录纪要等环节应遵循规范流程，确保会议有序进行。3.务实创新原则：会议内容应紧密围绕学校中心工作，注重实际效果，鼓励创新会议形式和方法，提高会议质量。二、会议分类及组织管理（一）学校层面会议1.党政工作会议会议性质：学校党委和行政共同研究决策学校重大事项、部署重要工作的会议。参会人员：学校领导班子成员、各学院党委书记、院长、职能部门负责人等。会议组织：由学校办公室负责筹备，提前确定会议主题、议程、时间、地点，并通知参会人员。会议材料应提前准备，确保内容准确、精炼。会议记录由专人负责，会后及时整理形成会议纪要，经领导审定后印发。2.学术研讨会会议性质：围绕学术前沿问题、学科建设等开展学术交流与研讨的会议。参会人员：相关学科领域的专家学者、校内教师及研究生等。会议组织：由主办单位负责筹备，明确会议主题、征稿要求、时间安排等。提前邀请专家学者作为报告人，并组织论文评审。会议期间应安排学术交流环节，鼓励参会人员积极发言。会议结束后，可根据需要整理会议成果，如出版论文集、形成研究报告等。3.教学工作会议会议性质：研究部署学校教学工作、交流教学经验、推动教学改革的会议。参会人员：分管教学的校领导、教务处及各学院教学副院长、系主任、教学秘书、骨干教师等。会议组织：教务处负责会议筹备，提前收集教学工作中的重点、难点问题，确定会议议程。会议应注重教学成果展示和经验分享，鼓励教师提出教学改革建议。会后应及时将会议精神传达至各教学单位，并跟踪落实相关教学工作任务。4.学生工作会议会议性质：研究学生思想政治教育、日常管理、就业创业等工作的会议。参会人员：分管学生工作的校领导、学生工作部（处）及各学院党委副书记、辅导员等。会议组织：学生工作部（处）负责筹备，会前梳理学生工作中的突出问题，确定会议重点。会议应强调学生工作的针对性和实效性，交流工作经验，部署下一阶段工作任务。会议记录应详细记录学生工作相关情况，会后及时形成纪要并推动落实。（二）学院、部门会议1.工作会议会议性质：各学院、部门传达学校工作部署、研究本单位工作计划和措施、协调解决工作问题的会议。参会人员：本学院、部门全体教职工或相关工作人员。会议组织：由各学院、部门自行负责筹备，提前确定会议主题、时间、地点和议程，并通知参会人员。会议应注重工作落实，明确任务分工和时间节点。会议记录可根据需要整理形成纪要，供本单位内部参考。2.座谈会会议性质：围绕特定主题，广泛听取师生意见和建议的交流会议。参会人员：根据会议主题确定，包括教师代表、学生代表、相关职能部门人员等。会议组织：由发起单位负责筹备，提前公布会议主题和参会人员范围，鼓励参会人员充分发表意见。会议应营造宽松的交流氛围，认真记录参会人员的发言内容，并及时反馈相关意见和建议的处理情况。三、会议准备（一）会议计划制定1.会议主办单位应提前制定会议计划，明确会议主题、目的、时间、地点、参会人员范围、议程安排等内容。2.会议计划应根据学校工作安排和实际需要进行合理安排，避免与其他重要活动冲突。对于涉及多个部门或学院的会议，应提前做好沟通协调工作。（二）会议材料准备1.根据会议主题和议程，准备相关会议材料，如工作报告、方案草案、数据资料、参考文件等。材料应内容准确、逻辑清晰、语言简洁。2.重要会议材料应提前印发给参会人员，以便参会人员提前熟悉会议内容，做好发言准备。对于临时增加的会议材料，应确保及时、准确地发放给参会人员。（三）会议通知1.会议主办单位应提前向参会人员发送会议通知，通知内容应包括会议主题、时间、地点、议程、参会要求等信息。2.会议通知应通过正式渠道发送，如学校办公系统、电子邮件、纸质通知等。对于重要会议，应确保参会人员收到通知并确认是否能够按时参会。（四）会场布置1.根据会议规模和性质，合理布置会场。会场应整洁、舒适、光线充足，音响、投影仪等设备应正常运行。2.对于重要会议，可根据需要摆放鲜花、悬挂横幅等，营造庄重、热烈的会议氛围。同时，应安排专人负责会场服务，确保会议期间的茶水供应、设备维护等工作。四、会议召开（一）会议签到1.参会人员应按时到达会场，在会议签到表上签到。会议工作人员应认真核对参会人员身份，确保签到信息准确无误。2.对于未按时签到的参会人员，会议工作人员应及时联系，了解原因，并做好记录。（二）会议主持1.会议应指定专人担任主持人，主持人应熟悉会议议程和内容，具备较强的组织协调能力和语言表达能力。2.主持人应按照会议议程有序组织会议，引导参会人员发言，控制会议节奏和时间，确保会议顺利进行。（三）会议发言1.参会人员应围绕会议主题积极发言，观点明确，论据充分，语言简洁。发言内容应与会议议程相关，避免偏离主题或冗长拖沓。2.对于重要发言，可提前准备发言稿，并在规定时间内进行发言。发言结束后，其他参会人员如有不同意见或建议，可进行补充发言或讨论。（四）会议记录1.会议应安排专人负责记录，记录人员应认真记录会议内容，包括会议主题、议程、发言要点、讨论结果、决议事项等。2.会议记录应客观、准确、完整，不得随意增减或歪曲发言内容。记录完成后，应及时整理形成会议纪要，并经主持人审核确认。（五）会议秩序维护1.参会人员应遵守会议纪律，关闭手机或调至静音状态，不得随意走动、交头接耳或从事与会议无关的事情。2.会议工作人员应加强会场秩序管理，及时提醒参会人员遵守会议纪律，确保会议正常进行。对于违反会议纪律的行为，应及时进行制止和处理。五、会议纪要与决议（一）会议纪要1.会议纪要应在会议结束后及时整理形成，内容应准确概括会议主要内容、讨论结果和决议事项。2.会议纪要应经主持人审核签字后印发给参会人员，并根据需要报送学校领导和相关部门。会议纪要应作为学校工作决策和执行的重要依据，相关部门和人员应认真落实会议纪要中的各项要求。（二）会议决议1.对于会议形成的决议事项，应明确责任部门、责任人、完成时间和工作要求等。2.责任部门应按照决议要求制定具体的工作计划和措施，并认真组织实施。学校办公室应加强对决议事项落实情况的跟踪检查，及时向学校领导汇报进展情况。六、会议后续工作（一）文件归档1.会议结束后，会议主办单位应及时将会议相关文件进行整理归档，包括会议通知、会议材料、会议记录、会议纪要等。2.文件归档应按照学校档案管理规定进行分类、编号和存放，便于查阅和使用。（二）工作落实跟踪1.学校办公室和相关部门应加强对会议决议事项落实情况的跟踪检查，及时掌握工作进展情况。2.对于工作落实过程中出现的问题，应及时协调解决，并向学校