2026年剧本杀运营公司财务软件使用管理制度

2026年剧本杀运营公司财务软件使用管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司旗下职能部门及剧本杀门店财务软件的全流程使用管理，保障财务数据的真实性、准确性、完整性和安全性，提升财务核算效率与管理水平，防范数据泄露、操作失误、权限滥用等风险，确保财务工作合规有序开展，结合剧本杀行业财务运营特性（如门店营收多元化、会员充值管理、剧本采购成本核算等）及公司实际经营情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司旗下所有职能部门、各剧本杀门店及全体使用财务软件的从业人员（含财务人员、门店营收统计人员、行政部相关管理人员等），涵盖财务软件的选型采购、安装部署、账号权限、数据录入、核算处理、数据备份、维护升级、安全防护及注销处置等全流程工作。公司所有与财务软件相关的操作及管理活动，均需严格遵循本制度规定。第三条核心定义本制度所指财务软件，是公司用于开展财务核算、资金管理、成本控制、营收统计等工作的专业软件系统，包括账务处理模块、报表管理模块、应收应付模块、固定资产模块、门店营收统计模块、会员充值管理模块等功能模块；财务软件相关数据包括会计凭证、账簿、报表、门店营收数据、会员消费数据、采购付款数据、税务申报数据等各类财务信息；账号权限是指根据岗位职责为用户分配的财务软件操作权限，分为系统管理员权限、账务处理权限、数据查询权限、门店营收录入权限等不同类型。第四条核心原则合规使用原则：严格遵循《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》等相关法律法规，规范财务软件操作流程，确保财务核算合规。数据安全原则：建立全流程数据安全防护机制，保障财务数据在录入、存储、传输、使用过程中的安全，防范数据泄露、丢失或篡改。权责明确原则：按岗位职责分配财务软件账号权限，做到“谁操作、谁负责”，明确各岗位操作范围与责任边界，杜绝越权操作。全程可控原则：建立财务软件使用全流程管理机制，对账号创建、权限变更、数据录入、核算处理、数据备份等关键环节进行全程记录，确保操作可追溯。高效实用原则：充分发挥财务软件的功能优势，优化财务工作流程，提升财务核算与管理效率，保障财务数据及时支撑公司经营决策。第五条制度依据本制度依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国企业所得税法》《企业会计准则》《会计基础工作规范》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国网络安全法》《会计档案管理办法》等国家法律法规，结合公司《财务管理制度》《资产管理制度》《行政办公管理规范》《门店标准化运营手册》等内部制度制定。未尽事宜，需严格遵循相关法律法规及公司其他管理规定。第二章组织架构与职责分工第六条组织架构公司成立财务软件管理工作小组（以下简称“软件小组”），由公司总经理担任组长，分管财务的副总经理担任副组长，成员包括财务部、行政部、法务部、运营管理部负责人及各门店店长。软件小组统筹协调财务软件管理重大事项，财务部为日常执行部门，牵头负责财务软件全流程使用管理的组织实施、监督检查等工作，各相关部门协同配合落实管理要求。第七条各职能部门核心职责财务部：牵头制定与修订财务软件使用管理制度及相关细则；负责财务软件的选型调研、采购申请及功能需求确认；牵头开展财务软件的安装部署、账号创建、权限分配及日常运维管理；指导全体使用人员规范操作财务软件；负责财务数据的录入、核算处理、报表编制及数据审核；建立财务软件使用台账，记录账号权限变更、操作日志等关键信息；负责财务数据的备份与恢复管理；定期开展财务软件使用安全检查；收集整理使用反馈，提出软件优化或升级建议；定期向软件小组汇报财务软件使用管理情况。行政部：协助财务部开展财务软件的采购实施、合同签订及费用结算工作；负责财务软件运行所需硬件设备（如服务器、电脑终端）的采购、安装及维护；保障财务软件运行的网络环境安全稳定；协助财务部开展财务软件使用相关培训；配合财务部做好财务软件数据安全防护工作（如网络防火墙配置、病毒查杀等）。法务部：负责审核财务软件采购合同的合规性，排查合同风险（如知识产权、数据安全责任、售后服务等条款）；提供财务软件使用相关法律法规咨询，解读数据安全、会计合规等相关标准；协助处理因财务软件使用引发的法律纠纷（如数据泄露、软件侵权等）；参与财务软件选型调研，提出合规性建议。运营管理部：收集各门店财务软件使用需求（如营收统计、会员充值录入等），同步至财务部；监督各门店使用人员严格遵循财务软件操作规范，确保门店营收数据、会员消费数据准确及时录入；协助财务部核查门店录入数据的真实性与完整性；向财务部反馈门店在财务软件使用过程中存在的问题及优化建议。软件小组：审批财务软件使用管理制度及修订方案；审议财务软件选型采购方案、重大升级改造项目及相关费用预算；监督制度执行情况，协调解决财务软件使用管理过程中的重大问题（如数据安全事故、软件重大故障等）；审批财务软件账号权限重大调整、数据恢复方案及管理优化建议。第八条各岗位使用人员职责财务软件系统管理员：由财务部指定专人担任，负责财务软件的整体运维管理，包括系统安装、参数配置、账号创建与注销、权限分配与变更、操作日志监控、软件故障排查等；定期检查财务软件运行状态，保障系统稳定运行；严格保管系统管理员账号密码，严禁泄露或转借；及时处理各使用人员反馈的软件使用问题，无法解决的及时上报财务部负责人。财务核算人员：严格遵循财务核算规范，准确及时录入会计凭证、采购付款、营收数据等财务信息；按规定开展账务处理、凭证审核、账簿登记及报表编制工作；妥善保管个人财务软件账号密码，定期更换密码；及时备份个人操作相关的财务数据；发现财务数据异常或软件操作问题时，及时向系统管理员或财务部负责人反馈；严格遵守数据保密规定，不泄露财务数据。门店营收统计人员：负责门店日常营收数据（如剧本费收入、饮品销售、会员充值等）的准确录入，确保录入数据与实际营收一致；按规定时限完成营收数据录入与核对工作，提交财务人员审核；妥善保管门店营收录入权限账号密码，不转借他人使用；协助财务人员核查营收数据，提供相关原始凭证；发现营收数据异常或软件操作问题时，及时向门店店长及财务部反馈。各门店店长：作为门店财务软件使用管理第一责任人，监督门店营收统计人员严格遵循财务软件操作规范；审核门店营收数据录入的准确性与及时性；确保门店相关原始营收凭证完整留存，便于财务核查；协助财务部开展门店财务数据核对与盘点工作；向运营管理部、财务部反馈门店财务软件使用需求及问题。第三章财务软件全流程使用管理规范第一节选型采购与安装部署第九条选型调研规范：财务部结合公司财务核算需求、门店运营特性（如多门店营收统计、会员管理）及未来发展规划，开展财务软件选型调研工作；调研需重点评估软件功能适配性、数据安全性能、售后服务质量、性价比及可扩展性等因素；调研完成后形成《财务软件选型调研报告》，明确推荐选型方案，报软件小组审批。第十条采购实施流程：选型方案审批通过后，财务部牵头制定采购计划，明确采购预算、采购周期及合同核心条款；行政部协助开展供应商筛选，选择资质齐全、信誉良好的软件供应商；采购合同需经法务部审核合规性，明确软件功能、服务期限、数据安全责任、售后服务、升级维护、违约责任等核心条款；合同签订后，行政部按规定办理付款手续，财务部跟踪采购进度。第十一条安装部署要求：财务软件到货后，由财务部联合行政部、软件供应商开展安装部署工作；安装前需确认硬件设备（服务器、电脑终端）及网络环境符合软件运行要求；安装过程中需进行系统参数配置，确保软件功能适配公司财务核算需求；安装完成后，系统管理员需开展功能测试，验证账务处理、营收录入、报表生成等核心功能是否正常运行；测试合格后，形成《财务软件安装部署验收单》，由相关人员签字确认，方可正式启用。第二节账号权限管理第十二条账号创建规范：财务软件账号实行“一人一账号”管理，严禁多人共用一个账号；使用人员需向财务部提交《财务软件账号开通申请单》，注明姓名、岗位、所属部门/门店、申请权限类型及使用用途，经部门负责人或门店店长签字确认、财务部负责人审批后，由系统管理员创建账号；系统管理员需为每个账号设置初始密码，初始密码需包含字母、数字及特殊符号，复杂度符合安全要求，并告知使用人员及时修改初始密码。第十三条权限分配原则：权限分配遵循“最小必要原则”，根据岗位职责精准分配操作权限，确保使用人员仅能操作完成本职工作所需的功能模块；具体权限分类及分配标准由财务部制定并公示，例如：系统管理员仅分配系统运维相关权限，财务核算人员分配账务处理、凭证审核权限，门店营收统计人员仅分配门店营收录入、查询权限，严禁向无关人员分配财务数据操作权限。第十四条权限变更流程：使用人员因岗位调整、工作内容变化需变更权限的，需提交《财务软件权限变更申请单》，注明原权限、变更后权限及变更原因，经部门负责人或门店店长签字确认、财务部负责人审批后，由系统管理员完成权限调整；权限调整后，系统管理员需记录变更信息，更新《财务软件账号权限台账》，并告知使用人员权限变更结果；对于不再需要原有权限的，需及时收回相关权限，避免权限冗余。第十五条账号注销规范：使用人员离职、调岗至无需使用财务软件岗位的，所在部门负责人或门店店长需在3个工作日内通知财务部，提交《财务软件账号注销申请单》；财务部收到申请后，由系统管理员及时注销对应账号，收回所有权限，并在《财务软件账号权限台账》中注明注销时间及原因；账号注销后，系统管理员需核查该账号操作痕迹，确保无未完成的财务处理事项，相关财务数据已妥善归档。第十六条密码管理要求：使用人员需妥善保管个人账号密码，严禁泄露、转借他人使用；密码需每90天至少更换一次，更换后的密码不得与近3次使用的密码重复；使用人员若忘记密码，需提交《财务软件密码重置申请单》，经部门负责人或门店店长签字确认后，由系统管理员重置密码，重置后需及时修改；使用人员发现账号密码可能泄露时，需立即修改密码，并向财务部负责人汇报。第三节数据录入与核算处理第十七条数据录入规范：使用人员录入财务数据时，需严格遵循《会计基础工作规范》及公司财务核算要求，确保数据真实、准确、完整；录入的会计凭证需附合法有效的原始凭证（如发票、收据、采购合同等），凭证要素（日期、金额、科目、摘要等）填写完整、规范；门店营收统计人员需按日录入门店营收数据，确保录入数据与实际营收凭证一致，每日结束后核对当日营收数据，形成《门店营收数据核对表》；录入完成后，使用人员需自我核查，确认无误后提交审核，严禁录入虚假数据或遗漏关键信息。第十八条数据审核要求：财务数据实行“录入与审核分离”制度，录入人员不得兼任审核人员；财务核算人员录入的会计凭证，需由财务部指定的审核人员审核，审核内容包括凭证要素完整性、金额准确性、科目适用性、原始凭证合规性等；门店营收数据需由门店店长审核确认后，再提交财务人员复核；审核通过的，方可进行后续账务处理；审核发现问题的，需退回录入人员修改，修改后重新提交审核，直至审核通过。第十九条核算处理规范：财务人员需按规定时限完成账务处理工作，月度终了及时结转收入、成本、费用，编制财务报表；使用财务软件开展固定资产核算、应收应付管理、税务申报数据整理等工作时，需严格遵循相关核算标准，确保核算结果准确；门店相关的财务核算（如剧本采购成本分摊、门店营收结转）需结合门店运营实际，按公司统一核算标准执行；核算过程中发现数据异常的，需及时核查原因，妥善处理并记录。第四节数据备份与恢复第二十条数据备份规范：财务部建立财务软件数据定期备份机制，确保数据安全存储；系统管理员需设置自动备份任务，每日凌晨对财务软件全量数据进行自动备份，备份数据需存储在本地服务器及云端备份服务器两个以上独立位置，形成双重备份；每月底开展一次手动全量备份，备份完成后验证备份数据的完整性与可用性；备份数据需按日期分类命名，明确标注备份时间，备份文件保存期限不少于5年；系统管理员需建立《财务软件数据备份台账》，记录备份时间、备份方式、备份位置、备份文件名称及验证结果。第二十一条数据恢复流程：因软件故障、硬件损坏、人为操作失误等导致财务数据丢失或损坏的，系统管理员需立即上报财务部负责人及软件小组，启动数据恢复流程；恢复前需核查数据丢失原因，评估恢复方案可行性；恢复时需优先使用最新的备份数据，按备份恢复操作指南逐步执行，避免二次数据损坏；恢复完成后，财务人员需全面核查恢复数据的完整性与准确性，确认账务处理、报表数据等与恢复前一致；恢复工作完成后，形成《财务软件数据恢复报告》，说明数据丢失原因、恢复过程、恢复结果及改进措施，报软件小组备案。第五节维护升级与故障处理第二十二条日常维护规范：系统管理员负责财务软件的日常维护工作，每日检查软件运行状态、服务器性能及网络连接情况，及时发现并处理轻微运行故障；定期对财务软件进行漏洞扫描，安装官方发布的安全补丁，提升软件安全性能；每季度对财务软件功能模块进行全面检查，验证各模块运行稳定性，确保账务处理、数据统计等功能正常；维护过程中需记录维护内容、处理结果，形成《财务软件日常维护台账》。第二十三条升级改造流程：财务软件需要升级或功能改造的，财务部需结合公司财务工作需求及软件供应商提供的升级方案，开展升级可行性评估，形成《财务软件升级改造方案》，明确升级内容、升级时间、影响范围及风险防控措施，报软件小组审批；审批通过后，财务部协调软件供应商开展升级工作，升级前需对全量数据进行备份，避免升级过程中数据丢失；升级完成后，系统管理员及财务人员需开展功能测试，验证升级后软件功能是否正常、数据是否完整；测试合格后，组织相关使用人员开展升级后操作培训，方可正式投入使用；升级过程中若出现问题，需立即暂停升级，启动应急方案，恢复软件至升级前状态。第二十四条故障处理机制：使用人员发现财务软件运行故障（如无法登录、功能异常、数据错误等）时，需立即停止相关操作，记录故障现象及发生时间，向系统管理员或财务部负责人反馈；系统管理员接到故障反馈后，需及时排查故障原因，属于简单操作问题的，指导使用人员解决；属于软件或硬件故障的，立即组织处理，无法自行解决的，及时联系软件供应商提供技术支持；故障处理完成后，需验证软件运行恢复正常，并记录故障处理过程、原因及改进措施，形成《财务软件故障处理记录》；若故障导致财务工作中断，需及时调整工作安排，确保财务工作顺利推进。第六节安全防护与数据保密第二十五条安全防护规范：行政部联合财务部建立财务软件运行安全防护体系，配置网络防火墙、入侵检测系统及病毒查杀软件，定期开展网络安全扫描，防范网络攻击、病毒感染等安全风险；财务软件服务器需设置独立的访问权限，仅允许授权人员操作，严禁无关人员接触服务器；使用财务软件的电脑终端需开启密码保护，设置屏幕自动锁定功能，离开工作岗位时及时锁定屏幕，防范数据泄露；严禁在使用财务软件的电脑上安装无关软件、访问非法网站或插入不明U盘，避免引入安全风险。第二十六条数据保密要求：全体使用人员需严格遵守财务数据保密规定，严禁向无关人员泄露财务软件中的各类财务数据（如公司营收、利润、采购价格、会员消费信息等）；严禁私自将财务数据导出、复制或传播至外部设备或平台，确因工作需要导出数据的，需提交《财务数据导出申请单》，经财务部负责人审批后，在指定设备上操作，并做好导出数据的保密保管，使用完毕后及时删除相关文件；财务数据的纸质打印件需妥善保管，废弃纸质文件需按公司废旧文件销毁制度处理，严禁随意丢弃。第七节注销处置管理第二十七条注销适用情形：财务软件因功能落后、无法适配公司发展需求、软件供应商停止服务或公司战略调整等原因需停止使用的，需开展注销处置工作；注销处置前，财务部需开展评估，形成《财务软件注销处置方案》，报软件小组审批。第二十八条注销处置流程：注销处置方案审批通过后，财务部需完成所有财务数据的备份工作，确保备份数据完整、可用，备份文件按规定期限归档保管；系统管理员需卸载服务器及所有终端上的财务软件，清除软件相关配置文件及残留数据，防范数据泄露；对于存储财务软件数据的硬件设备（如服务器、硬盘），需进行数据彻底清除或物理销毁处理；注销处置完成后，形成《财务软件注销处置验收单》，由相关人员签字确认，并将注销处置相关资料（备份记录、卸载记录、验收单等）归档留存。第四章风险防控规范第二十九条数据安全风险防控：财务部联合行政部建立财务数据全流程安全管控机制，定期开展数据安全检查，重点核查数据备份完整性、网络安全防护有效性、账号密码管理规范性等；加强对财务数据录入、导出、传播环节的管控，防范数据泄露、篡改或丢失；对涉及会员个人信息的财务数据，严格遵循《中华人民共和国个人信息保护法》规定，强化保密管理；定期开展数据安全培训，提升使用人员数据安全意识。第三十条操作风险防控：财务部制定财务软件标准化操作手册，明确各环节操作流程及注意事项，组织全体使用人员开展操作培训，确保使用人员熟练掌握操作规范；建立操作日志监控机制，系统管理员定期核查财务软件操作日志，及时发现并纠正越权操作、违规录入等问题；实行数据录入与审核分离，强化数据审核力度，防范操作失误导致的财务数据错误；对关键操作环节（如大额资金支付录入、财务报表生成）实行双人复核制度，降低操作风险。第三十一条合规风险防控：财务部定期开展财务软件使用合规性检查，核查财务核算流程、数据录入、报表编制等是否符合《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》等相关法律法规要求；法务部协助开展合规性审核，提供法律法规咨询，及时解读最新财务合规标准；对检查发现的合规风险隐患，立即制定整改方案，明确整改责任与时限，跟踪整改落实情况；确保财务软件生成的财务数据符合税务申报、审计核查等合规要求。第三十二条应急处置机制：若发生财务数据泄露、软件重大故障、网络攻击等突发事件，相关人员需立即上报财务部负责人及软件小组；软件小组牵头启动应急处置预案，组织相关部门开展处置工作，如：数据泄露事件需及时采取数据拦截、风险预警、责任人核查等措施，避免损失扩大；软件重大故障需协调供应商紧急抢修，优先恢复财务核心功能；网络攻击事件需立即切断受影响网络，开展病毒查杀与安全加固；处置完成后，形成《财务软件突发事件处置报告》，报公司管理层备案，并梳理问题根源，完善风险防控措施。第五章监督考核与奖惩第一节监督机制第三十三条常态化监督：财务部联合运营管理部、行政部通过日常操作日志核查、数据质量检查、门店走访、账号权限抽查等方式，对各部门、各门店财务软件使用管理工作开展常态化监督，重点核查制度执行情况、账号权限管理规范性、数据录入准确性、数据安全防护落实情况等，及时发现并纠正违规行为，形成《财务软件使用管理监督检查记录表》。第三十四条专项监督：软件小组每半年组织一次财务软件使用管理专项监督检查，重点检查财务数据真实性与完整性、权限分配合规性、数据备份有效性、风险防控落实情况、问题整改彻底性等；专项检查结束后，形成《财务软件使用管理专项监督报告》，上报公司管理层，对发现的问题明确整改责任部门、整改措施及时限。第三十五条全员监督：员工有权对财务软件使用管理工作中的违规行为（如越权操作、泄露财务数据、录入虚假数据、共用账号、密码管理不当等）进行举报；举报可通过书面、口头或指定邮箱等方式向财务部或软件小组提交；软件小组对举报内容进行专项核查，核查属实的，对举报人给予奖励，并严格为举报人保密。第二节考核机制第三十六条考核内容：公司将财务软件使用管理工作纳入各相关部门、门店及从业人员的绩效考核体系，考核周期分为季度考核及年度考核，考核内容主要包括：规范使用情况：是否严格遵循财务软件操作规范，有无越权操作、违规录入、共用账号等行为；账号密码管理是否规范，有无密码泄露、未定期更换密码等问题。数据质量情况：财务数据录入的真实性、准确性、完整性；数据审核流程的执行情况；门店营收数据与实际凭证的一致性。安全防护情况：是否严格遵守数据保密规定，有无泄露财务数据的行为；是否落实数据安全防护要求，有无因个人操作不当引发数据安全风险。工作完成情况：财务核算、营收录入、报表编制等工作的及时性；软件故障反馈与处理的及时性；问题整改的落实情况。第三十七条考核结果应用：绩效考核结果由财务部联合运营管理部、人力资源部综合评定，作为部门评优评先、员工薪酬调整、岗位晋升