2026年剧本杀运营公司采购付款管理制度

2026年剧本杀运营公司采购付款管理制度第一章总则第一条为规范剧本杀运营公司（以下简称“公司”）采购与付款全流程管理，建立“采购合规、付款安全、流程可控、效率协同”的管理体系，保障采购物资/服务的质量与及时性，防范采购舞弊、资金挪用、合同违约等风险，控制采购成本，维护公司合法权益，依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》等相关法律法规，结合剧本杀行业采购特性（如剧本版权采购、门店场景道具采购、装修物料采购等），制定本制度。第二条本制度所称采购，是指公司为经营发展需要，获取各类物资、服务及无形资产的行为，包括但不限于：剧本版权（原创/采购/改编）、门店运营物资（服装、道具、零食饮料、办公用品）、装修装饰物料、设备设施（音响、灯光、收银系统）、营销推广服务、维修维护服务等；所称付款，是指公司依据采购合同约定、验收结果及合规凭证，向供应商支付采购款项的全流程行为。第三条本制度适用于公司所有部门、各门店及全体员工，覆盖采购计划编制、采购申请、供应商管理、采购实施、合同签订、物资验收、付款申请、审核支付、账务处理等采购付款全流程相关活动。第四条采购付款管理遵循“公开公平、合规高效、权责分离、全程追溯”的核心原则，坚持“谁申请、谁负责，谁审核、谁把关，谁验收、谁担责”的工作导向，确保采购付款全环节规范可控。第五条核心目标：建立健全采购付款管理体系，明确各部门及人员的职责边界；规范采购流程，保障采购物资/服务质量符合需求，采购成本合理可控；确保付款审核严格、支付安全，防范资金风险；实现采购付款全流程可追溯，提升管理效率；防范采购付款过程中的合规风险与舞弊风险。第二章组织架构与职责分工第六条公司建立“统一领导、分工协作、分级管控”的采购付款管理组织体系，明确采购付款工作的牵头部门、协作部门及各门店的职责，确保各项工作有序推进。第七条各主体具体职责如下：（一）采购部（或行政采购组）：作为采购付款工作的牵头部门，负责统筹公司采购管理工作；编制年度/季度采购计划；建立并维护供应商管理体系（准入、评估、淘汰）；组织采购实施（询价、比价、招标等）；牵头签订采购合同；跟踪采购进度，协调解决采购过程中的问题；配合开展物资验收；收集整理采购相关资料，提交财务部用于付款审核；（二）财务部：负责采购付款的审核与支付管理；审核采购合同的合规性与付款条款；审核付款申请的完整性、合规性（含凭证真实性、验收有效性）；办理付款手续，确保资金支付安全；登记采购相关账务，定期与采购部、供应商核对往来款项；保管付款相关凭证与资料；（三）剧本部（或内容组）：负责剧本类采购的需求提报、采购标准制定；参与剧本供应商的筛选与评估；负责剧本采购的专业审核（版权合规、内容质量）；组织剧本采购的验收工作；提供剧本采购相关的技术支持与资料；（四）运营部：统筹各门店采购需求，汇总提报门店运营物资（服装、道具、耗材等）采购计划；参与门店相关采购物资的供应商筛选；组织或配合门店采购物资的验收；监督门店采购物资的使用与管理；（五）工程部（或后勤保障部）：负责装修装饰、设备设施（音响、灯光等）采购的需求提报、技术标准制定；参与相关供应商的筛选与评估；负责此类采购物资的验收（技术参数、安装调试）；提供相关采购的技术支持；（六）营销部：负责营销推广服务、营销物料采购的需求提报；参与相关供应商的筛选与评估；组织此类采购服务/物料的验收；提供营销采购相关资料；（七）法务部：负责审核采购合同的合法性、合规性，防范合同风险；参与重大采购项目的法务支持；协助处理采购过程中的合同纠纷；（八）各门店：负责本门店日常运营物资的需求提报；配合采购部开展门店相关采购的供应商筛选；负责门店采购物资的接收与初步验收；按要求反馈采购物资的使用情况；（九）全体员工：严格遵守本制度规定，规范提报采购需求；配合采购付款相关的审核、验收工作；发现采购付款过程中的违规行为及时上报；（十）管理层：按权限审批采购计划、采购申请、大额付款及重大采购合同；监督采购付款管理制度的执行情况；协调解决采购付款过程中的重大问题。第三章采购管理规范第一节采购计划与申请第八条采购计划编制：各部门及门店需根据经营需求，编制年度、季度采购计划，明确采购物资/服务的名称、规格、数量、预算金额、采购时间、用途等信息；采购部汇总各部门采购计划，结合公司整体经营目标与资金状况，编制公司年度/季度总采购计划，报公司管理层审批后实施；临时采购需求（紧急需求）需单独提报申请，按审批流程审批后纳入临时采购计划。第九条采购申请提报：采购需由需求部门/门店填写《采购申请表》，注明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、用途、期望交付时间、质量标准等信息，附相关需求依据（如门店运营需求说明、剧本采购方案、项目立项审批单等）；《采购申请表》需经部门负责人/门店负责人审核签字后，按审批层级提交审批。第十条采购审批流程：根据采购金额及采购类型，实行分级审批制度：（一）小额采购（单次采购金额低于规定限额）：需求部门/门店负责人审核→采购部审核→财务部审核→分管副总经理审批；（二）中额采购（单次采购金额在规定限额至大额限额之间）：需求部门/门店负责人审核→采购部审核→财务部审核→分管副总经理复核→总经理审批；（三）大额采购（单次采购金额超过大额限额）：需求部门/门店负责人审核→采购部审核→财务部审核→分管副总经理复核→总经理审核→总经理办公会审议通过；（四）特殊采购（如剧本版权采购、重大装修项目采购、独家合作采购等）：无论金额大小，均需经需求部门专业审核、法务部合规审核后，按中额或大额采购审批流程报批。第二节供应商管理第十一条供应商准入：公司建立供应商准入评估机制，采购部牵头组织需求部门、法务部等相关部门对潜在供应商进行评估，评估内容包括但不限于：资质合规性（营业执照、相关许可证、版权证明等）、产品/服务质量、价格竞争力、履约能力、售后服务、信用状况等；评估合格的供应商纳入公司《合格供应商名录》，方可开展合作；剧本类、独家合作类供应商需额外进行版权合规性、合作稳定性评估。第十二条供应商日常管理：采购部建立供应商管理台账，详细记录供应商基本信息、合作历史、采购项目、履约情况、质量反馈等信息；定期（每半年/每年）组织相关部门对合格供应商进行复评，复评不合格的供应商从《合格供应商名录》中剔除，终止合作；鼓励优质供应商长期合作，建立战略合作伙伴关系。第十三条供应商淘汰：存在以下情形之一的供应商，立即予以淘汰，且不再合作：1.提供虚假资质或产品/服务信息，骗取合作的；2.产品/服务质量严重不符合约定，造成公司损失的；3.恶意抬高价格、串通报价的；4.存在商业贿赂等舞弊行为的；5.履约能力严重不足，多次无法按时交付的；6.违反法律法规或合同约定，引发重大纠纷的。第三节采购实施与合同签订第十四条采购实施方式：根据采购金额、采购类型选择合适的采购方式：1.询价采购：小额采购项目，采购部至少向3家合格供应商询价，对比价格、质量、交付周期等，选择最优供应商；2.比价采购：中额采购项目，采购部至少向3-5家合格供应商发出比价邀请，组织相关部门对报价方案进行综合评审，确定合作供应商；3.招标采购：大额采购项目或特殊重大采购项目，需组织公开招标或邀请招标，成立招标评审小组，按招标流程确定中标供应商；4.独家谈判采购：仅适用于特殊类型采购（如独家版权剧本、特殊技术设备），需经管理层审批同意后，与唯一或少数几家供应商进行谈判确定合作条件。第十五条采购合同签订：所有采购项目均需签订书面采购合同（小额零星采购除外，需留存采购凭证）；采购合同由采购部牵头拟定，明确采购标的、规格型号、数量、质量标准、价格、付款方式、付款期限、交付时间、验收标准、违约责任、争议解决方式等核心条款；合同拟定后需经需求部门、法务部、财务部审核，审核通过后按审批层级报管理层审批；审批通过的合同，由公司法定代表人或授权代理人与供应商签订，加盖公司合同专用章；合同签订后，采购部及时将合同副本提交财务部备案，作为付款审核依据。第四节采购验收第十六条验收责任：采购物资/服务交付后，由需求部门牵头，联合采购部、相关技术部门（如剧本部、工程部）及使用部门（如门店）开展验收工作；验收人员需对物资/服务的数量、规格、质量、技术参数、交付资料等进行全面核查，确保符合合同约定及采购需求。第十七条验收流程：1.供应商交付物资/服务后，向采购部提交验收申请及相关交付资料（如产品合格证、检验报告、版权证明、安装调试报告等）；2.采购部通知需求部门及相关部门开展验收；3.验收人员按验收标准逐项核查，形成《采购验收单》，明确验收结论（合格/不合格），验收人员签字确认；4.验收合格的，《采购验收单》提交采购部，作为付款申请的依据；5.验收不合格的，由采购部牵头与供应商沟通处理（退货、换货、整改、索赔等），并跟踪处理结果，直至问题解决。第十八条特殊采购验收：1.剧本类采购：需由剧本部牵头，核查版权证明的真实性、完整性，审核剧本内容质量、逻辑合理性等，验收合格后出具《剧本验收单》；2.设备设施采购：需由工程部牵头，开展技术参数核查、安装调试测试，确保设备正常运行后出具《设备验收单》；3.服务类采购：需由需求部门核查服务完成情况、服务质量，对比服务协议约定的验收标准，验收合格后出具《服务验收单》。第四章付款管理规范第一节付款申请第十九条付款申请条件：供应商按合同约定完成交付，且验收合格后，采购部方可组织提交付款申请；付款申请需具备以下条件：1.采购合同已签订并生效；2.采购物资/服务已验收合格，取得《采购验收单》；3.供应商已提供合法、合规、完整的结算凭证（如增值税发票等），发票信息与合同、验收单一致；4.按合同约定需提供的其他资料（如交付清单、安装调试报告等）已齐全。第二十条付款申请提报：采购部根据采购合同约定、验收结果及结算凭证，填写《付款申请表》，注明采购项目名称、合同编号、供应商名称、付款金额、付款方式、付款期限、申请付款依据（合同条款、验收单编号、发票号码等），并附上采购合同副本、《采购验收单》、结算发票、交付清单等相关资料；《付款申请表》经采购部负责人审核签字后，提交财务部审核。第二节付款审核第二十一条财务部审核：财务部收到《付款申请表》及相关资料后，开展全面审核工作，审核内容包括：1.付款申请资料的完整性（合同、验收单、发票等是否齐全）；2.资料的一致性（发票金额、验收数量、合同条款是否一致）；3.发票的真实性、合规性（发票抬头、税率、开票内容是否符合规定）；4.付款金额的准确性（是否符合合同约定的价格、数量计算标准）；5.付款期限的合规性（是否符合合同约定的付款时间）；6.供应商账户信息的准确性（开户行、账号、户名是否与合同一致）；审核无误后，财务部负责人签字确认，按付款审批层级提交审批；审核发现问题的，退回采购部补充完善，不符合付款条件的，坚决不予提交审批。第二十二条付款审批流程：付款审批遵循“分级审批、逐级把关”原则，与采购审批层级对应：（一）小额付款：财务部审核→分管副总经理审批；（二）中额付款：财务部审核→分管副总经理复核→总经理审批；（三）大额付款：财务部审核→分管副总经理复核→总经理审核→总经理办公会审议通过；（四）特殊采购付款（如剧本版权大额付款、装修项目进度款）：需额外提供阶段性验收证明或进度确认单，按中额或大额付款审批流程报批。第三节付款支付第二十三条支付操作：财务部收到审批通过的《付款申请表》后，由付款操作人员按审批意见及审核通过的信息办理付款手续；付款方式优先采用银行对公转账，严格按合同约定的供应商账户信息支付，严禁向私人账户支付采购款项（特殊情况需经总经理审批同意，并留存相关说明资料）；第三方支付平台仅适用于小额零星采购付款，且需绑定公司指定账户；付款完成后，操作人员及时获取付款凭证（银行回单、支付截图等），登记付款台账，并将付款信息反馈采购部及需求部门。第二十四条付款时限：财务部需在付款审批通过后3个工作日内完成付款操作（特殊情况如银行系统问题、供应商账户异常等除外）；对于分期付款项目，财务部需按合同约定的付款节点及审批流程，及时办理付款，确保不逾期违约。第二十五条尾款支付：涉及尾款支付的采购项目，需在供应商完成全部合同义务、验收合格且无质量问题，按合同约定满足尾款支付条件后，方可提交尾款付款申请；申请尾款支付时，需额外提供供应商出具的履约完成确认书（如有），按付款审批流程报批后支付。第四节账务处理与对账第二十六条账务处理：财务部付款完成后，及时根据采购合同、验收单、发票、付款凭证等资料进行账务处理，准确登记相关会计科目，确保账实相符、账证相符；定期将采购付款账务与采购部采购台账进行核对，确保数据一致。第二十七条往来对账：财务部每季度与供应商开展往来款项对账工作，核对采购金额、付款金额、未付金额等，形成《往来对账确认单》，经双方签字盖章确认后留存；对核对发现的差异，及时查明原因，协调解决，确保往来款项清晰、准确。第五章监督检查与责任追究第一节监督检查机制第二十八条公司建立采购付款管理监督检查机制，由财务部牵头，联合审计部门（如无专门审计部门则由行政部、法务部配合），每季度开展一次采购付款专项检查，每年开展一次全面检查；检查范围覆盖采购付款全流程，重点检查内容包括：采购计划编制的合理性、采购申请审批的合规性、供应商管理的规范性、采购合同的合法性、验收流程的完整性、付款审核的严格性、付款支付的安全性、账务处理的准确性等。第二十九条检查方式：采用资料核查、现场抽查、数据核对、人员问询等多种方式开展检查；检查过程中需留存检查记录，对发现的问题及时梳理汇总，形成《采购付款监督检查报告》，明确整改责任人、整改要求及整改时限，报送公司管理层，并跟踪督促整改落实。第三十条举报机制：公司鼓励员工对采购付款过程中的违规行为（如虚假采购、虚报价格、商业贿赂、违规付款、泄露供应商信息等）进行举报，举报渠道（如举报邮箱、举报电话）向全体员工公示；财务部联合法务部对举报信息进行调查核实，对举报属实的，给予举报人500-2000元现金奖励；对举报信息严格保密，保护举报人合法权益，严禁打击报复举报人。第二节责任追究第三十一条对违反本制度规定，未履行或未正确履行采购付款管理职责，导致公司采购成本增加、资金损失、合同违约、合规风险或品牌损害的部门及个人，公司将根据违规情节轻重给予相应处理：（一）轻微违规：有下列情形之一的，对相关责任人给予批评教育、书面警告：1.采购申请资料不完整，经提醒后及时补充的；2.验收流程不规范，但未影响采购质量的；3.付款申请资料存在轻微瑕疵，未造成资金风险的；4.未按规定登记采购或付款台账，经提醒后及时整改的；（二）较重违规：有下列情形之一的，对相关责任人给予绩效扣减（5-15分/次）、经济处罚（200-1000元/次）；情节严重的，给予岗位调整：1.未按审批流程开展采购，导致采购行为违规的；2.供应商准入评估流于形式，引入不合格供应商，造成轻微损失的；3.验收工作失职，导致不合格物资入库使用的；4.审核把关不严，导致付款金额错误或付款资料不合规的；5.未按合同约定付款，导致公司承担违约责