2026年剧本杀运营公司供应商合同管理规定

2026年剧本杀运营公司供应商合同管理规定第一章总则第一条制定目的为规范公司供应商合同管理流程，明确合同签订、履行、变更、终止等各环节操作标准，防范合同风险、法律风险及经营风险，保障公司与供应商的合法权益，提升供应链合作效率与稳定性，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国公司法》等相关法律法规及公司经营管理实际，制定本规定。第二条适用范围本规定适用于公司所有供应商合同的全流程管理，涵盖剧本采购、道具服装采购、装修维护、设备租赁、物料供应、服务外包等各类供应商合作所签订的合同（含协议、补充协议等）；适用于公司各相关部门（采购、运营、法务、财务、后勤等）及所有参与供应商合同管理的员工，各部门需严格遵照本规定执行。第三条核心定义（一）供应商合同。指公司与外部供应商之间为明确双方权利义务关系而签订的书面协议，包括主合同、补充协议、附件等具有法律效力的文件。（二）供应商。指为公司提供剧本、道具、服务、物料、设备等产品或服务的法人、非法人组织或自然人。（三）合同全流程管理。指从供应商准入审核、合同谈判起草、审核审批、签订生效，到合同履行跟踪、验收结算、变更解除、终止归档及纠纷处理的完整管理过程。（四）合同风险。指因合同条款不规范、审批流程缺失、履行监管不到位、纠纷处理不当等导致公司权益受损、产生法律纠纷或经济损失的各类风险。第四条基本原则（一）合法合规原则。所有供应商合同管理行为均需符合国家法律法规及行业规范，合同条款需合法有效，避免无效或可撤销情形。（二）风险可控原则。建立全流程合同风险防控机制，提前识别潜在风险，通过规范条款、严格审批、全程跟踪等措施降低风险。（三）公平公正原则。与供应商签订合同需遵循平等自愿、公平诚信的原则，兼顾双方合法权益，避免显失公平的条款。（四）权责明晰原则。明确各部门及岗位在合同管理中的职责，确保各环节责任落实到人，避免推诿扯皮。（五）高效协同原则。优化合同管理流程，加强各部门协同配合，提升合同签订与履行效率，保障供应链稳定。第二章组织架构与职责第五条组织架构公司建立“采购部门牵头统筹、需求部门提出需求、法务部门法律审核、财务部门财务审核、管理层审批决策、各部门协同履行”的供应商合同管理机制，形成分工明确、协同高效的合同管理体系。第六条各部门及人员职责（一）采购部门。作为合同管理牵头部门，主要职责包括：1.负责供应商准入审核、信息档案建立与维护；2.组织开展供应商谈判，牵头起草合同文本；3.负责合同审核审批流程的发起与跟踪；4.监督合同履行过程，协调解决履行过程中的一般性问题；5.负责合同归档管理及合同台账的建立与更新；6.配合开展合同纠纷处理、供应商评价等工作。（二）需求部门。指提出采购或合作需求的部门（如运营、后勤、门店等），主要职责包括：1.明确需求标准（产品规格、服务要求、交付时限等），向采购部门提交需求申请；2.参与供应商筛选与谈判，确认合同中的需求条款；3.负责合同履行过程中的接收、验收工作，出具验收意见；4.及时向采购部门反馈履行过程中的问题，配合解决履行纠纷。（三）法务部门。主要职责包括：1.负责合同文本的法律审核，识别法律风险，提出修改建议；2.制定或提供合同标准模板，规范合同条款；3.参与重大合同谈判，提供法律支持；4.负责合同纠纷的法律处理，包括协商、调解、仲裁、诉讼等；5.对合同管理过程中的法律问题提供咨询指导。（四）财务部门。主要职责包括：1.负责合同财务条款的审核（价格、付款方式、发票要求、违约责任等）；2.依据合同约定及验收意见办理付款、结算业务；3.监督合同款项支付情况，防范财务风险；4.负责合同相关财务凭证的归档管理。（五）合同管理员。由采购部门指定专人担任，主要职责包括：1.负责合同台账的日常更新与维护，确保台账信息准确完整；2.负责合同文本及相关资料的收集、整理、归档；3.协助跟踪合同审核审批进度，及时提醒相关部门处理；4.定期对合同管理情况进行统计分析，形成报告提交采购部门负责人。（六）公司管理层。主要职责包括：1.审批重大供应商合同及合同管理相关制度；2.协调解决合同管理过程中的重大问题及跨部门争议；3.审批合同纠纷处理方案及重大合同变更、解除事项；4.保障合同管理工作所需资源的投入。第三章供应商准入与合同起草第七条供应商准入审核（一）准入申请。采购部门根据需求部门提交的采购需求，启动供应商筛选工作，潜在供应商需提交准入申请材料，包括营业执照、资质证书、信用报告、业绩证明、产品说明等相关资料（自然人需提供身份证明及相关能力证明）。（二）审核内容。采购部门联合需求部门、法务部门对供应商进行综合审核：1.资质审核：核查供应商主体资格是否合法有效，资质证书是否齐全且在有效期内；2.信用审核：通过官方信用平台查询供应商信用状况，避免与失信主体合作；3.能力审核：评估供应商的产品质量、服务能力、履约能力、售后服务水平等；4.合规审核：核查供应商是否存在违法违规记录，合作是否符合法律法规及公司规定。（三）准入审批。审核通过后，采购部门提交《供应商准入审批表》，经部门负责人、法务部门、管理层审批通过后，将供应商纳入合格供应商名录；未通过审核的，不得与其签订合同。第八条合同起草规范（一）文本选用。优先使用公司法务部门制定的标准合同模板；无标准模板的，由采购部门牵头起草，或要求供应商提供合同草案，再由采购部门联合法务部门修改完善。（二）条款要求。合同条款需完整、明确、具体，至少包含以下核心内容：1.双方基本信息（名称、地址、联系方式、法定代表人/负责人等）；2.合作标的（产品/服务名称、规格、数量、质量标准等）；3.价格与付款方式（单价、总价、付款时间、付款条件、发票类型等）；4.交付与验收（交付时间、地点、方式、验收标准、验收流程等）；5.双方权利义务；6.违约责任（逾期交付、质量不合格、逾期付款等情形的责任承担方式）；7.保密条款（如需）；8.知识产权条款（如剧本、道具等知识产权归属与使用范围）；9.合同期限与终止条件；10.争议解决方式（协商、仲裁或诉讼）。（三）风险规避。起草合同需重点规避以下风险：1.避免条款模糊不清、歧义丛生；2.避免遗漏关键条款（如质量标准、违约责任）；3.避免约定过高或不合理的违约金；4.明确知识产权归属与侵权责任；5.对易燃、危险道具等特殊产品，需明确安全责任与合规要求。（四）需求确认。合同起草过程中，采购部门需与需求部门充分沟通，确保合同条款准确反映需求标准；涉及重大合作的，需组织需求部门、法务部门共同参与起草。第四章合同审核与签订第九条合同审核流程（一）内部初审。采购部门完成合同起草后，先由部门负责人进行初审，审核内容包括条款完整性、需求匹配度、价格合理性等，初审通过后发起正式审核流程。（二）部门审核。1.需求部门审核：审核合同中的需求条款是否符合实际需求，交付标准、验收要求是否明确；2.法务部门审核：审核合同条款的合法性、合规性，识别法律风险，提出修改意见；3.财务部门审核：审核价格条款、付款方式、发票要求等是否符合财务制度，是否存在财务风险。各部门需在3个工作日内完成审核，提出明确审核意见（通过、修改后通过、不通过）。（三）修改完善。对审核部门提出的修改意见，采购部门需及时与供应商沟通协商，修改合同文本后重新提交审核，直至所有部门审核通过。（四）最终审批。所有部门审核通过后，采购部门提交《合同审批表》及合同文本，按权限分级审批：1.一般合同（金额较小、风险较低）：由采购部门负责人、运营部门负责人审批；2.重大合同（金额较大、风险较高或特殊合作）：需经管理层审批。审批通过后方可进入签订环节。第十条合同签订规范（一）签订主体。合同签订主体需为公司法定代表人或授权委托人，授权委托人需持有公司出具的正式授权委托书，明确授权范围与授权期限，严禁无授权人员签订合同。（二）签订流程。1.采购部门核对合同文本与审批通过的版本一致后，将合同送达供应商签字盖章；2.供应商签字盖章后，采购部门核对签字盖章的合法性（法定代表人签字或授权委托人签字及加盖公章/合同专用章）；3.公司授权委托人在合同上签字，加盖公司公章或合同专用章；4.合同签订后，采购部门需向供应商出具一份已盖章的合同文本，同时留存合同正本及相关附件。（三）签订要求。严禁签订空白合同、倒签合同（特殊情况需经管理层审批并说明理由）；合同签字盖章需清晰、完整，合同文本需整洁、无涂改，如有修改需双方签字盖章确认；合同签订日期需填写准确，确保与审批通过日期一致。第五章合同履行与跟踪第十一条合同履行跟踪（一）履约交底。合同签订后，采购部门需组织需求部门、后勤部门等相关部门进行履约交底，明确各部门在履约过程中的职责、履行节点、验收标准等。（二）过程跟踪。采购部门作为履约跟踪责任部门，需全程跟踪合同履行情况：1.跟踪供应商的交付进度，确保按合同约定的时间、地点、方式交付产品或提供服务；2.跟踪产品质量或服务质量，对关键节点进行抽查，及时发现质量问题；3.协调解决履行过程中的沟通协调问题，确保双方按合同约定履行义务。（三）信息记录。合同管理员需建立《合同履行台账》，详细记录合同履行情况，包括交付时间、验收情况、付款进度、沟通记录、问题处理情况等，确保履约信息可追溯。第十二条验收与结算（一）验收流程。1.供应商完成交付后，需向采购部门提交验收申请及相关证明材料（产品合格证明、服务记录等）；2.采购部门组织需求部门按合同约定的验收标准进行验收，必要时可邀请法务部门、财务部门参与；3.验收合格的，由需求部门出具《验收合格单》；验收不合格的，需明确指出不合格项，要求供应商限期整改后重新验收，直至验收合格，若多次整改仍不合格，按合同约定追究违约责任。（二）结算流程。1.验收合格后，采购部门将《验收合格单》、合同文本、供应商开具的合法有效发票等资料提交财务部门；2.财务部门核对资料的完整性、准确性，确认符合付款条件后，按合同约定的付款方式及付款时间办理付款手续；3.付款完成后，财务部门需及时将付款凭证反馈给采购部门，合同管理员更新《合同履行台账》。第十三条合同变更、解除与终止（一）合同变更。合同履行过程中，因客观情况发生变化需变更合同条款的，需由采购部门牵头与供应商协商，起草《补充协议》，按本规定第九条的审核审批流程办理，审核审批通过后签订补充协议，补充协议与原合同具有同等法律效力。（二）合同解除。出现合同约定的解除条件或法定解除情形时，采购部门需与法务部门沟通，评估解除合同的合法性与可行性，起草解除合同协议，按权限审批后与供应商签订；因一方违约导致合同解除的，需按合同约定追究违约方责任。（三）合同终止。合同履行完毕、解除或期限届满后，合同自动终止。采购部门需组织相关部门对合同履行情况进行总结，确认所有义务已履行完毕，款项已结清，无遗留问题后，完成合同终止手续。第六章合同归档与纠纷处理第十四条合同归档管理（一）归档范围。合同归档资料包括：合同正本、补充协议、附件、供应商准入资料、审核审批文件、履约跟踪记录、验收报告、付款凭证、发票、沟通记录等与合同相关的所有资料。（二）归档流程。合同终止后，采购部门需在10个工作日内将所有归档资料整理完毕，提交合同管理员；合同管理员按档案管理规范对资料进行分类、编号、装订，建立电子与纸质双重档案；电子档案需备份存储，纸质档案需存入专用档案柜，妥善保管。（三）归档期限。合同档案保管期限至少为合同终止后5年，重大合同档案保管期限至少为10年，涉及知识产权、长期合作的合同档案需永久保管；档案保管期间需做好防潮、防火、防盗、防泄密工作。（四）档案查阅。各部门因工作需要查阅合同档案的，需提交《档案查阅申请》，经采购部门负责人审批后，在合同管理员陪同下查阅，严禁私自复制、摘抄、篡改档案资料；外部单位查阅需经管理层审批并出具相关证明。第十五条合同纠纷处理（一）纠纷预警。履行过程中发现供应商存在违约行为或可能引发纠纷的，采购部门需立即停止相关付款等操作，收集相关证据，向部门负责人及法务部门汇报，及时与供应商沟通协商，争取协商解决。（二）纠纷处理。1.协商解决：由采购部门牵头，法务部门提供法律支持，与供应商协商达成和解协议，明确解决措施与期限；2.调解解决：协商不成的，可申请第三方调解机构进行调解；3.仲裁/诉讼：调解不成的，按合同约定的争议解决方式处理，由法务部门牵头准备仲裁或诉讼材料，相关部门配合提供证据资料。（三）纠纷跟踪。纠纷处理过程中，法务部门需全程跟踪进展，及时向管理层汇报；纠纷解决后，采购部门需整理纠纷处理资料，纳入合同档案归档，并总结经验教训，优化合同管理流程。第七章监督考核与奖惩第十六条监督检查机制（一）日常监督。采购部门负责人及合同管理员每日对合同台账、履行情况进行核查，及时发现问题并督促整改；法务部门定期对合同文本的合法性、合规性进行抽查。（二）专项检查。运营部门每季度组织一次供应商合同管理专项检查，重点核查合同审核审批流程、履行跟踪情况、归档管理情况等，形成专项检查报告，提出整改要求。（三）年度评估。每年年底，采购部门联合法务部门、财务部门对全年供应商合同管理工作进行综合评估，分析合同风险、履约质量、纠纷处理情况等，形成年度评估报告，为优化合同管理体系提供依据。第十七条考核指标体系将供应商合同管理工作纳入相关部门及员工的绩效考核，核心考核指标包括：1.合同合规率：审核审批流程完整、条款合法合规的合同占比，要求≥98%；2.履约达标率：按合同约定顺利完成交付验收的合同占比，要求≥95%；3.档案完整率：归档资料完整、规范的合同占比，要求≥99%；4.纠纷发生率：发生合同纠纷的合同数量占比，要求≤2%；5.纠纷解决效率：合同纠纷从发现到解决的平均时长，要求≤30天。第十八条奖惩措施（一）奖励。对在供应商合同管理工作中表现突出的部门及个人，给予表彰和物质奖励：1.年度合同管理先进部门：考核指标全部达标，合同管理规范、无重大风险的部门，奖励部门经费XX