2026年剧本杀运营公司合同归档与保管管理制度

2026年剧本杀运营公司合同归档与保管管理制度第一章总则第一条为规范剧本杀运营公司（以下简称“公司”）合同归档与保管工作，建立“全程可控、追溯可查、安全保密”的合同管理体系，确保合同档案的完整性、合法性、安全性，保障公司合法权益，防范合同管理过程中的法律风险与经营风险，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等相关法律法规，结合剧本杀行业运营特性（含剧本授权、场地租赁、客户服务、道具采购等专属合同类型），制定本制度。第二条本制度所称合同归档与保管，是指公司各类合同从生效终止后（或履行过程中阶段性资料形成后）的收集、整理、审核、编号、归档，到合同档案的日常保管、借阅使用、到期销毁等全流程管理工作；所称合同档案包括合同原件、附件、补充协议、审批文件、谈判纪要、履约凭证、争议处理材料及与合同相关的其他法律文书和资料（纸质版与电子版均含）。第三条本制度适用于公司所有部门、各门店及全体员工，覆盖公司运营过程中签订的各类合同（含协议、意向书、备忘录等具有法律约束力的文件），包括但不限于：剧本授权/采购合同、场地租赁合同（门店租赁、活动场地租赁等）、客户服务协议（团体客户包场协议、长期合作协议等）、劳动合同及劳务协议、道具/服装/耗材采购合同、装修改造合同、广告宣传合同、保险合同、金融借款合同等。第四条合同归档与保管工作遵循“合法合规、全程追溯、安全保密、分类管理、便捷高效”的核心原则，坚持“谁承办、谁负责提交归档资料，谁保管、谁负责安全保密”的工作导向，确保合同档案全生命周期管理规范有序。第五条核心目标：建立健全合同归档与保管体系，明确各环节责任分工与操作标准；实现合同归档及时率100%、档案完整率100%、借阅使用规范率100%；确保合同档案安全存储，杜绝丢失、损毁、泄露等情况；保障合同档案可快速检索与追溯，为公司经营决策、法律纠纷处置、合规检查提供有效支撑。第六条公司明确合同归档与保管的归口管理部门为行政部（或档案管理部，无专门档案管理部的由行政部牵头），负责统筹合同归档与保管的日常管理工作。各部门及门店具体职责如下：（一）行政部（档案管理部）：作为合同归档与保管的核心部门，负责制定合同归档分类标准、编号规则、保管规范；审核归档资料的完整性与合规性；负责合同档案的接收、分类、编号、整理、装订、入库保管；管理合同档案借阅、复制、归还等事宜；组织合同档案的定期检查、盘点与到期销毁工作；负责电子合同档案的存储、备份与安全管理；（二）法务部：负责审核合同归档资料的法律合规性；对合同档案管理过程中的法律风险提供指导；参与重大合同档案的鉴定与销毁审核；（三）各合同承办部门（如运营部、市场部、采购部、人力资源部、各门店等）：作为合同归档资料的提交责任部门，负责收集本部门承办合同的全套资料（原件及相关附件）；按要求整理后及时提交行政部归档；配合行政部完善归档资料；负责本部门员工合同借阅的申请与管理；（四）财务部：负责提供与合同相关的付款凭证、发票等财务资料，配合完成合同归档；借阅财务相关合同档案时，按本制度规定执行；（五）全体员工：严格遵守本制度关于合同档案借阅、使用、保密的规定，不得擅自留存、复制、传播合同档案，发现合同档案丢失、损毁等情况及时上报。第二章合同归档核心规范第一节归档范围与标准第七条归档范围：所有经公司审批签订的合同及相关法律文件均需纳入归档范围，具体包括：（一）合同正文及附件：包括合同原件、补充协议、变更协议、解除协议、备忘录等；（二）合同审批文件：包括合同审批表、业务申请单、法务审核意见、管理层审批意见等；（三）谈判与签订相关资料：包括谈判纪要、报价单、比价单、对方资质证明（营业执照、授权委托书、资质证书等）、双方沟通确认的重要邮件/函件等；（四）履约相关资料：包括履约进度说明、验收报告、付款凭证、发票、收据、质量异议处理文件等；（五）争议处理相关资料：包括协商记录、调解协议、仲裁裁决书、判决书、执行文书等；（六）其他相关资料：包括合同终止/完结证明、相关部门意见反馈等。第八条归档标准：（一）资料完整性：归档资料需齐全完整，不得遗漏合同正文、附件及相关审批、履约资料；合同原件必须归档，确因特殊情况无法提供原件的（如银行留存等），需提供加盖公章的复印件及情况说明，经法务部审核、行政部备案后方可归档；（二）填写规范性：合同文本需要素齐全、字迹清晰，无涂改痕迹（如有修改需加盖双方公章确认）；合同审批表、归档申请表等需填写完整、签字齐全；（三）合规性要求：归档合同需经合法审批流程签订，对方资质证明真实有效，合同内容符合相关法律法规及公司管理制度；（四）电子归档补充标准：电子合同档案需与纸质档案内容一致，格式为通用可读取格式（如PDF、DOCX等），命名规范统一，存储在公司指定的电子档案管理系统，确保可追溯、可检索。第二节归档流程与时限第九条归档流程：（一）资料收集整理：合同承办部门在合同签订生效后，或履约过程中阶段性资料形成后，及时收集本制度第七条规定的全套归档资料，按“合同正文及附件—审批文件—谈判签订资料—履约资料—争议处理资料”的顺序整理，确保资料有序、完整；（二）提交归档申请：承办部门填写《合同归档申请表》，注明合同名称、合同编号、承办部门、签订日期、归档资料清单等信息，经部门负责人签字确认后，连同归档资料一并提交行政部；（三）归档审核：行政部收到归档申请后，在3个工作日内对归档资料的完整性、规范性、合规性进行审核；审核通过的，予以接收；审核发现资料不完整或不符合要求的，一次性告知承办部门补充完善，承办部门需在5个工作日内完成补充并重新提交；（四）分类编号：行政部按本制度规定的分类标准和编号规则，对审核通过的合同档案进行分类、编制档案编号，确保编号唯一、规范，便于检索；（五）整理装订：行政部对归档资料进行整理、装订，纸质档案采用统一规格的档案盒/档案袋存放，填写档案标签（注明档案编号、合同名称、承办部门、保管期限等信息）；电子档案按分类存入指定电子档案系统，关联对应纸质档案编号；（六）入库登记：行政部将装订完成的纸质档案存入档案库房/档案柜，更新《合同档案管理台账》（记录档案编号、合同名称、承办部门、归档日期、保管期限、存放位置、电子档案路径等信息）；电子档案完成存储后，做好备份并记录备份信息。第十条归档时限：（一）常规合同：承办部门需在合同签订生效后3个工作日内，提交全套归档资料至行政部；（二）履约阶段资料：合同履约过程中形成的付款凭证、验收报告等阶段性资料，承办部门需在资料形成后5个工作日内提交行政部补充归档；（三）争议处理及终止资料：合同争议处理过程中形成的相关资料、合同终止/完结证明等，承办部门需在资料形成或合同终止后5个工作日内提交行政部补充归档；（四）特殊情况：因客观原因无法按时提交归档资料的，承办部门需提前向行政部提交延期申请，说明延期理由及预计提交时间，经行政部负责人审批同意后可适当延期，但最长不得超过15个工作日。第三节分类与编号规则第十一条分类标准：按合同业务类型结合部门进行二级分类，具体分类如下：（一）一级分类（按业务类型）：1.剧本相关合同；2.场地相关合同；3.采购相关合同；4.服务相关合同（含客户服务、广告宣传等）；5.劳动人事相关合同；6.财务相关合同；7.其他合同；（二）二级分类（按承办部门）：在一级分类基础上，按合同承办部门（如运营部、采购部、市场部、门店1、门店2等）进一步细分，确保分类清晰、责任明确。第十二条编号规则：采用“年份-一级分类代码-二级分类代码-序号”的12位编码规则，具体说明如下：（一）年份：4位数字，如2026；（二）一级分类代码：2位字母，如剧本相关合同（JB）、场地相关合同（CD）、采购相关合同（CG）、服务相关合同（FW）、劳动人事相关合同（RS）、财务相关合同（CW）、其他合同（QT）；（三）二级分类代码：2位数字，按承办部门排序编制，如运营部（01）、采购部（02）、市场部（03）、门店1（04）、门店2（05）等；（四）序号：4位数字，按合同归档先后顺序编制，从0001开始依次递增；示例：2026年运营部承办的剧本授权合同，归档序号为第15份，编号为“2026-JB-01-0015”。第三章合同保管核心规范第一节保管环境与设施第十三条存储场地要求：公司设立专门的档案库房或专用档案柜存放纸质合同档案，存储场地需符合以下要求：（一）安全防护：具备防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防光、防高温、防磁等防护措施，配备灭火器、除湿机、温湿度计等设备；（二）环境控制：保持存储环境整洁、干燥，温湿度控制在合理范围（温度14-24℃，相对湿度45%-60%），定期检查并记录温湿度情况；（三）分区存放：按合同分类及保管期限对档案进行分区、分层存放，摆放整齐，档案标签清晰可见，便于查找与管理；（四）专人管理：档案库房/档案柜由行政部指定专人负责管理，设置门禁或锁具，非管理人员未经允许不得进入档案库房，不得随意接触合同档案。第十四条电子档案保管要求：（一）存储系统：电子合同档案存储在公司指定的电子档案管理系统或专用服务器，具备权限管控、操作日志记录、防篡改等功能；（二）安全备份：建立电子档案定期备份机制，每周至少进行一次本地备份，每月至少进行一次异地备份，备份数据需妥善保管，定期检查备份有效性；（三）权限管理：电子档案管理系统按“最小权限”原则设置访问权限，不同岗位员工按职责分配不同的查看、下载、编辑权限，权限变更需经行政部负责人审批；（四）病毒防护：定期对电子档案存储系统进行病毒查杀，更新杀毒软件，防止电子档案被病毒感染、篡改或泄露。第二节保管期限与日常维护第十五条保管期限：根据合同类型、重要程度及相关法律法规要求，将合同档案保管期限分为永久保管和定期保管两类：（一）永久保管：1.涉及公司重大权益的合同（如长期场地租赁合同、重大剧本独家授权合同、公司合并/分立/清算相关合同等）；2.劳动合同及劳务协议；3.涉及知识产权、股权、不动产的合同；4.引发重大法律纠纷或诉讼仲裁的合同；5.其他法律法规要求永久保管的合同；（二）定期保管：1.普通业务合同（如短期道具采购合同、单次广告宣传合同、普通客户服务协议等），保管期限为合同终止后5年；2.金额较小、风险较低的日常运营合同，保管期限为合同终止后3年；3.法律法规另有规定的，按规定执行。第十六条日常维护规范：（一）定期检查：行政部每月对纸质合同档案进行一次常规检查，检查内容包括档案完整性、存储环境、档案标签完整性等，发现档案破损、霉变、虫蛀等情况及时处理（如修复、熏蒸等）；每季度对电子档案进行一次检查，核查备份有效性、系统安全性、权限设置合理性等；（二）台账更新：行政部实时更新《合同档案管理台账》，准确记录档案归档、借阅、归还、补充、销毁等信息，确保台账与实际档案情况一致；（三）档案迁移：因存储场地调整、档案柜维护等原因需要迁移合同档案的，行政部需提前制定迁移方案，明确迁移流程、责任人员及安全措施，迁移过程中做好档案清点、保护工作，迁移完成后及时更新档案存放位置信息；（四）特殊维护：对于破损严重、难以长期保存的纸质合同档案，行政部需及时进行扫描、复印，将电子扫描件归档备份，同时对原件进行修复或特殊保管。第四章合同档案借阅与使用规范第十七条借阅条件：公司员工因工作需要可申请借阅合同档案，外部单位（如司法机关、监管部门、律师事务所等）需借阅合同档案的，需提供有效证明文件（如执法证件、律师函、单位介绍信等），经公司总经理审批同意后，在行政部专人陪同下查阅，不得擅自复制或带走。第十八条借阅流程：（一）申请：借阅人填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅档案名称、档案编号、借阅用途、借阅期限、是否需要复制等信息，经所在部门负责人签字确认；（二）审批：1.普通合同档案借阅：经承办部门负责人及行政部负责人审批同意；2.重要合同档案（如永久保管的合同、重大业务合同）借阅：需额外经法务部负责人及分管副总经理审批同意；3.外部单位借阅：按本制度第十七条规定，经总经理审批同意；（三）借阅：审批通过后，行政部档案管理人员核对借阅人身份，调取相应合同档案，与借阅人共同核对档案完整性，明确借阅要求，办理借阅登记手续，双方签字确认；（四）归还：借阅人需在借阅期限届满前归还合同档案，归还时行政部档案管理人员核对档案完整性，确认无误后办理归还登记手续；确因工作需要延长借阅期限的，借阅人需在期限届满前3个工作日内提交延期申请，经原审批人同意后可延长，延长期限不得超过原借阅期限的一半，且累计借阅期限最长不得超过30个工作日。第十九条借阅使用规范：（一）借阅人需妥善保管借阅的合同档案，不得涂改、勾画、批注、损毁、丢失，不得擅自转借他人或带出公司办公区域（经审批同意的除外）；（二）借阅档案仅可用于申请注明的工作用途，不得用于其他目的；如需复制、摘抄档案内容，需在《合同档案借阅申请表》中注明，经审批同意后，由行政部档案管理人员负责复制，复制件需加盖“档案复制专用章”，借阅人需对复制件的使用和保密负责；（三）借阅人在使用过程中发现合同档案存在缺失、破损等问题，需及时向行政部反馈，不得自行处理；（四）电子合同档案借阅需通过指定系统申请，经审批同意后获得相应访问权限，不得擅自下载、传播或打印，使用完毕后及时退出系统。第五章合同档案销毁规范第二十条销毁条件：仅当合同档案达到规定的保管期限，且经鉴定确认无继续保存价值、不涉及未了结的法律纠纷或经营风险时，方可按规定流程销毁；未达到保管期限的合同档案，严禁擅自销毁。第二十一条销毁流程：（一）鉴定：行政部每年度对已达到保管期限的合同档案进行梳理，形成《到期合同档案销毁清单》，提交法务部、相关合同承办部门进行鉴定，确认是否符合销毁条件；对涉及未了结事项的档案，需延长保管期限，直至事项完结；（二）审批：《到期合同档案销毁清单》经各相关部门鉴定确认后，由行政部负责人、法务部负责人、分管副总经理审核，报总经理审批同意；涉及重大合同档案销毁的，需经公司董事会审批；（三）公示：审批通过后，行政部将《到期合同档案销毁清单》在公司内部公示3个工作日，公示期间无异议的，方可开展销毁工作；（四）销毁：行政部组织专人负责销毁工作，邀请审计部或纪检人员全程监督；纸质档案采用粉碎、焚烧等不可逆方式销毁，电子档案采用彻底删除、格式化存储设备等方式销毁，确保档案信息无法恢复；（五）记录：销毁工作完成后，销毁人员、监督人员共同在《到期合同档案销毁清单》上签字确认，行政部将销毁清单及相关审批文件归档留存，更新《合同档案管理台账》。第六章保障措施第二十二条人员保障：行政部配备专职或兼职档案管理人员，负责合同归档与保管的日常工作；档案管理人员需具备良好的责任心与保密意识，熟悉档案管理相关规范，定期参加档案管理专业培训，提升业务能力。第二十三条制度保障：行政部牵头建立健全合同档案管理配套表单体系，包括《合同归档申请表》《合同档案管理台账》《合同档案借阅申请表》《到期合同档案销毁清单》等，规范各环节操作；定期对本制度执行情况进行评估，结合公司业务发展及法律法规更新，及时修订完善本制度。第二十四条资源保障：公司为合同归档与保管工作提供必要的资源支持，包括档案库房/档案柜、防火防潮设备、电子档案管理系统、备份存储设备、档案装订材料等，确保工作正常开展；将合同档案管理相关费用纳入公司年度预算，保障资金投入。第二十五条培训保障：人力资源部联合行政部、法务部，每半年组织一次合同归档与保管专项培训，内容涵盖本制度规定、归档标准、借阅流程、保密要求、档案管理风险防范等，提升全员对合同档案管理工作的重视程度与执行能力。第二十六条保密保障：建立合同档案保密管理制度，明确保密责任，对涉及公司商业秘密、客户隐私、核心业务信息的合同档案，加强权限管控与使用监督；严禁任何部门或个人擅自泄露合同档案内容，违反保密规定的，按本制度第七章责任追究相关规定处理。第七章监督检查与责任追究第二十七条监督检查机制：公司建立合同归档与保管工作监督检查机制，由行政部牵头，联合审计部、法务部，每季度开展一次专项检查，每年开展一次全面检查，检查内容包括：归档资料的完整性与及时性、档案保管的规范性与安全性、借阅使用的合规性、台账记录的准确性、销毁流程的合规性等。第二十八条问题处理：监督检查过程中发现的问题，行政部需及时向相关部门及责任人反馈，明确整改要求与整改时限；对整改不力或拒不整改的，按本制度责任追究相关规定处理；检查完成后形成《合同档案管理监督检查报告》，报送公司管理层，并跟踪督促整改落实。第二十九条举报机制：公司鼓励员工对合同归档与保管过程中的违规行为（如擅自留存、复制、泄露合同档案，未按要求归档、保管、销毁合同档案，借阅后拒不归还或损毁、丢失合同档案等）进行举报，举报渠道（如举报邮箱、举报电话）向全体员工公示。行政部联合审计部对举报信息进行调查核实，对举报属实的，给予举报人500-2000元现金奖励；对举报信息严格保密，保护举报人合法权益。第三十条责任追究：公司建立合同归档与保管工作责任追究机制，对严格遵守本制度、工作成效显著的部门及个人，给予表彰奖励（如绩效加分、物质奖励、评优优先等）；对违反本制度规定，未履行或未正确履行合同归档与保管职责，造成合同档案丢失、损毁、泄露或其他不良后果的部门及个人，根据违规情节轻重给予相应处理：（一）轻微违规：有下列情形之一的，对相关责任人给予批评教育、书面警告：1.归档资料提交延迟，经提醒后及时补充的；2.借阅合同档案后未按时归还，但未造成不良后果的；3.台账记录不规范、不完整，经督促后及时整改的；4.违反保密规定，情节轻微未