规范会议费开支报销制度

PAGE规范会议费开支报销制度一、总则（一）目的为加强公司会议费管理，规范会议费开支报销行为，提高资金使用效益，确保会议活动的顺利开展，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门组织召开的各类会议，包括但不限于工作会议、业务研讨会、培训会议等。（三）基本原则1.合规性原则：会议费开支报销必须符合国家法律法规及公司相关规定，确保各项费用支出合法合规。2.真实性原则：报销的会议费应真实发生，提供的票据、资料等应真实有效，不得虚报、冒领。3.合理性原则：会议费开支应根据会议实际需要合理安排，杜绝铺张浪费，提高资金使用效益。4.预算控制原则：会议费应纳入公司年度预算管理，严格按照预算执行，确保费用支出不超预算。二、会议费开支范围及标准（一）开支范围1.会议场地租赁费用：包括会议室、培训场地等的租赁费用。2.会议设备租赁费用：如投影仪、音响设备、电脑等的租赁费用。3.会议资料印刷费用：如会议文件、资料、讲义等的印刷费用。4.参会人员交通费用：参会人员因参加会议发生的市内交通、长途交通等费用。5.参会人员住宿费用：参会人员因参加会议需要住宿的，按照规定标准报销的住宿费用。6.餐饮费用：会议期间的工作餐、茶歇等费用。7.其他费用：与会议相关的其他必要费用，如会议礼品、专家讲课费等。（二）开支标准1.会议场地租赁费用：根据会议规模和实际需要，按照市场价格合理确定租赁费用标准。2.会议设备租赁费用：根据设备类型和租赁时长，参照市场价格制定租赁费用标准。3.会议资料印刷费用：根据印刷数量、纸张规格、印刷工艺等因素，合理确定印刷费用标准。4.参会人员交通费用：市内交通费用按照实际发生金额报销；长途交通费用按照公司差旅费管理规定执行。5.参会人员住宿费用：根据会议地点和参会人员级别，按照公司差旅费管理规定的住宿标准报销。6.餐饮费用：工作餐、茶歇等费用标准应合理控制，不得超标准安排。7.其他费用：会议礼品、专家讲课费等应根据实际情况合理确定费用标准，并按照相关规定执行。三、会议费报销流程（一）会议申请1.各部门组织召开会议前，应填写《会议申请表》，详细说明会议名称、时间、地点、参会人员、会议内容、费用预算等信息。2.《会议申请表》经部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。（二）会议筹备1.会议申请获批后，由会议组织部门负责会议的筹备工作，按照预算合理安排各项费用支出。2.会议组织部门应与相关供应商签订合同或协议，明确服务内容、费用标准、支付方式等条款，并严格按照合同执行。（三）费用报销1.会议结束后，会议组织部门应及时整理会议费报销凭证，包括发票、收据、合同协议、会议通知、参会人员签到表等。2.费用报销凭证应真实、完整、合法，符合公司财务报销制度的要求。3.会议组织部门填写《会议费报销单》，并附上相关报销凭证，经部门负责人审核签字后，报财务部门审核。4.财务部门对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核，对不符合规定的报销凭证予以退回。5.财务部门审核通过后，报公司分管领导审批。6.公司分管领导审批通过后，财务部门按照公司财务报销流程进行报销支付。四、会议费报销审核要点（一）报销凭证审核1.发票应真实有效，发票内容应与会议内容相符，发票开具日期应在会议期间内。2.收据应加盖收款单位公章，收据内容应清晰、准确。3.合同协议应明确服务内容、费用标准、支付方式等条款，合同协议签订日期应在会议筹备前。4.会议通知应明确会议名称、时间、地点、参会人员、会议内容等信息，会议通知发出日期应在会议召开前。5.参会人员签到表应真实、完整，签到表上的参会人员姓名、部门、职务等信息应与会议通知一致。（二）费用标准审核1.会议费开支应符合本制度规定的开支范围和标准，不得超标准报销。2.审核会议场地租赁费用、会议设备租赁费用、会议资料印刷费用等是否合理，是否与市场价格相符。3.审核参会人员交通费用、住宿费用是否按照公司差旅费管理规定执行，是否超标准报销。4.审核餐饮费用是否合理控制，是否存在超标准安排工作餐、茶歇等情况。5.审核其他费用是否符合实际情况，是否按照相关规定执行。（三）审批流程审核1.审核《会议申请表》是否经部门负责人审核签字、公司分管领导审批。2.审核《会议费报销单》是否经部门负责人审核签字、财务部门审核、公司分管领导审批。3.审核审批流程是否符合公司规定，审批意见是否明确。五、会议费监督与检查（一）内部监督1.公司财务部门应定期对会议费开支情况进行检查，核实报销凭证的真实性、合法性、完整性，检查费用标准是否符合规定，审批流程是否合规。2.公司审计部门应不定期对会议费开支情况进行审计，重点检查会议费的使用效益、是否存在违规违纪行为等。（二）外部监督1.公司应接受财政、审计、税务等部门的监督检查，如实提供会议费开支情况及相关资料。2.对于财政、审计、税务等部门提出的问题，公司应及时整改，确保会议费开支合法合规。六、违规处理（一）对违规报销会议费的处理1.对于虚报、冒领会议费的行为，一经查实，追回违规报销的费用，并按照公司规定给予相关责任人相应的纪律处分。2.对于超标准报销会议费的行为，责令相关责任人退还超标准报销的费用，并对相关责任人进行批评教育。（二）对违规组织会议的处理1.对于未经批准擅自组织会议的行为，责令会议组织部门立即停止会议，并对