砂石原材料供应制度规范

PAGE砂石原材料供应制度规范一、总则（一）目的为了加强公司砂石原材料供应管理，确保原材料质量稳定、供应及时，满足公司生产经营需求，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司砂石原材料供应的全过程管理，包括供应商选择、采购合同签订、原材料验收、储存与发放等环节。（三）基本原则1.合法合规原则：严格遵守国家相关法律法规和行业标准，确保砂石原材料供应活动合法合规。2.质量优先原则：把原材料质量放在首位，选择优质供应商，确保所采购的砂石原材料符合公司生产要求。3.成本控制原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高公司经济效益。4.供应稳定原则：建立稳定的供应商合作关系，确保原材料供应的连续性和稳定性。二、供应商管理（一）供应商选择1.资质审核对潜在供应商进行资质审核，包括营业执照、生产许可证、质量认证等相关证件的查验。考察供应商的生产能力、技术水平、设备状况等，确保其具备稳定生产符合质量要求砂石原材料的能力。2.实地考察组织相关人员对供应商进行实地考察，了解其生产环境、质量管理体系、环保措施等情况。与供应商的现有客户进行沟通，了解其产品质量、交货期、售后服务等方面的口碑。3.评估与筛选根据资质审核和实地考察结果，对潜在供应商进行综合评估，建立供应商评估档案。按照评估得分，筛选出合格的供应商，纳入公司供应商名录。（二）供应商评价1.定期评价每年对供应商进行一次定期评价，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。采用量化评分的方式，对供应商进行综合评价，评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。2.动态评价建立供应商动态评价机制，对供应商在供应过程中出现的质量问题、交货延迟等情况进行及时评价。根据动态评价结果，对供应商采取相应的措施，如警告、暂停合作、取消合作等。（三）供应商激励与约束1.激励措施对于评价结果为优秀的供应商，给予一定的奖励，如增加采购量、优先支付货款、颁发荣誉证书等。与优秀供应商建立长期稳定的合作关系，共同开展技术研发、质量改进等活动。2.约束措施对于评价结果为不合格的供应商，及时取消合作，并在公司内部进行通报。对存在严重质量问题或违约行为的供应商，依法追究其法律责任。三、采购管理（一）采购计划1.需求预测生产部门根据公司生产计划和市场需求情况，定期对砂石原材料的需求进行预测。考虑原材料库存水平、生产波动等因素，合理确定需求预测数量。2.采购计划制定采购部门根据需求预测结果，结合原材料库存情况，制定采购计划。采购计划应明确采购品种、数量、规格、交货期等内容，并报相关部门审核批准。（二）采购合同签订1.合同起草采购部门根据采购计划，起草采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括产品质量标准、价格、交货期、付款方式、违约责任等条款。2.合同审核采购合同起草完成后,提交法务部门、财务部门等相关部门进行审核。审核部门应重点审查合同条款的合法性、完整性、合理性等，提出审核意见。3.合同签订根据审核意见，对采购合同进行修改完善后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订合同。采购合同签订后，应及时归档保存，以备查阅。（三）采购过程监控1.进度跟踪采购部门负责对采购合同的执行情况进行跟踪，及时掌握原材料的生产进度、运输情况等。定期向相关部门通报采购进度，确保各部门及时了解原材料供应情况。2.质量监督质量部门负责对采购的砂石原材料进行质量监督，在原材料到货前进行抽检。如发现质量问题，及时通知采购部门与供应商协商解决，确保不合格原材料不得进入公司。四、验收管理（一）验收标准1.质量标准砂石原材料的质量应符合国家相关标准和公司制定的质量要求。明确砂石的粒度、含泥量、云母含量、坚固性等质量指标的验收标准。2.数量标准按照采购合同约定的数量进行验收，允许一定范围内的合理误差。制定砂石原材料数量验收的具体方法和流程，确保数量准确无误。（二）验收流程1.到货通知采购部门在原材料到货前，通知质量部门、仓库管理部门等相关人员做好验收准备。2.初步检查仓库管理部门对到货的砂石原材料进行初步检查，包括包装、标识、外观等方面。如发现包装破损、标识不清等问题，及时通知采购部门与供应商联系。3.质量检验质量部门按照验收标准对砂石原材料进行质量检验，可采用抽样检验或全检的方式。检验合格的原材料出具质量检验报告，检验不合格的原材料出具不合格报告。4.数量验收仓库管理部门会同采购部门对砂石原材料的数量进行验收，核对送货单与实际到货数量。数量验收无误后，填写验收记录，双方签字确认。（三）验收结果处理1.合格处理经检验和验收合格的砂石原材料，办理入库手续，按照规定的储存方式进行存放。2.不合格处理对于检验不合格的砂石原材料，采购部门应及时与供应商沟通，要求其采取补货、换货或退货等措施。如供应商拒绝处理，公司有权按照合同约定追究其违约责任。五、储存管理（一）储存设施1.仓库建设根据砂石原材料的特性和储存要求，建设合适的仓库。仓库应具备防雨、防潮、防尘、防盗等功能，确保原材料质量不受影响。2.储存设备配备必要的储存设备，如货架、托盘、苫布等，便于原材料的存放和管理。定期对储存设备进行检查和维护，确保其正常使用。（二）储存方式1.分类存放按照砂石原材料的品种、规格、质量等级等进行分类存放，避免混淆。对不同类型的砂石原材料设置明显的标识牌，标明品种、规格、产地等信息。2.分区管理根据原材料的出入库频率和流动性，对仓库进行分区管理。将常用原材料存放在靠近仓库出入口的区域，便于快速发货；将不常用原材料存放在仓库内部。（三）库存管理1.库存盘点定期对砂石原材料进行库存盘点，确保账实相符。每月至少进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点，盘点结果形成报告。2.库存预警设定合理的库存上下限，当库存低于下限或高于上限时，发出预警信号。根据库存预警情况，及时调整采购计划，避免原材料短缺或积压。六、发放管理（一）发放流程1.领料申请生产部门根据生产需要，填写领料申请单，注明所需砂石原材料的品种、规格、数量等信息。领料申请单经部门负责人审核签字后，提交仓库管理部门。2.发放审批仓库管理部门接到领料申请单后，核对库存情况，如库存充足，进行发放审批。发放审批应明确审批责任人，确保发放过程的合规性。3.原材料发放仓库管理部门根据发放审批结果，按照领料申请单的要求发放砂石原材料。发放过程中，应认真核对原材料的品种、规格、数量等信息，确保发放准确无误。4.发放记录仓库管理部门对原材料的发放情况进行记录，包括领料日期、领料部门、领料人、原材料品种、规格、数量等信息。发放记录应及时归档保存，以备查阅。（二）发放监督1.内部监督公司内部审计部门定期对原材料发放情况进行监督检查，确保发放流程规范、手续齐全。检查发现的问题及时督促相关部门进行整改，防止出现违规发放现象。2.外部监督接受相关政府部门和行业协会的监督检查，积极配合提供有关砂石原材料供应管理的资料和信息。根据外部监督意见，及时改进公司的原材料发放管理工作。七、信息管理（一）供应商信息管理1.建立供应商档案对纳入公司供应商名录的供应商，建立详细的供应商档案。供应商档案应包括供应商基本信息、资质证明文件、生产经营情况、产品质量检验报告、合作记录等内容。2.信息更新定期对供应商档案信息进行更新，确保信息的准确性和及时性。如供应商的联系方式、生产地址、经营范围等发生变化，应及时在档案中进行记录。（二）采购信息管理1.采购合同管理建立采购合同台账，对采购合同的签订、执行、变更、终止等情况进行详细记录。采购合同台账应包括合同编号、供应商名称、采购品种、数量、价格、交货期、付款方式、合同执行情况等信息。2.采购订单管理对采购订单的下达、跟踪、完成情况进行管理，确保采购订单的顺利执行。采购订单管理应包括订单编号、采购品种、数量、规格、交货期、供应商反馈等信息。（三）库存信息管理1.库存台账管理建立库存台账，对砂石原材料的出入库情况进行详细记录。库存台账应包括原材料品种、规格、数量、入库日期、