内部系统保密制度规范

PAGE内部系统保密制度规范一、总则（一）目的为加强公司内部系统的保密管理，确保公司信息资产的安全，防止公司机密信息的泄露、篡改或丢失，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工、合作伙伴以及任何因工作需要接触公司内部系统的人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保公司内部系统保密工作合法合规。2.最小化原则：根据工作需要，严格限定访问和使用公司内部系统及相关信息的人员范围，确保信息仅在必要的范围内流转。3.保密性原则：采取有效的技术和管理措施，确保公司内部系统中的机密信息不被泄露给无关人员。4.完整性原则：保证公司内部系统信息的完整性，防止信息被未经授权的修改、删除或破坏。5.可审计性原则：建立完善的审计机制，对公司内部系统的访问、操作等行为进行记录和审计，以便及时发现和处理违规行为。二、保密范围（一）公司战略规划、业务计划、市场策略等未公开的信息。（二）客户信息，包括客户名单、联系方式、交易记录、需求偏好等。（三）技术资料，如技术方案、算法、代码、数据库结构、技术文档等。（四）财务数据，包括财务报表、预算、成本核算、资金流向等。（五）人力资源信息，如员工薪资、绩效考核、人员招聘计划等。（六）公司内部管理文件、规章制度、会议纪要等涉及公司运营管理的信息。（七）其他经公司认定为机密的信息。三、保密措施（一）物理安全1.公司内部系统服务器应放置在安全的机房内，配备门禁系统，限制无关人员进入。2.机房应具备防火、防潮、防盗、防雷等设施，确保服务器及相关设备的安全运行。3.对存储公司内部系统数据的存储设备进行定期备份，并将备份数据存储在异地安全的存储设施中。（二）网络安全1.建立完善的网络安全防护体系，包括防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等，防止外部网络攻击和恶意软件入侵。2.对公司内部网络进行分段管理，严格控制不同区域之间的网络访问权限，限制非授权人员访问内部系统。3.采用加密技术对公司内部系统传输的数据进行加密处理，确保数据在传输过程中的保密性。（三）用户认证与授权1.为所有有权访问公司内部系统的人员分配唯一的用户名和密码，并要求定期更换密码，设置强密码规则，如包含字母、数字和特殊字符，长度达到一定要求等。2.根据员工的工作职责和权限需求，对其访问公司内部系统的权限进行严格授权，确保员工仅能访问其工作所需的信息和功能模块。3.对于涉及敏感信息的系统操作，采用多因素认证方式，如密码、数字证书、指纹识别等，进一步增强认证的安全性。（四）数据分类与标记1.对公司内部系统中的数据进行分类，如分为绝密、机密、秘密和公开等不同级别，并根据数据的敏感程度进行相应的标记。2.对于不同级别的数据，制定不同的访问和使用规则，明确哪些人员可以访问、如何访问以及访问后应承担的保密责任。（五）培训与教育1.定期组织公司员工参加保密培训，提高员工的保密意识和技能，使其了解公司内部系统保密制度的重要性和具体要求。2.在新员工入职时，进行专门的保密培训，使其在入职初期就明确保密责任和义务。3.根据不同岗位的特点，开展针对性的保密培训，如对涉及技术研发的人员重点培训技术保密措施，对涉及财务工作的人员重点培训财务数据保密要求等。（六）审计与监督1.建立内部系统操作审计机制，对所有用户的系统操作行为进行详细记录，包括登录时间、操作内容、操作结果等。2.定期对审计记录进行审查，及时发现异常操作行为，并进行调查和处理。3.设立专门的保密监督岗位或指定专人负责对公司内部系统保密制度的执行情况进行监督检查，确保制度的有效落实。四、人员管理（一）员工保密义务1.公司员工应严格遵守本保密制度规范，自觉履行保密义务，不得泄露、传播或利用公司内部系统中的机密信息谋取私利。2.在工作中，员工应妥善保管个人的用户名和密码，防止他人冒用。如发现密码可能泄露，应立即更换密码。3.员工离职时，应按照公司规定办理离职交接手续，归还所有涉及公司内部系统的资料和设备，并签署保密承诺书，承诺离职后仍将履行保密义务。（二）合作伙伴管理1.对于与公司有业务往来的合作伙伴，在签订合作协议时，应明确双方的保密责任和义务，要求合作伙伴遵守公司内部系统保密制度。2.对合作伙伴访问公司内部系统的行为进行严格管理，限定其访问范围和权限，并进行必要的监督和审计。3.定期对合作伙伴的保密工作进行评估，如发现合作伙伴存在违反保密协议的行为，应及时采取措施，包括终止合作关系等。（三）违规处理1.对于违反公司内部系统保密制度的人员，视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、降职、辞退等。2.如因员工违规行为导致公司机密信息泄露，给公司造成损失的，公司将依法追究其法律责任，并要求其赔偿公司因此遭受的全部损失。3.对于合作伙伴违反保密协议的行为，公司有权按照合作协议的约定追究其违约责任，并采取相应的法律措施维护公司的合法权益。五、信息发布与共享（一）信息发布审批1.公司内部系统中涉及保密信息的发布，必须经过严格的审批流程。发布申请应明确发布内容、发布范围、发布目的等信息。2.发布申请需提交给相关部门负责人进行初审，初审通过后提交给公司保密管理部门进行终审。保密管理部门应根据信息的保密级别和发布必要性进行审核，确保发布行为符合公司保密制度要求。3.对于涉及重要机密信息的发布，需经公司高层领导批准后方可进行。（二）信息共享原则1.公司内部信息共享应遵循最小化原则，仅在必要的部门和人员之间进行共享，且共享信息应严格限定在工作所需的范围内。2.在进行信息共享时，应明确共享信息的保密要求和使用期限，确保共享信息的安全。3.对于共享涉及保密信息的系统权限，应按照用户认证与授权的规定进行严格管理，确保共享人员具备相应的权限。（三）外部信息交换1.公司与外部机构进行信息交换时，应谨慎评估信息交换的必要性和安全性。如涉及公司保密信息，应签订保密协议，并采取加密传输等安全措施确保信息安全。2.在向外部机构提供公司内部系统信息时，应按照信息发布审批流程进行审批，确保提供的信息符合公司保密制度要求且不会对公司造成不利影响。六、应急处理（一）应急预案制定1.制定公司内部系统保密信息泄露应急预案，明确应急处理的流程、责任分工、应急措施等内容。2.应急预案应定期进行演练和修订，确保其有效性和可操作性。（二）事件报告与处理1.一旦发现公司内部系统保密信息可能发生泄露事件，相关人员应立即向公司保密管理部门报告。报告内容应包括事件发生的时间、地点、涉及的信息内容、可能的泄露途径等。2.保密管理部门接到报告后，应立即启动应急预案，组织相关人