规范电商化采购管理制度

PAGE规范电商化采购管理制度一、总则（一）目的为加强公司电商化采购管理，规范采购行为，提高采购效率，降低采购成本，使采购工作更好地适应公司战略发展需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门通过电商平台开展的采购活动，包括但不限于办公用品、设备耗材、小型生产物资等采购活动。（三）采购原则1.合规、合法原则采购活动必须遵守国家法律法规及公司相关规定，确保采购流程合法合规。2.公开、公正原则采购全过程应保持公开透明，确保公平公正地对待所有供应商，杜绝不正当交易行为。3.效益优先原则在保证采购质量的前提下，充分考虑成本因素，追求采购效益最大化，实现公司资源的最优配置。4.诚实守信原则与供应商建立诚信合作关系，严格履行合同约定，维护公司良好的商业信誉。二、采购流程（一）采购申请1.各部门根据实际工作需要，填写电商化采购申请表，详细注明采购物品的名称、规格型号、数量、预算金额、预计到货时间等信息。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。对于涉及重大采购项目或超出部门预算的采购申请，需经公司分管领导审批。（二）供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门根据采购物品的类别和需求，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行综合评估，包括供应商的信誉、资质、产品质量、价格水平、售后服务等方面，筛选出合格的供应商名单。2.供应商准入对于新入选的供应商，采购部门要求其提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证等相关资质文件，并进行实地考察或背景调查。只有通过审核的供应商才能进入公司电商化采购供应商名录。3.供应商考核与评价采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行考核评价。根据考核结果，对表现优秀的供应商给予奖励，如增加采购份额、优先合作等；对表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰处理。（三）采购订单下达1.采购部门根据审核通过的采购申请，在电商平台上选择合适的供应商，下达采购订单。采购订单应明确采购物品的详细规格、数量、价格、交货时间、交货地点、付款方式等条款，并确保订单信息准确无误。2.在下达采购订单前，采购人员应与供应商进行充分沟通，确认订单细节，避免因信息不一致导致的交货延误或其他问题。（四）采购合同签订1.对于金额较大或采购周期较长的采购项目，采购部门应与供应商签订书面采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，需经公司法务部门审核，确保合同条款符合法律法规要求，避免法律风险。合同签订后，双方应严格履行合同约定。（五）采购验收1.采购物品到货前，采购部门应及时通知使用部门做好验收准备工作。使用部门应按照采购合同和相关标准对采购物品的数量、规格、质量等进行验收。2.验收过程中，如发现采购物品存在数量短缺、质量不合格等问题，使用部门应及时与采购部门沟通，并向供应商提出异议。采购部门负责协调供应商进行补货、换货或退货等处理。3.验收合格后，使用部门应填写采购验收单，经部门负责人签字确认后，提交至采购部门。采购部门凭采购验收单办理后续付款手续。（六）采购付款1.采购付款应严格按照采购合同约定的付款方式和时间进行。采购部门根据采购验收单和发票等相关凭证，填写付款申请单，经部门负责人审核、财务部门复核后，提交至公司领导审批。2.公司领导审批通过后，财务部门按照公司资金管理制度和审批流程安排付款。对于采用预付款方式的采购项目，应在合同约定的时间内及时付款，并跟踪供应商的供货进度，确保预付款安全。三、采购风险管理（一）市场风险1.密切关注市场动态，及时掌握采购物品的价格波动情况。通过与供应商建立长期稳定的合作关系、签订价格调整条款等方式，降低市场价格波动对采购成本的影响。2.加强市场调研，分析市场趋势和竞争对手情况，为采购决策提供参考依据，避免因市场信息不对称导致采购价格过高或采购物品不符合市场需求。（二）质量风险1.在采购合同中明确质量标准和验收条款，要求供应商提供产品质量合格证明文件。加强采购验收环节的管理，严格按照合同约定和相关标准对采购物品进行验收，确保采购物品质量符合要求。2.对于重要采购物品，可委托专业机构进行质量检验，降低质量风险。如发现质量问题，应及时要求供应商采取整改措施，直至退货或换货，同时追究供应商的违约责任。（三）供应商风险1.建立供应商信用评估体系，定期对供应商进行信用评级。对信用等级较低的供应商，采取减少采购份额、增加预付款比例、要求提供担保等措施，降低供应商违约风险。2.加强与供应商的沟通与合作，及时了解供应商的经营状况和财务状况。如发现供应商存在经营困难、财务危机等可能影响供货的情况，应及时调整采购策略，寻找替代供应商，确保公司采购活动不受影响。（四）法律风险1.采购活动应严格遵守国家法律法规，确保采购流程合法合规。加强对采购人员的法律法规培训，提高其法律意识和风险防范能力。2.在采购合同签订前，必须经公司法务部门审核，确保合同条款符合法律法规要求。对于涉及重大采购项目或复杂法律问题的合同，可咨询专业律师意见，避免法律风险。四、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对电商化采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购成本是否合理等情况。2.采购部门应定期向公司领导汇报采购工作进展情况，接受公司内部监督检查。对于审计和监督检查中发现的问题，应及时整改落实，并将整改情况反馈给相关部门。（二）外部监督1.主动接受政府相关部门的监督检查，积极配合开展各项工作，确保公司采购活动符合法律法规要求。2.鼓励员工和供应商对采购活动进行监督举报，对举报属实的给予奖励。对于违反采购制度的行为，一经查实，严肃处理，并追究相关人员的责任。五、信息管理（一）采购信息收集与整理1.采购部门应收集和整理各类采购信息，包括供应商信息、采购物品信息、采购价格信息、采购合同信息等，并建立完善的采购信息数据库。2.定期对采购信息进行更新和维护，确保信息的准确性和及时性。同时，对采购信息进行分析和总结，为采购决策提供数据支持。（二）采购数据分析与利用1.运用数据分析工具和方法，对采购数据进行深入分析，如采购成本分析、采购效率分析、供应商绩效分析等。通过数据分析，发现采购活动中存在的问题和潜在风险，为优化采购流程