外购样衣管理制度规范

PAGE外购样衣管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司外购样衣管理，规范外购样衣的采购、验收、使用、保管及处置等流程，确保外购样衣满足公司业务需求，提高样衣使用效率，降低成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有外购样衣的管理活动，包括但不限于服装、饰品、鞋类等各类产品样衣的采购、验收、使用、保管及处置等环节。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保外购样衣管理活动合法合规。2.需求导向原则：根据公司业务需求，合理采购样衣，避免盲目采购，提高样衣使用价值。3.质量优先原则：优先选择质量可靠、款式新颖、符合市场趋势的样衣，确保样衣能够为公司产品研发、市场推广等提供有力支持。4.成本控制原则：在保证样衣质量和满足业务需求的前提下，合理控制采购成本、使用成本及处置成本，提高公司经济效益。5.责任明确原则：明确各部门在外购样衣管理过程中的职责，确保各项工作有序开展，责任落实到人。二、职责分工（一）采购部门1.根据公司业务需求，制定外购样衣采购计划，明确采购样衣的种类、数量、规格、质量要求等。2.选择合格的供应商，进行询价、比价、议价等采购活动，并签订采购合同。3.负责跟踪采购样衣的到货情况，及时协调解决采购过程中出现的问题。（二）质量检验部门1.制定外购样衣检验标准和检验流程，对外购样衣进行严格检验。2.对检验合格的样衣出具检验报告，对不合格样衣提出处理意见，并跟踪处理结果。3.参与样衣质量问题的分析和解决，提供技术支持和质量改进建议。（三）使用部门1.根据业务需求，提出外购样衣的使用申请，明确使用目的、使用期限等。2.负责样衣的日常使用和保管，确保样衣的安全和完整。3.在样衣使用过程中，及时反馈样衣存在的问题，配合相关部门进行处理。（四）仓库管理部门1.负责外购样衣的入库、存储、保管及出库管理，建立样衣库存台账。2.定期对样衣进行盘点，确保账实相符。3.按照规定的存储条件和要求，妥善保管样衣，防止样衣损坏、变质等情况发生。（五）财务部门1.负责审核外购样衣采购合同及相关费用报销，确保费用支出合理合规。2.对外购样衣的成本进行核算和分析，为公司成本控制提供数据支持。三、采购管理（一）采购计划制定1.采购部门应定期收集各使用部门的样衣需求信息，结合公司业务发展规划、市场趋势等因素，制定年度、季度和月度外购样衣采购计划。2.采购计划应明确样衣的种类、数量、规格、质量要求、预计采购时间等内容，并经相关部门审核后报公司领导批准。（二）供应商选择1.采购部门应建立合格供应商名录，选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、交货及时的供应商作为样衣采购对象。2.对新供应商进行资质审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证等相关证件的审核，并实地考察供应商的生产能力、质量管理体系等情况。3.定期对供应商进行评估和考核，根据供应商的交货质量、交货期、售后服务等情况，调整供应商名录，淘汰不合格供应商。（三）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确样衣的规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式等条款。2.采购合同应符合法律法规的要求，确保双方的权利和义务明确，避免合同纠纷。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，以便各部门做好后续工作。（四）采购过程跟踪1.采购部门应跟踪采购样衣的生产进度和运输情况，及时与供应商沟通协调，确保样衣按时、按质、按量到货。2.如遇采购过程中出现问题，如供应商交货延迟、样衣质量不符合要求等，采购部门应及时采取措施解决，并向公司领导汇报。四、验收管理（一）验收标准制定1.质量检验部门应根据国家相关标准、行业标准及公司要求，制定外购样衣验收标准，明确样衣的外观、尺寸、材质、工艺等方面的质量要求。2.验收标准应具体、明确、可操作，确保验收人员能够准确判断样衣是否合格。（二）验收流程1.样衣到货后，仓库管理部门应及时通知质量检验部门进行验收。2.质量检验部门按照验收标准对样衣进行逐件检验，填写验收记录，记录样衣编号、名称、规格、数量、质量状况等信息。3.对验收合格的样衣，质量检验部门出具检验报告，并在样衣上加盖“合格”标识；对验收不合格的样衣，质量检验部门出具不合格报告，注明不合格原因，并提出处理意见。（三）验收结果处理1.对于验收合格的样衣，仓库管理部门办理入库手续，将样衣存入指定仓库，并更新样衣库存台账。2.对于验收不合格的样衣，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至样衣符合要求。如因供应商原因导致样衣不合格给公司造成损失的，采购部门应按照合同约定追究供应商的责任。五、使用管理（一）使用申请1.使用部门如需使用外购样衣，应填写样衣使用申请表，注明样衣编号、名称、规格、使用目的、使用期限、预计归还时间等信息，并经部门负责人审批后提交给仓库管理部门。2.仓库管理部门根据样衣库存情况，对使用申请进行审核，如库存有可用样衣，则办理样衣出库手续，并将样衣发放给使用部门；如库存无可用样衣，则及时通知采购部门进行采购。（二）使用期限管理1.使用部门应按照样衣使用申请表中注明的使用期限使用样衣，如需延长使用期限，应提前向仓库管理部门提出申请，并经相关部门审批同意。2.仓库管理部门应定期对样衣使用期限进行跟踪检查，对超过使用期限未归还的样衣，及时催还，并按照规定进行处理。（三）样衣使用过程管理1.使用部门在样衣使用过程中，应妥善保管样衣，避免样衣损坏、丢失等情况发生。如因使用不当导致样衣损坏的，使用部门应负责修复或赔偿。2.使用部门应保持样衣的清洁卫生，定期对样衣进行清洗、保养，确保样衣外观良好。3.在样衣使用过程中，使用部门如发现样衣存在质量问题或其他异常情况，应及时通知质量检验部门进行处理。六、保管管理（一）仓库存储条件1.仓库管理部门应根据样衣的材质、特性等要求，提供适宜的存储条件，确保样衣不受潮、发霉、变形、损坏等。2.样衣应存放在干燥、通风、温度适宜的仓库内，避免阳光直射和与腐蚀性物质接触。（二）库存管理1.仓库管理部门应建立样衣库存台账，详细记录样衣的编号、名称、规格、数量、入库时间、出库时间、使用部门、存放位置等信息，确保账实相符。2.定期对样衣进行盘点，每月至少盘点一次，盘点结果应形成盘点报告，如发现账实不符，应及时查明原因，并进行调整。3.按照样衣的类别、规格、型号等进行分类存放，便于查找和管理。同时，应设置明显的标识牌，标明样衣的名称、规格、数量等信息。（三）样衣保管措施1.对贵重样衣、限量版样衣等应采取特殊保管措施，如单独存放、专人保管等，确保样衣的安全。2.定期对样衣进行检查，查看样衣是否有损坏、变质等情况，如发现问题应及时处理。3.做好仓库的防火、防盗、防潮、防虫等工作，确保样衣存储环境安全。七、处置管理（一）处置申请1.使用部门或仓库管理部门如发现样衣已无使用价值或因其他原因需要处置样衣时，应填写样衣处置申请表，注明样衣编号、名称、规格、数量、处置原因等信息，并经相关部门审批后提交给公司领导。2.公司领导根据样衣的实际情况进行审批，批准后由仓库管理部门负责组织样衣处置工作。（二）处置方式1.报废：对于无法修复、已过使用期限且无其他利用价值的样衣，经公司领导批准后进行报废处理。报废样衣应进行登记造册，并按照规定进行销毁或处理。2.捐赠：对于仍有一定使用价值但公司不再需要的样衣，经公司领导批准后，可以捐赠给相关慈善机构、学校、社区等单位或个人。捐赠样衣应办理相关手续，并做好记录。3.出售：对于具有一定市场价值的样衣，经公司领导批准后，可以进行出售。出售样衣应按照公司相关规定进行定价、招标等程序，确保出售过程公开、公正、透明。出售所得款项应及时上缴公司财务部门。（三）处置过程监督1.在样衣处置过程中，相关部门应进行监督，确保处置工作按照规定的程序和方式进行，防止国有资产流失。2.仓库管理部门应做好样衣处置记录，记录处置时间、处置方式、处置数量、处置价格等信息，并将处置记录存档备案。八、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门定期对外购样衣管理情况进行审计，检查采购、验收、使用、保管及处置等环节是否符合本制度规定，是否存在违规操作、浪费资源等问题。2.审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）日常检查1.采购部门、质量检验部门、仓库管理部门等相关部门应定期对本部门负责的外购样衣管理工作进行自查，及时发现和解决存在的问题。2.公司应建立外购样衣管理工作定期检查制度，由公司领导或相关部门负责人带队，对各部门外购样衣管理工作进行全面检查，确保制度执行到位。（三）违规处理1.对于违反本制度规定的部门和个人，公司将视