公司用打印机规范制度

PAGE公司用打印机规范制度一、总则1.目的为了规范公司打印机的使用，提高办公效率，节约办公资源，确保打印机的正常运行和信息安全，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工。3.基本原则按需使用原则：员工应根据工作实际需求使用打印机，避免不必要的打印浪费。节约环保原则：鼓励双面打印、复印，减少纸张消耗，降低能源浪费。安全保密原则：确保打印、复印的文件资料不涉及国家机密、商业秘密和个人隐私，防止信息泄露。二、打印机管理职责1.行政部门职责负责公司打印机的选型、采购、安装、调试和日常维护工作。制定打印机使用规范和操作流程，并组织员工培训。定期检查打印机的使用情况，统计打印量，进行成本核算和分析。负责打印机耗材的采购、库存管理和发放工作。2.各部门负责人职责负责本部门打印机的日常管理和监督，确保员工正确使用打印机。教育本部门员工遵守打印机使用规范，节约使用办公资源。配合行政部门做好打印机的维护、维修和耗材更换等工作。3.员工职责严格遵守打印机使用规范和操作流程，爱护打印机设备。按照工作需要合理使用打印机，优先选择双面打印、复印，减少纸张浪费。妥善保管打印、复印的文件资料，不得随意丢弃，确保信息安全。发现打印机故障或异常情况及时向行政部门报告。三、打印机使用规范1.打印申请员工因工作需要打印文件资料，应填写《打印申请表》，注明打印内容、份数、用途等信息，并经部门负责人审批。紧急文件可先口头向部门负责人说明情况，事后及时补办审批手续。2.打印操作员工应在指定的打印机上进行打印操作，不得擅自使用其他部门或他人的打印机。打印前请仔细核对打印内容，确保无误后再进行打印。如需修改，应及时取消打印任务，重新编辑后再提交打印。双面打印时，请将纸张正面朝上放入打印机纸盒，按照打印机提示进行操作。打印完成后，请及时取走文件资料，清理打印机周边纸屑，保持打印机整洁。3.复印操作需要复印文件资料时，请先在复印机上预览，确认复印内容和份数无误后再进行复印。双面复印时，请将纸张正面朝上放入复印机纸盒，按照复印机提示进行操作。如需复印多份相同文件，可使用复印机的连续复印功能，但应注意控制复印份数，避免浪费。复印完成后，请及时取走复印件，清理复印机周边纸屑，保持复印机整洁。4.扫描操作员工如需扫描文件资料，应先向行政部门申请，并说明扫描用途和接收方信息。扫描前请确保文件资料摆放整齐，图像清晰，避免出现模糊、歪斜等情况。扫描完成后，请按照行政部门的要求将扫描文件保存到指定的文件夹或发送给指定的人员。5.特殊情况处理如打印机出现卡纸现象，请勿强行拉扯纸张，应按照打印机提示逐步取出卡纸。如无法自行解决，应及时向行政部门报告。如打印机出现故障或打印质量问题，应及时停止使用，并向行政部门报告。行政部门应及时安排维修人员进行检修，确保打印机正常运行。四、打印机耗材管理1.耗材采购行政部门应根据打印机的使用情况和耗材库存，定期采购打印机耗材，确保耗材供应充足。采购打印机耗材时，应选择质量可靠、价格合理的供应商，并签订采购合同，明确双方的权利和义务。2.耗材库存管理行政部门应建立打印机耗材库存台账，详细记录耗材的型号规格、采购数量、入库时间、领用情况等信息。定期盘点耗材库存，确保账实相符。如发现库存短缺或积压情况，应及时调整采购计划。3.耗材领用员工因工作需要领用打印机耗材，应填写《耗材领用申请表》，注明领用耗材的名称、型号、数量等信息，并经部门负责人审批。行政部门根据审批后的申请表发放耗材，并在库存台账上记录领用情况。4.耗材节约使用鼓励员工节约使用打印机耗材，如发现耗材浪费现象，行政部门应及时制止并进行批评教育。对于可重复使用的耗材，如硒鼓、墨盒等，应进行回收再利用，降低办公成本。五、打印机维护与维修1.日常维护行政部门应定期对打印机进行清洁保养，包括擦拭打印机外壳、清理进纸通道、检查墨盒硒鼓等部件，确保打印机正常运行。指导员工正确使用打印机，避免因操作不当导致打印机故障。2.故障维修打印机出现故障时，员工应及时向行政部门报告。行政部门应根据故障情况判断是否能够自行解决，如无法自行解决，应及时联系打印机供应商或专业维修人员进行维修。在维修打印机时，应要求维修人员填写《打印机维修记录单》，详细记录故障现象、维修时间、维修内容、更换部件等信息。维修完成后，行政部门应及时对维修情况进行跟踪检查，确保打印机恢复正常运行。如发现维修后仍存在问题，应及时联系维修人员进行再次维修。3.设备更新随着公司业务的发展和技术的进步，行政部门应根据实际情况，适时对打印机设备进行更新换代，以满足公司办公需求。在考虑打印机设备更新时，应综合考虑打印机的性能、功能、价格、售后服务等因素，选择性价比高的产品。六、信息安全管理1.文件保密员工在打印、复印涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的文件资料时，应严格遵守相关保密规定，采取必要的保密措施，确保信息安全。不得将涉及保密内容的文件资料随意放置或丢弃，如需销毁，应按照公司规定的程序进行处理。2.网络安全公司打印机如连接网络，员工应妥善保管网络账号和密码，不得随意泄露给他人。不得在打印机上进行与工作无关的网络操作，如浏览非法网站、下载病毒软件等，防止网络安全事故的发生。3.数据备份对于重要的打印文件资料，员工应及时进行数据备份，防止因打印机故障、电脑故障等原因导致数据丢失。数据备份可采用外部存储设备、网络存储等方式进行，备份数据应定期进行检查和更新，确保数据的完整性和可用性。七、违规处理1.员工如有违反本制度的行为，行政部门将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款