行政复议档案室制度规范

PAGE行政复议档案室制度规范一、总则（一）目的为加强行政复议档案室的管理，确保行政复议档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在行政复议工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度规范。（二）适用范围本制度规范适用于本单位行政复议档案室的档案管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等环节。（三）基本原则1.集中统一管理原则行政复议档案由档案室集中统一管理，任何部门和个人不得擅自截留、分散或销毁档案。2.真实性原则档案应如实反映行政复议工作的全过程，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则档案应齐全完整，涵盖行政复议案件从受理到结案的各个环节的文件材料。4.保密性原则严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善行政复议档案室的各项管理制度。2.负责行政复议档案的收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等工作。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。4.开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。5.对各部门的档案管理工作进行指导和监督。（二）档案形成部门职责1.负责本部门行政复议案件文件材料的收集、整理和归档工作，确保文件材料的齐全、完整和准确。2.按照档案室的要求，及时将整理好的档案移交档案室。3.配合档案室做好档案的利用和鉴定等工作。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、上架、借阅登记等。3.对档案进行定期检查，发现问题及时处理，并向上级报告。4.积极开展档案信息化工作，提高档案管理的信息化水平。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案收集（一）收集范围1.行政复议案件受理阶段的文件材料，包括申请书、受理通知书、答复通知书等。2.行政复议案件审理阶段的文件材料，包括被申请人的答复书、证据材料、听证笔录、调查笔录等。3.行政复议案件决定阶段的文件材料，包括行政复议决定书、送达回证等。4.与行政复议案件有关的其他文件材料，如上级机关的批示、内部讨论记录等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责行政复议案件文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.收集的文件材料应按照一定的分类标准进行整理，便于后续的归档工作。（三）收集时间1.对于正在办理的行政复议案件，文件材料应随案件办理进程及时收集。2.行政复议案件结案后，承办部门应在[X]个工作日内将整理好的档案移交档案室。四、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准1.按行政复议案件的年份进行分类，如[具体年份]。2.在年份分类下，再按案件类型进行细分，如行政处罚复议案件、行政许可复议案件等。3.每个案件单独组成一卷，卷内文件材料按照文件形成的先后顺序排列。（三）编号规则1.档案编号采用“年份+案件类型代码+流水号”的形式，如“2023CFXZ001”，其中“2023”表示年份，“CFXZ”表示行政处罚复议案件类型代码，“001”表示流水号。2.案件类型代码由档案室统一制定和管理，确保编号的唯一性和规范性。（四）装订要求1.卷内文件材料应去除金属物，采用左侧装订的方式，装订应牢固、整齐，便于翻阅。2.装订线外应保持整齐，不得压字、压图。（五）编目1.编制卷内文件目录，目录应包括序号、文件题名、日期、页号、备注等项目。2.编写备考表，注明卷内文件的缺损、补充、移出、销毁等情况。3.制作档案封面，封面应包括全宗名称、年度、保管期限、档案号、案卷题名等内容。五、档案保管（一）保管场所1.档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应保持清洁、通风良好，温度控制在[适宜温度范围]，湿度控制在[适宜湿度范围]。（二）档案装具1.采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放整齐、有序。2.档案装具应定期进行检查和维护，如有损坏应及时更换。（三）档案存放1.按照档案编号顺序排列档案，便于查找和管理。2.不同保管期限的档案应分开存放，以便于后续的鉴定和销毁工作。（四）档案保管期限1.行政复议档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案包括具有重要历史价值和法律意义的行政复议决定书等。3.长期保管的档案保管期限为[X]年，包括一般的行政复议案件档案。4.短期保管的档案保管期限为[X]年，如一些临时性的文件材料。（五）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全防范措施。2.配备必要的消防器材和安全设施，定期进行检查和维护。3.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确需进入的应办理登记手续。4.定期对档案进行清查，发现问题及时处理，并向上级报告。六、档案利用（一）利用范围1.本单位工作人员因工作需要查阅行政复议档案。2.司法机关、行政机关因办案需要查阅行政复议档案。3.其他单位或个人因特殊原因需要查阅行政复议档案，经本单位负责人批准后可以查阅。（二）利用方式1.查阅档案应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容等信息。2.档案管理人员应根据查阅人的需求，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅档案一般应在档案室进行，如需借出档案，应经档案室负责人批准，并办理借阅手续，借阅期限不得超过[X]个工作日。4.查阅人不得擅自涂改、抽取或销毁档案内容，如需复印档案，应经档案室负责人批准。（三）利用登记1.档案管理人员应对档案利用情况进行详细登记，包括查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容、借阅期限等信息。2.定期对档案利用登记情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。七、档案鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、档案管理人员及相关业务部门人员组成，负责行政复议档案的鉴定工作。（二）鉴定标准及方法1.根据档案的保管期限、重要程度、历史价值等因素，对档案进行鉴定。2.采用直接鉴定法逐件逐页地对档案进行审查，确定档案的存毁。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对到期档案进行鉴定，提出存毁意见。2.对拟销毁的档案编制《档案销毁清册》，注明档案编号、题名、日期、保管期限等信息。3.将《档案销毁清册》报本单位负责人审批，经批准后方可进行销毁。八、档案销毁（一）销毁方式1.对批准销毁的档案，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.销毁档案时，应指定专人负责