国企报销制度流程规范

PAGE国企报销制度流程规范一、总则（一）目的本制度旨在规范国有企业的报销行为，确保费用支出的合理性、真实性、合法性，加强财务管理和内部控制，提高资金使用效益，保障企业正常运营。（二）适用范围本制度适用于本国有企业及其所属各部门、分支机构、全资子公司、控股子公司等。（三）基本原则1.真实性原则：报销凭证必须真实反映经济业务实际发生情况，不得虚假报账。2.合法性原则：报销事项必须符合国家法律法规、政策规定以及企业内部规章制度。3.合理性原则：费用支出应与企业经营活动相关，具有合理的必要性和效益性。4.及时性原则：员工应在规定时间内办理报销手续，确保财务数据及时准确。二、报销范围（一）差旅费1.交通费用：包括飞机票、火车票、汽车票、船票等公共交通工具费用，以及因公差需要乘坐的出租车、网约车费用。2.住宿费用：员工因出差期间的住宿费。3.餐饮补贴：按照规定标准给予的出差期间餐饮补贴。4.市内交通补贴：用于补贴员工在出差地市内的交通费用。（二）业务招待费1.因业务需要招待客户、合作伙伴等发生的餐饮、住宿、娱乐等费用。2.招待费用应遵循必要、合理、适度的原则，不得用于与业务无关的宴请。（三）办公费1.办公用品：如文具、纸张、文件夹、墨盒等日常办公所需物品。2.办公设备：电脑、打印机、复印机、传真机等办公设备的购置、维修、保养费用。3.通讯费：员工因工作需要发生的手机话费、网络费用等。（四）会议费1.会议场地租赁费用。2.会议设备租赁费用。3.会议资料印刷费用。4.参会人员的餐饮、住宿费用（如因会议安排）。（五）培训费1.参加外部培训课程的费用。2.内部培训师资费用。3.培训教材、资料费用。（六）其他费用1.因工作需要发生的邮寄费、快递费。2.水电费、物业费等办公场所相关费用。3.经企业批准的其他合理费用支出。三、报销凭证要求（一）发票1.发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应填写完整，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等。2.发票上应加盖销售方发票专用章，印章清晰可辨。3.发票不得涂改、挖补，如发现发票有误，应及时联系销售方重新开具。（二）其他凭证1.对于无法取得发票的费用支出，如市内交通补贴、小额办公用品购置等，应提供有效的自制凭证，如收款收据、报销清单等，并注明支出事由、金额、日期等信息。2.涉及固定资产购置的，应提供购置合同、验收报告等相关凭证。3.会议费应提供会议通知、参会人员名单、会议纪要等证明材料。4.培训费应提供培训通知、培训课程表、培训签到表等相关资料。四、报销流程（一）费用发生1.员工在开展业务活动过程中发生费用支出时，应按照规定取得相应的报销凭证，并妥善保存。2.对于需要预先借款的业务，员工应填写借款申请单，注明借款事由、金额、预计还款日期等信息，经部门负责人审批后，到财务部门办理借款手续。（二）报销申请1.员工应在费用发生后规定时间内（一般为[X]个工作日），整理好报销凭证，填写报销申请单。报销申请单应包括员工姓名、所在部门、报销日期、费用明细、金额合计等内容。2.将报销凭证粘贴在报销申请单背面，确保凭证粘贴整齐、牢固，便于审核。（三）部门审核1.员工所在部门负责人应对报销事项的真实性、合理性进行审核。审核内容包括费用是否与业务相关、金额是否合理、报销凭证是否齐全等。2.部门负责人在报销申请单上签署审核意见，并签字确认。如发现问题，应及时与员工沟通，要求其补充或更正相关信息。（四）财务审核1.财务部门收到报销申请单后，对报销凭证的合法性、合规性以及报销金额的准确性进行审核。2.财务审核人员应重点检查发票的真实性、有效性，费用是否符合报销范围和标准，报销申请单填写是否规范等。3.对于不符合规定的报销申请，财务审核人员应及时通知员工，说明原因，并要求其重新整理或补充相关资料。（五）审批1.根据企业的审批权限规定，报销申请需经相应层级领导审批。2.一般情况下，小额费用报销由部门负责人审批；较大金额的费用报销需经分管领导、财务负责人、总经理逐级审批。3.审批人应认真审查报销申请，签署审批意见，并签字确认。如审批人对报销事项有疑问，可要求相关人员进行解释说明。（六）报销支付1.经审批通过的报销申请，财务部门应及时办理报销支付手续。2.对于采用银行转账方式支付的，财务人员应准确填写收款人信息，确保款项及时、准确到账。3.对于采用现金支付的，应按照企业现金管理规定办理相关手续，确保现金支付安全、合规。五、报销标准（一）差旅费标准1.交通费用飞机票：根据出差目的地、职级等因素，按照经济舱标准报销。火车票：按照实际乘坐的车次、座位等级报销。汽车票、船票：按照票面金额报销。出租车、网约车费用：在合理范围内实报实销，但需注明事由和起止地点。2.住宿费用按照不同地区、职级设定住宿标准，如一线城市[X]元/天（单人单间），二线城市[X]元/天等。实际住宿费用超过标准的部分，原则上由员工自理；低于标准的，按照实际发生额报销。3.餐饮补贴按照出差天数和规定标准给予补贴，如[X]元/天。餐饮补贴已包含市内交通补贴的，不再另行报销市内交通费用。（二）业务招待费标准1.业务招待费应严格控制在企业规定的预算范围内，年度业务招待费支出不得超过当年营业收入的[X]%。2.招待客户时，应根据业务性质、客户级别等合理安排招待规格，避免铺张浪费。3.招待费用报销时，应注明招待对象、事由、时间等详细信息。（三）办公费标准1.办公用品应按照企业办公用品采购管理制度进行采购，批量采购应通过招标、询价等方式选择供应商，确保采购价格合理。2.办公设备的购置应按照企业固定资产管理规定办理相关手续，符合资产入账标准的应及时入账，并按照规定计提折旧。3.通讯费报销标准根据员工职级和工作需要设定，如高层管理人员[X]元/月，中层管理人员[X]元/月，普通员工[X]元/月等。员工应提供正规的通讯费发票进行报销。（四）会议费标准1.会议费应根据会议规模、时长、地点等因素合理控制费用支出。2.会议场地租赁费用、设备租赁费用等应通过市场调研，选择性价比高的供应商。3.会议资料印刷费用应根据实际需要进行控制，避免浪费。（五）培训费标准1.参加外部培训课程的费用应根据培训内容、培训师资、培训时长等因素进行评估，确保培训费用合理。2.内部培训师资费用应按照企业相关规定执行，如根据授课时长、授课难度等给予相应报酬。3.培训教材、资料费用应根据实际需要采购，避免过度浪费。六、特殊情况处理（一）超标准报销1.因特殊业务需要，员工发生的费用超过报销标准的，应提前向部门负责人和财务部门说明情况，并填写超标准报销申请单。2.超标准报销申请单应详细说明超标准的原因、业务必要性以及预计对企业产生的效益等内容。3.经部门负责人、分管领导、财务负责人、总经理逐级审批通过后，方可按照实际发生额报销。（二）预借差旅费逾期未还1.员工预借差旅费后，应按照借款申请单上注明的预计还款日期及时归还借款。2.如因特殊原因未能按时归还借款的，应提前向财务部门说明情况，并办理延期还款手续。3.对于逾期未还且无正当理由的借款，财务部门应从员工工资中扣除相应款项，直至借款还清为止。（三）报销凭证遗失1.如员工不慎遗失报销凭证，应及时向财务部门报告，并提供相关证明材料，如发票复印件（加盖销售方公章）、业务发生的详细说明等。2.财务部门应根据实际情况进行核实，如情况属实，可在员工提供充分证明的前提下，按照规定办理报销手续，但应在报销申请单上注明“报销凭证遗失，已提供相关证明”字样。七、监督与检查（一）内部审计1.企业内部审计部门应定期对报销制度的执行情况进行审计检查，重点审查报销凭证的真实性、合法性、合规性，报销流程的完整性，报销标准的执行情况等。2.审计检查过程中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）财务监督1.财务部门应加强对报销业务的日常监督，对报销凭证进行严格审核，确保报销业务符合制度规定。2.定期对报销数据进行统计分析，及时发现异常情况，并采取相应措施进行处理。（三）违规处理1.对于违反报销制度的行为，如虚假报销、超标准报销、违规使用报销资金等，企业将视情节轻重