会计票据使用规范制度

PAGE会计票据使用规范制度一、总则（一）目的为了加强公司会计票据管理，规范会计票据使用行为，保证会计信息的真实性、准确性和完整性，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国票据法》等相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在经济业务活动中涉及的各类会计票据的使用与管理。（三）基本原则1.合法性原则会计票据的使用必须符合国家法律法规及相关行业标准的规定，严禁使用非法票据或不符合规定的票据进行经济业务核算。2.真实性原则会计票据所记录的经济业务内容必须真实、客观，不得伪造、变造票据内容，确保票据信息与实际经济业务相符。3.完整性原则会计票据的各项要素必须填写完整，包括日期、金额、收款人、付款人、票据号码等，不得遗漏或省略重要信息，以保证票据的有效性和可追溯性。4.及时性原则经济业务发生后，应及时取得或开具会计票据，并按照规定的时间和程序进行传递、审核和入账，不得拖延或积压票据，确保会计信息的及时反映。二、会计票据种类及适用范围（一）发票1.增值税专用发票适用于公司作为增值税一般纳税人，销售货物、提供应税劳务或应税服务时开具给购买方的发票。购买方为一般纳税人的，可凭此发票抵扣进项税额。2.增值税普通发票用于公司销售货物、提供应税劳务或应税服务给小规模纳税人、消费者个人等不能抵扣进项税额的购买方时开具的发票。3.机动车销售统一发票专门用于公司销售机动车时开具的发票，是购买方办理车辆注册登记的重要凭证。4.通用机打发票适用于某些特定行业或业务，如服务业、娱乐业等，根据税务机关规定使用的发票。（二）收据1.内部收据用于公司内部各部门之间的资金往来结算，如员工借款、押金收取、费用分摊等情况。内部收据仅作为公司内部核算的凭证，不具有对外结算功能。2.收款收据在公司收到外部单位或个人的款项，但不需要开具发票的情况下使用，如收到的违约金、定金等。收款收据应加盖公司财务专用章，并注明收款事由、金额等信息。（三）支票1.现金支票用于公司向开户银行提取现金的票据。公司必须在支票上填写明确的收款人姓名、金额、日期等信息，并加盖预留银行印鉴。2.转账支票用于公司之间或公司与其他单位之间的资金转账结算。转账支票只能用于转账，不得支取现金。使用转账支票时，应填写清楚收款单位名称、账号、开户行以及金额、用途等内容，并加盖公司财务专用章和法人章。（四）汇票1.银行汇票由公司将款项交存当地银行，由银行签发给公司持往异地办理转账结算或支取现金的票据。银行汇票具有使用灵活、票随人到、兑现性强等特点，适用于先收款后发货或钱货两清的商品交易。2.商业汇票由出票人签发，委托付款人在指定日期无条件支付确定的金额给收款人或者持票人的票据。商业汇票根据承兑人的不同，分为商业承兑汇票和银行承兑汇票。商业汇票适用于企业之间具有真实交易关系或债权债务关系的结算。三、会计票据的取得与开具（一）取得票据1.在购买商品、接受服务或从事其他经济业务活动时，应主动向销售方索取合法有效的发票。取得发票时，应仔细核对发票的各项内容，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务内容或商品明细、金额、税率、税额、发票专用章等，确保发票内容完整、准确、清晰，与实际交易相符。2.对于不符合规定的发票，如发票内容填写不全、字迹模糊、未加盖发票专用章等，应及时要求销售方重新开具。如销售方拒绝重新开具，不得接收该发票，并向公司财务部门报告，由财务部门与销售方协商解决或向税务机关反映。3.取得的发票应妥善保管，不得丢失、损毁。如发生发票丢失情况，应立即向销售方取得相应证明，并及时向公司财务部门报告。根据发票类型和丢失情况，按照税务机关规定的程序办理挂失、补办等手续。（二）开具票据1.公司在销售商品、提供服务或从事其他经营活动对外发生经营业务收取款项时，应向付款方开具发票。开具发票应按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。2.开具发票时，应根据实际发生的经济业务内容准确填写发票各项信息。如涉及增值税应税项目，应分别注明销售额和销项税额；销售货物或提供劳务的，应详细填写商品或劳务名称、规格型号、数量、单价等；提供服务的，应注明服务内容、服务期限等。3.公司不得虚开发票，不得开具与实际经营业务情况不符的发票。严禁为他人、为自己开具与实际经营业务情况不符的发票，不得介绍他人开具与实际经营业务情况不符的发票。如发现有虚开发票行为，将依法追究相关责任人的法律责任。4.公司开具的发票存根联和发票登记簿，应按照税务机关规定的保存期限妥善保管，不得擅自销毁。保存期满后需销毁的，应报经税务机关查验后销毁。四、会计票据的传递与审核（一）传递流程1.经济业务发生后，业务经办人员应及时将取得的原始票据整理好，并按照公司规定的票据传递流程，依次传递给相关部门或人员进行审核、审批。2.对于涉及采购业务的票据，业务经办人员应将发票、采购合同、验收单等相关凭证一并传递给采购部门审核，采购部门审核无误后，传递给财务部门进行账务处理。3.对于涉及销售业务的票据，业务经办人员应将发票记账联、销售合同、发货单等传递给销售部门审核，销售部门审核后，传递给财务部门进行收款确认和账务处理。4.对于费用报销类票据，报销人员应按照公司费用报销制度的要求，填写费用报销单，并将相关发票、费用明细清单等票据粘贴在报销单后面，依次传递给部门负责人、财务部门审核、分管领导审批，最后交给出纳人员办理报销付款手续。（二）审核要点1.财务部门在审核会计票据时，应重点关注票据的真实性、合法性、完整性和准确性。审核内容包括票据的开具日期是否在规定期限内、发票内容是否与实际业务相符、发票金额计算是否正确、发票印章是否齐全、票据的填写是否规范等。2.对于发票的审核，应通过国家税务总局发票查验平台等方式进行真伪查验，确保发票真实有效。同时，要检查发票的开具方是否具有合法经营资格，发票的适用范围是否符合业务性质。3.对于收据的审核，应检查收据是否为公司规定的格式，收款事由是否清晰明确，金额是否与实际收款一致，收据上是否加盖公司财务专用章。4.对于支票、汇票等结算票据的审核，应检查票据的填写是否符合银行规定，收款人名称、金额、日期等关键信息是否准确无误，票据背书是否连续，印章是否清晰、齐全。5.审核人员在审核过程中，如发现票据存在问题，应及时与业务经办人员沟通，要求其补充完整或更正错误。如问题较为严重，应拒绝受理该票据，并向相关领导报告，追究相关责任人的责任。五、会计票据的保管与存档（一）保管要求1.公司应设立专门的会计票据保管场所，配备必要的保管设备，如保险柜、文件柜等，确保会计票据的安全存放。2.会计票据应按照类别、日期、编号等顺序进行整理和存放，便于查找和核对。对于已使用的票据存根联、发票登记簿等，应定期装订成册，并在封面上注明票据种类、起止号码、使用日期、保管期限等信息。3.对于重要的会计票据，如大额发票、涉及重大经济业务的票据等，应进行单独保管，并建立相应的登记制度，记录票据的取得、使用、传递、保管等情况。4.会计票据保管人员应定期对保管的票据进行清查盘点，确保账实相符。如发现票据丢失、损毁等情况，应及时查明原因，并按照规定的程序进行处理。（二）存档期限1.会计票据的存档期限应按照国家法律法规及税务机关的规定执行。一般情况下，发票存根联和发票登记簿应保存5年，其他会计票据的存档期限根据业务性质和相关规定确定。2.在存档期限内，会计票据应妥善保管，不得擅自销毁。存档期满后，如需销毁会计票据，应按照规定的程序报经税务机关批准后进行销毁，并做好销毁记录。六、监督与检查（一）内部监督1.公司财务部门应定期对会计票据的使用情况进行内部检查，检查内容包括票据的取得、开具、传递、审核、保管等环节是否符合本制度规定，是否存在违规使用票据的行为。2.各部门负责人应加强对本部门会计票据使用情况的监督管理，确保本部门员工严格按照公司制度使用会计票据。如发现本部门存在票据使用问题，应及时督促整改，并向公司财务部门报告。3.公司审计部门应定期对公司会计票据使用情况进行审计监督，审查会计票据的使用是否合规、有效，是否存在潜在的风险和问题。对于审计发现的问题，应提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.公司应积极配合税务机关等外部监管部门的检查工作，如实提供会计票据使用情况的相关资料和信息。对于税务机关等部门提出的整改要求，应及时组织整改，并将整改情况报告给相关部门。2.如因公司会计票据使用问题导致税务风险或其他法律责任，公司将依法承担相应的责任，并对相关责任人进行严肃处理。七、违规处理（一）对于违反本制度规定使用会计票据的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚：1.对于初次违规且情节较轻的员工，给予警告处分，并要求其立即整改违规行为。2.对于多次违规或情节严重的员工，除给予经济处罚外，还将视情况给予降职、撤职等行政处分；如因违规行为给公司造成经