印章远程检查制度规范

PAGE印章远程检查制度规范一、总则（一）目的为加强公司印章管理，确保印章使用的安全性、规范性和有效性，防范印章使用风险，特制定本印章远程检查制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、分支机构以及涉及印章使用的相关业务活动。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规以及行业标准，确保印章管理活动合法合规。2.安全保密原则：加强印章保管和使用过程中的安全防范措施，防止印章被盗用、冒用或滥用，确保印章信息安全。3.责任明确原则：明确印章管理各环节的责任主体，做到责任到人，避免出现管理漏洞。4.便捷高效原则：在确保安全的前提下，通过远程检查等方式提高印章管理工作效率，满足公司业务发展需求。二、印章分类及管理职责（一）印章分类1.公司公章：代表公司对外行使权力的重要标志，用于各类重要文件、合同、协议等的签署。2.法定代表人章：用于特定的法定代表人签署文件或办理相关业务。3.财务专用章：专门用于公司财务结算、票据开具等财务相关业务。4.合同专用章：用于签订各类经济合同，明确合同的法律效力。5.部门印章：各部门根据工作需要自行刻制的印章，用于本部门内部业务处理，如发文、通知等。（二）管理职责1.印章管理部门负责制定和完善印章管理制度，明确印章管理流程和规范。负责印章的刻制、启用、保管、停用、销毁等全过程管理。定期组织对印章使用情况进行检查和统计分析，及时发现和解决问题。指导和监督各部门印章使用管理工作，提供相关培训和咨询服务。2.印章保管人负责印章的日常保管，确保印章存放安全，防止印章丢失、损坏或被盗用。严格按照印章使用审批流程，审核用印文件，确保用印事项合法合规。未经批准，不得擅自使用印章。做好印章使用登记工作，详细记录用印时间、用印事项、用印文件名称、批准人等信息，定期将登记情况报送印章管理部门。3.用印审批人根据公司规定和业务需要，对用印事项进行审批，确保用印行为符合公司利益和相关规定。对用印文件的内容和合法性进行审核，对用印后果承担相应责任。4.远程检查人员按照本制度规定，定期对印章保管情况进行远程检查，确保印章保管环境安全、规范。对远程检查中发现的问题及时记录，并向印章管理部门报告，跟踪问题处理情况。三、印章远程检查流程（一）检查准备1.制定检查计划：印章管理部门根据公司实际情况，定期制定印章远程检查计划，明确检查对象、检查时间、检查内容和检查人员等。2.通知被检查部门：提前[X]个工作日通知被检查部门准备印章检查相关资料，包括印章保管情况说明、近期用印记录等。3.检查人员培训：对参与远程检查的人员进行培训，使其熟悉印章管理规定、远程检查流程和检查方法，掌握相关技术工具和软件的使用。（二）远程检查实施1.视频连线：通过远程视频会议系统或其他安全可靠的远程通讯工具与印章保管人进行视频连线，确保画面清晰、声音正常，能够实时观察印章保管环境。2.环境检查查看印章存放位置：确认印章是否存放在专门的保险柜或安全的保管设施内，保险柜是否正常上锁，保管设施是否符合安全要求。检查周边环境：观察印章保管区域周边是否有异常情况，如是否有无关人员逗留、是否存在安全隐患等。核实印章数量：对照印章台账，核实印章数量是否准确，是否存在印章丢失或额外增加的情况。3.用印记录检查要求印章保管人提供近期用印记录，包括纸质记录和电子记录。检查用印记录的完整性：核对用印时间、用印事项、用印文件名称、批准人等信息是否填写完整、准确，有无遗漏或涂改。审查用印审批流程：检查用印文件是否经过相应的审批程序，审批签字是否齐全、有效，审批意见是否明确。比对用印记录与业务实际：将用印记录与公司实际业务开展情况进行比对，核实用印事项是否真实发生，是否与公司业务流程相符。（三）问题记录与反馈1.记录问题：检查人员在远程检查过程中发现的问题，应及时进行记录，详细描述问题的性质、发现时间、发现地点等信息。2.现场沟通：对于能够当场沟通解决的问题，检查人员应与印章保管人进行沟通，要求其立即整改，并记录沟通情况和整改措施。3.反馈报告：对于不能当场解决的问题，检查人员应在检查结束后[X]个工作日内撰写远程检查报告，详细说明检查情况、发现的问题及整改建议，反馈给印章管理部门。（四）整改跟踪1.整改通知：印章管理部门收到远程检查报告后，应及时向被检查部门发出整改通知，明确整改要求、整改期限和责任人。2.整改落实：被检查部门应按照整改通知要求，制定具体的整改措施，认真组织整改，并在规定期限内将整改情况书面报告印章管理部门。3.复查验收：印章管理部门对整改情况进行复查验收，确保问题得到彻底解决。对于整改不到位的部门，应责令其重新整改，直至达到要求。四、印章使用审批流程（一）申请1.用印申请人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、用印份数、用印时间等信息，并签字确认。2.将申请表及相关文件提交给本部门负责人进行初审。（二）初审1.部门负责人对用印事项的真实性、合法性和必要性进行审核，核实用印文件内容是否符合公司规定和业务要求。2.对用印申请人的身份和权限进行确认，确保其有权申请使用相应印章。3.在申请表上签署初审意见，同意用印的，注明批准用印的范围和条件；不同意用印的，说明理由。（三）终审1.初审通过的申请表及相关文件提交给公司分管领导或授权的终审人进行终审。2.终审人根据公司整体利益和相关规定，对用印事项进行全面审查，做出最终审批决定。3.在申请表上签署终审意见，批准用印的，明确用印要求和注意事项；不同意用印的，说明原因并退回申请表。（四）用印1.印章保管人收到经过终审批准的《印章使用申请表》后，再次核对用印文件内容、用印范围和审批意见。2.在符合用印条件的情况下，按照规定的用印方式和要求使用印章，确保印章清晰、端正、完整。3.在用印文件上加盖印章后，并在《印章使用登记表》上详细记录用印时间、用印事项、用印文件名称、批准人等信息，同时要求用印申请人签字确认。五、印章保管与安全措施（一）保管要求1.专人保管：每枚印章应指定专人负责保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定。2.专柜存放：印章应存放在专门的保险柜或安全的保管设施内，保险柜应安装必要的防盗、防火、防潮等设备。3.双人保管：对于重要印章，如公司公章、法定代表人章等，可实行双人保管制度，由两名保管人员分别持有保险柜钥匙，共同负责印章的保管和使用。（二）安全措施1.监控设施：在印章保管区域安装监控摄像头，确保24小时监控，监控资料保存期限不少于[X]天。2.报警装置：配备必要的报警装置，如防盗报警系统、烟雾报警器等，确保在紧急情况下能够及时发出警报。3.定期维护：定期对保险柜、保管设施及监控设备等进行维护和检查，确保其正常运行，发现问题及时修复或更换。4.密码管理：印章保管人员应妥善保管保险柜密码，定期更换密码，严禁将密码告知无关人员。六、印章的刻制、启用、停用与销毁（一）刻制1.因工作需要刻制印章的，由申请部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制规格等信息，并提交相关证明文件。2.申请表经部门负责人、公司分管领导审核批准后，由印章管理部门统一办理刻制手续。3.印章刻制完成后，印章管理部门应进行验收，核对印章的规格、字体、图案等是否与申请要求一致，确认无误后办理交接手续。（二）启用1.新印章启用前，印章管理部门应在公司内部发布启用通知，明确印章的名称、用途、启用时间等信息。2.启用印章时，应在《印章启用登记表》上详细记录印章启用时间、启用原因、启用范围等信息，并由印章保管人签字确认。3.印章启用后，原印章同时停用，印章管理部门应及时收回原印章，并办理相关停用手续。（三）停用1.因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因需要停用印章的，由印章管理部门提出申请，填写《印章停用申请表》，说明停用原因和停用时间。2.申请表经公司分管领导批准后，印章管理部门通知相关部门和人员停止使用该印章。3.停用的印章应及时收回，妥善保管，防止丢失或误用。（四）销毁1.对于不再使用、已损坏或因其他原因需要销毁的印章，由印章管理部门填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、销毁原因、销毁方式等信息。2.申请表经公司分管领导批准后，印章管理部门组织实施印章销毁工作。3.印章销毁应采用粉碎、熔化等安全可靠的方式进行，确保印章无法恢复使用。销毁过程中应安排专人监督，并在《印章销毁登记表》上记录销毁时间、销毁地点、销毁方式、监督人等信息，参与销毁人员签字确认。七、监督与考核（一）监督检查1.印章管理部门定期对各部门印章使用管理情况进行监督检查，检查内容包括印章保管情况、用印审批流程执行情况、用印记录完整性等。2.公司内部审计部门不定期对印章管理工作进行审计监督，重点审查印章管理制度的执行情况、印章使用的合法性和合规性等。3.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立印章管理工作考核评价机制,对各部门印章管理工作进行量化考核。考核指标包括印章保管安全情况、用印审批规范情况、用印记录准确性、问题整改及时性等。2.考核评价结果纳入