企业规范报账制度汇编

PAGE企业规范报账制度汇编一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范报账行为，确保公司各项经济业务的真实性、合法性、合理性，提高资金使用效益，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在办理各类费用报销、借款、付款等报账业务时的操作规范。（三）基本原则1.真实性原则：报账凭证必须真实反映经济业务的实际发生情况，不得虚假报账。2.合法性原则：报账行为应符合国家法律法规、财经纪律以及公司内部规章制度的要求。3.合理性原则：报账内容应合理、必要，费用支出应与公司业务活动相关，杜绝不合理开支。4.及时性原则：报账人员应在规定时间内办理报账手续，确保财务信息的及时准确。二、报账流程（一）费用报销流程1.填写报销单：报账人员根据实际发生的经济业务，按照规定格式填写费用报销单，注明报销日期、报销部门、报销事由、金额等信息，并粘贴相应的原始凭证。2.部门负责人审批：报销单经所在部门负责人审核，确认业务真实、费用合理后签字审批。3.财务审核：财务部门对报销单及原始凭证进行审核，重点审核凭证的真实性、合法性、完整性以及报销金额的准确性。如发现问题，及时与报账人员沟通并要求补充或更正。4.分管领导审批：根据公司审批权限，需分管领导审批的报销事项，经财务审核通过后，报分管领导签字审批。5.总经理审批：重大费用支出或超出一定金额的报销，需报总经理审批。6.报销支付：经各级审批通过的报销单，由财务部门按照公司资金支付流程进行付款。（二）借款流程1.填写借款单：因业务需要借款的人员，填写借款单，注明借款日期、借款部门、借款事由、借款金额、预计还款日期等信息。2.部门负责人审批：借款单经所在部门负责人审核同意后签字。3.财务审核：财务部门对借款单进行审核，核实借款用途及还款能力等情况。4.分管领导审批：根据公司审批权限，报分管领导审批。5.总经理审批：大额借款需总经理审批。6.借款支付：审批通过后，财务部门将借款金额支付给借款人。7.还款：借款人应按照借款单注明的预计还款日期及时归还借款。如需延期还款，应提前向财务部门申请并经相关领导批准。（三）付款流程1.业务部门申请：业务部门根据合同或业务约定，填写付款申请单，注明付款日期、付款对象、付款金额、付款事由等信息，并附上相关合同、发票等证明文件。2.部门负责人审批：付款申请单经所在部门负责人审核签字。3.财务审核：财务部门对付款申请及相关资料进行审核，核对合同条款、发票真实性、金额准确性等。4.分管领导审批：根据公司审批权限，报分管领导审批。5.总经理审批：重大付款事项需总经理审批。6.付款执行：审批通过后，财务部门按照公司资金支付流程安排付款。三、报账凭证要求（一）原始凭证的种类1.发票：包括增值税专用发票、增值税普通发票、机动车销售统一发票、二手车销售统一发票等。发票应具备发票联、抵扣联（增值税专用发票），且内容完整、字迹清晰、印章齐全。2.收据：财政部门监制的行政事业性收费收据、税务部门监制的收款收据等。收据应加盖收款单位财务专用章或发票专用章。3.自制凭证：如工资表、差旅费报销单、费用报销单等。自制凭证应格式规范、内容准确、手续完备。4.其他凭证：如合同、协议、文件、审批单等，作为报账业务的辅助证明材料。（二）原始凭证的基本要求1.真实性：原始凭证必须真实反映经济业务的实际发生情况，不得伪造、变造。2.完整性：凭证内容应填写齐全，包括日期、单位名称、业务内容、数量、单价、金额、收款人签名、印章等。3.合法性：原始凭证应符合国家法律法规及财经制度的规定，不得使用非法票据。4.时效性：原始凭证应在规定的时间内取得，超过规定期限的凭证可能不予报销。（三）原始凭证的粘贴与整理1.粘贴要求：原始凭证应使用胶水或胶棒整齐粘贴在报销单背面左侧，不得使用订书钉、回形针等。粘贴时应确保凭证顺序清晰，便于查阅。2.整理要求：同类业务的原始凭证应集中粘贴在一起，并按照费用报销单上的项目顺序排列。如有多张发票，应在发票右上角注明发票张数及合计金额。四、费用报销标准（一）差旅费1.交通费用飞机票：根据公司规定的出差审批流程，经批准后可乘坐飞机经济舱。特殊情况需乘坐商务舱或头等舱的，需提前报总经理批准。火车票：根据出差实际需要，可乘坐火车硬座、硬卧、动车二等座等。因工作需要乘坐软卧的，需经分管领导批准。长途汽车票：乘坐长途汽车应选择正规客运公司，票价应合理。市内交通费：在出差目的地市内，可凭有效票据报销市内交通费。一般按照出差天数和规定标准计算报销金额，特殊情况需超标准报销的，需说明原因并经部门负责人批准。2.住宿费用根据出差地区的不同，分为不同的住宿标准。一般员工应选择经济实惠的酒店或宾馆住宿，超出标准部分自理。如因特殊业务需要提高住宿标准的，需提前报分管领导批准。3.餐饮补贴按照出差自然（日历）天数计算，给予一定标准的餐饮补贴。补贴标准根据出差地区的经济水平和消费水平进行划分。（二）业务招待费1.招待原则：业务招待应遵循必要性、合理性、适度性原则，严格控制招待费用支出。招待活动应与公司业务相关，严禁用于个人消费。2.招待标准：根据招待对象的级别和业务性质，制定不同的招待标准。一般应优先选择公司定点合作的餐饮场所或酒店进行招待。招待费用报销时，应注明招待事由、招待对象、人数等信息，并附上消费清单。3.审批程序：业务招待费报销需提前填写审批单，注明招待事项、预计金额等，经部门负责人、分管领导、总经理审批后，方可进行招待。报销时应提供审批单及相关发票等凭证。（三）办公用品及耗材费1.采购标准：办公用品及耗材的采购应遵循实用、节约的原则。各部门应根据实际工作需要，制定办公用品及耗材的采购计划，经部门负责人审核后报行政部门统一采购。行政部门应建立办公用品及耗材的采购台账，记录采购情况。2.报销要求：办公用品及耗材报销时，应提供发票及采购清单，清单上应注明物品名称、规格、数量、单价等信息。如为批量采购，可附采购合同复印件。（四）通讯费1.补贴标准：根据员工的工作岗位和业务需求，制定不同的通讯费补贴标准。补贴标准分为固定补贴和按实际发生额报销两种方式。员工应按照公司规定的通讯费报销方式进行报销，超出补贴标准部分自理。2.报销凭证：通讯费报销需提供运营商开具的正规发票，发票上应注明手机号码、费用所属期间等信息。五、报账审批权限（一）一般费用报销审批权限1.部门负责人：负责审核本部门员工的日常费用报销，确保业务真实、费用合理，并签字确认。2.分管领导：根据公司审批权限，对分管部门的费用报销进行审批。对于金额较大或重要事项的报销，应严格把关。3.总经理：负责审批公司重大费用支出、超出一定金额标准的报销事项以及涉及公司战略决策等方面的费用报销。（二）特殊费用报销审批权限1.涉及重大项目或专项业务的费用报销：除按照一般费用报销流程审批外，还需经过项目负责人或专项业务主管部门的审核，并报公司高层领导集体研究决定。2.对外捐赠、赞助等费用支出：需经公司董事会或总经理办公会审议通过后，方可报销。（三）借款审批权限1.一般借款：由部门负责人、分管领导按照规定审批权限进行审批。2.大额借款：超过一定金额的借款，需报总经理审批。（四）付款审批权限1.日常付款：根据合同约定和公司资金支付流程，由部门负责人、分管领导、总经理按照审批权限进行审批。2.重大付款：涉及公司重大投资、资产购置、债务偿还等重大付款事项，需经公司董事会审议通过后，方可执行。六、报账时间规定（一）费用报销时间1.员工应在费用发生后及时办理报销手续，原则上应在一个月内完成报销。特殊情况需延期报销的，应提前向财务部门说明原因并经批准。2.每月末最后五个工作日为集中报销时间，各部门应在集中报销时间内将本月已审批通过的报销单提交至财务部门。（二）借款还款时间1.借款人应按照借款单注明的预计还款日期及时归还借款。如未能按时还款，应提前向财务部门申请延期还款，并说明原因。2.对于长期借款（超过三个月），财务部门应定期与借款人核对借款余额，并督促其按时还款。（三）报账资料提交时间1.报账人员应在办理报账手续前，将完整的报账资料准备齐全。资料提交时间应符合公司规定的报账流程要求，确保财务部门有足够时间进行审核。2.对于需要补充或更正资料的报账事项，报账人员应在接到财务部门通知后的规定时间内完成资料提交。七、报账监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对报账业务进行审计检查，重点审查报账凭证的真实性、合法性、完整性，报账流程的合规性，以及费用报销标准的执行情况等。2.审计部门可通过查阅报账资料、实地走访、与相关人员沟通等方式进行审计，并出具审计报告。对于发现的问题，提出整改意见和建议，督促相关部门和人员进行整改。（二）财务部门日常监督1.财务部门在报账审核过程中，对发现的报账问题及时与报账人员沟通，要求其补充或更正资料。对于不符合规定的报账事项，不予报销。2.财务部门定期对报账业务进行统计分析，关注费用支出的合理性和趋势变化，及时发现潜在的财务风险，并向公司管理层报告。（三）违规处理1.对于违反本制度规定的报账行为，如虚假报账、超标准报销、未经审批擅自报账等，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括责令改正、追回违规报销款项、扣减绩效奖金、通报批