台账会议记录规范制度

PAGE台账会议记录规范制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织的规范化管理，确保台账会议记录的准确性、完整性和可追溯性，提高工作效率，促进信息沟通与协作，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及台账会议记录的部门和人员。（三）基本原则1.真实准确原则：台账会议记录应如实反映会议内容，确保信息真实可靠，不得虚报、瞒报或篡改。2.完整全面原则：记录应涵盖会议的各个方面，包括会议主题、时间、地点、参会人员、议程、讨论内容、决议事项等，确保无重要信息遗漏。3.及时高效原则：会议结束后应及时进行记录，并在规定时间内完成整理和归档，以便及时传达会议精神和落实决议事项。4.规范统一原则：记录格式、用语等应保持规范统一，便于查阅和管理。二、台账会议记录的内容要求（一）会议基本信息1.会议主题：明确会议讨论的核心内容，应简洁明了，能够准确概括会议主旨。2.会议时间：记录具体的年、月、日、时、分，精确到会议开始和结束时间。3.会议地点：详细记录会议召开的具体地点，包括楼层、房间号等。4.参会人员：列出所有参会人员的姓名、部门及职务，如有缺席人员应注明原因。（二）会议议程按照会议实际进行的顺序，依次记录各项议程的标题和简要内容，明确议程的推进情况。（三）讨论内容1.发言记录：详细记录每位发言人的姓名、发言内容要点。对于重要观点、关键数据、决策依据等应逐字记录，确保准确无误。2.讨论过程：记录讨论中的不同观点、分歧意见以及如何进行协调和沟通的过程，展现会议的动态性。3.相关案例及数据：如有引用相关案例或数据来支持讨论观点，应准确记录案例的背景、经过和结果，以及数据的来源、具体数值等。（四）决议事项1.明确决议内容：清晰记录会议达成的各项决议，包括工作任务、责任分工、时间节点、质量标准等具体要求。2.决议责任人：确定每项决议的负责执行人员，确保责任落实到人。3.决议跟踪机制：建立决议跟踪的方式和频率，明确由谁负责跟踪决议的执行情况，以及如何向上汇报进展。（五）其他事项1.重要建议和意见：记录会议中提出的对公司/组织发展、工作改进等有价值的建议和意见，包括提出人及具体内容。2.临时动议：记录会议过程中临时提出的议题及讨论结果。3.下一步行动计划：除决议事项外，如有其他需要后续跟进的行动计划，应详细记录其内容、负责人和时间安排。三、台账会议记录的格式规范（一）页面设置1.纸张大小：统一采用A4纸。2.页边距：上、下、左、右页边距均设置为2.5厘米。（二）字体字号1.标题：一般采用二号黑体字，居中显示，简洁概括会议主题。2.正文：采用四号宋体字，行间距设置为固定值22磅，保证文档的清晰易读。（三）段落格式1.首行缩进：正文段落首行缩进2个字符。2.对齐方式：标题居中对齐，正文两端对齐。（四）编号与层次1.编号：对于会议记录的不同部分，如会议基本信息、议程、讨论内容等，可以采用不同的编号方式进行区分，如“一、”“（一）”“1.”“（1）”等，层次分明，便于查阅。2.层次分明：按照重要程度和逻辑关系，合理划分内容层次，使记录结构清晰，易于理解。例如，对于决议事项，可以按照重要性或执行先后顺序进行排列，并分别编号。（五）表格与图表1.表格：如会议中涉及到数据统计、任务分配等需要使用表格展示的内容，应制作规范的表格，表格标题应简洁明了，表格内文字应清晰准确，确保数据的一致性和可读性。2.图表：对于有助于说明会议讨论内容的图表，如流程图、柱状图、饼图等，应在记录中适当位置插入，并配以简洁的文字说明，解释图表的含义和与会议内容的关联。图表应保证清晰、准确，能够直观地反映相关信息。四、台账会议记录的撰写与审核（一）撰写要求1.客观记录：记录人员应秉持客观公正的态度，如实记录会议内容，不得加入个人主观意见或评论。2.语言简洁：使用简洁明了的语言表达会议信息，避免冗长、复杂的句子和表述，确保记录内容易于理解。3.字迹清晰：手写记录时应字迹工整、清晰，易于辨认；电子记录时应保证格式规范、排版整齐。（二）审核流程1.自我审核：记录人员完成记录初稿后，应首先进行自我审核，检查记录内容是否完整、准确，格式是否符合规范要求，语言表达是否清晰流畅。2.交叉审核：对于重要会议的记录，可安排其他相关人员进行交叉审核。审核人员应从不同角度对记录进行审查，重点关注记录的准确性、完整性以及对决议事项的理解是否清晰。如发现问题，应及时与记录人员沟通并进行修改。3.最终审核：记录经自我审核和交叉审核无误后，提交给会议主持人或相关负责人进行最终审核。会议主持人或负责人应对记录的整体质量进行把关，确保记录能够准确反映会议精神和决议事项，审核通过后在记录上签字确认。五、台账会议记录的存储与管理（一）存储方式1.纸质存储：对于手写的会议记录，应及时整理并装订成册，按照年份和会议类型进行分类存放，存放在专门的文件柜中，确保存放环境干燥、通风，便于查阅。2.电子存储：电子记录应使用统一的文件命名规则，按照年份、月份、会议主题等信息进行命名，便于快速查找。存储在公司/组织指定的电子文档管理系统中，设置相应的权限，确保只有授权人员能够访问和查看。同时，应定期对电子记录进行备份，防止数据丢失。（二）存储期限根据公司/组织的实际情况和相关法律法规要求，确定台账会议记录的存储期限。一般重要会议记录应至少保存[X]年，涉及重要业务决策、合同协议等相关会议记录应长期保存。（三）检索与查阅1.检索方式：建立完善的检索机制，无论是纸质记录还是电子记录，都应便于快速检索。对于纸质记录，可建立索引目录，标注会议主题、时间、页码等关键信息；对于电子记录，利用文档管理系统的搜索功能，通过关键词搜索等方式快速定位所需记录。2.查阅权限：明确不同人员对台账会议记录的查阅权限。一般情况下，参会人员可在工作需要时查阅与其参与会议相关的记录；涉及特定业务或项目的人员，经授权可查阅相关会议记录；对于公司/组织管理层及特定部门，可根据工作需要查阅一定范围内的会议记录。查阅记录时应进行登记，注明查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。（四）借阅与归还1.借阅流程：如因工作需要借阅台账会议记录，借阅人应填写借阅申请表，注明借阅原因、借阅记录名称、预计归还时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。档案管理部门应在借阅申请表上记录借阅相关信息，并提供记录的复印件或电子副本（根据实际情况确定）。2.归还要求：借阅人应在规定的归还时间内将记录归还档案管理部门。归还时，档案管理部门应对记录进行检查，确保记录完好无损，如有损坏或遗失，借阅人应承担相应责任。六、台账会议记录的保密规定（一）保密范围台账会议记录中涉及的公司/组织机密信息、商业秘密、敏感信息等均属于保密范围。具体包括但不限于未公开的业务数据、市场策略、技术方案、客户信息、内部管理决策等内容。（二）保密措施1.人员管理：对参与台账会议记录工作的人员进行保密培训，明确保密责任和义务，签订保密协议，确保其具备保密意识和能力。2.存储保密：纸质记录应存放在安全保密的文件柜中，限制无关人员接触；电子记录应设置严格的访问权限，采用加密存储等技术手段，防止信息泄露。3.查阅限制：严格按照查阅权限控制对台账会议记录的查阅，对涉及保密内容的记录，应在查阅现场进行监督，确保查阅人员不违规复制、传播或泄露信息。（三）违规处理如发现有违反台账会议记录保密规定的行为，公司/组织将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等