为规范供应商管理制度

PAGE为规范供应商管理制度一、总则（一）目的为加强公司供应商管理，规范采购行为，确保所采购的物资、服务符合公司要求，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有采购项目涉及的供应商管理，包括原材料、零部件、设备、办公用品、服务等各类采购活动。（三）基本原则1.公平公正原则：在供应商选择、评价、采购决策等过程中，遵循公平公正的原则，确保所有供应商享有平等的机会，不受歧视。2.质量优先原则：优先选择能够提供高质量产品和服务的供应商，以满足公司生产经营对物资和服务质量的要求。3.诚信合作原则：与供应商建立诚信合作关系，共同应对市场变化和挑战，实现互利共赢。4.动态管理原则：对供应商进行动态管理，定期评估其表现，根据评估结果调整合作策略，确保供应商队伍的稳定性和竞争力。二、供应商的选择与准入（一）供应商信息收集1.内部推荐：公司各部门根据业务需求，推荐潜在供应商。推荐时需提供供应商的基本信息、产品或服务范围、联系方式等。2.市场调研：采购部门定期开展市场调研，收集行业内供应商信息，包括供应商的规模、信誉、产品质量、价格水平、服务能力等。3.网络搜索：利用互联网等渠道，搜索相关供应商信息，了解其市场口碑和行业地位。4.行业展会：参加各类行业展会，与供应商进行面对面交流，获取供应商的详细资料。（二）供应商筛选1.初步筛选：采购部门对收集到的供应商信息进行初步筛选，剔除不符合基本要求的供应商，如经营范围不符、信誉不佳等。2.资质审核：对初步筛选后的供应商进行资质审核，审核内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、环保认证等相关资质证书。3.实地考察：对于重要的采购项目或新合作的供应商，采购部门组织相关人员进行实地考察，了解供应商的生产经营状况、质量管理体系、生产设备、人员配备等情况。实地考察结束后，考察人员需撰写考察报告，对供应商的综合情况进行评价。（三）供应商准入审批1.申请：经过筛选和实地考察合格的供应商，由采购部门填写《供应商准入申请表》，详细说明供应商的基本情况、合作项目、推荐部门等信息，并附上相关资质证明文件和实地考察报告。2.审批：《供应商准入申请表》提交至采购部门负责人、财务部门负责人、质量部门负责人、分管领导进行审批。审批通过后，供应商方可进入公司合格供应商名录。三、供应商的分类与分级管理（一）供应商分类1.原材料供应商：提供公司生产所需原材料的供应商，如钢材、塑料、橡胶等。2.零部件供应商：供应公司产品零部件的供应商，如电子元器件、机械零件等。3.设备供应商：提供公司生产设备、办公设备等的供应商。4.办公用品供应商：供应公司办公用品的供应商，如文具、办公家具等。5.服务供应商：提供各类服务的供应商，如物流服务、维修服务、技术支持服务等。（二）供应商分级1.A级供应商：产品质量优秀、服务水平高、合作信誉良好、供应能力强的供应商。A级供应商为公司优先合作对象，在采购价格、交货期等方面享有一定的优惠政策。2.B级供应商：产品质量合格、服务水平较好、合作信誉一般、供应能力中等的供应商。B级供应商为公司正常合作对象，采购部门根据实际情况与其进行合作。3.C级供应商：产品质量基本合格、服务水平有待提高、合作信誉存在一定问题、供应能力较弱的供应商。C级供应商为公司重点关注对象，采购部门需加强对其管理和监督，督促其改进。4.D级供应商：产品质量不合格、服务水平差、合作信誉严重不良、供应能力不足的供应商。D级供应商为公司淘汰对象，采购部门应停止与其合作，并将其从合格供应商名录中删除。（三）分类分级标准1.产品质量：根据供应商提供产品的质量检验报告、产品合格率、客户投诉率等指标进行评价。2.服务水平：考察供应商的交货期准时率、售后服务响应速度、服务质量等方面。3.合作信誉：参考供应商的合同履行情况、付款记录、商业信誉等。4.供应能力：评估供应商的生产能力、库存水平、运输能力等能否满足公司的采购需求。采购部门每年定期对供应商进行分类分级评价，根据评价结果调整供应商的分类分级等级。四、供应商的日常管理（一）采购合同管理1.合同签订：采购部门与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同需经公司法律顾问审核后签订。2.合同执行：采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交付货物或提供服务。如遇合同变更或违约情况，采购部门应及时与供应商协商解决，并按照合同约定处理。3.合同归档：采购合同签订后，采购部门应将合同原件及相关附件进行归档保存，以便日后查阅和管理。（二）交货管理1.交货通知：采购部门根据采购合同约定，提前向供应商发出交货通知，明确交货时间、地点、数量等要求。2.货物验收：货物到达公司后，采购部门组织质量部门、使用部门等相关人员按照合同约定的质量标准进行验收。验收合格的货物办理入库手续，验收不合格的货物，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其采取补货、换货、退货等措施。3.交货期管理：采购部门定期统计供应商的交货期准时率，对于交货期经常延误的供应商，采购部门应与其沟通协商，要求其采取改进措施，如优化生产计划、加强物流配送管理等。如供应商交货期延误给公司造成损失的，采购部门应按照合同约定追究其违约责任。（三）付款管理1.付款申请：采购部门根据采购合同约定和货物验收情况，填写付款申请单，附上发票、验收报告等相关凭证，提交至财务部门审核。2.付款审核：财务部门对付款申请进行审核，审核内容包括合同条款、发票真实性、验收情况等。审核通过后，按照公司财务制度办理付款手续。3.付款跟踪：财务部门定期跟踪供应商的收款情况，确保公司按时足额支付货款，维护公司与供应商的良好合作关系。（四）供应商绩效评估1.评估指标：建立供应商绩效评估指标体系，包括产品质量、交货期、服务水平、价格水平、合作态度等方面的指标。2.评估周期：采购部门每季度对供应商进行一次绩效评估，每年进行一次综合评估。3.评估方式：绩效评估采用定量与定性相结合的方式，通过数据分析、实地考察、问卷调查、客户反馈等多种途径收集评估信息。4.评估结果应用：根据供应商绩效评估结果，采购部门调整供应商的合作策略，如增加或减少采购量、调整采购价格、暂停合作等。对于绩效优秀的供应商，给予表彰和奖励；对于绩效较差的供应商，发出整改通知，要求其限期整改。如供应商经整改后仍无明显改善，采购部门应考虑淘汰该供应商。五、供应商的激励与约束（一）激励措施1.表彰奖励：对绩效优秀的供应商进行表彰奖励，如颁发荣誉证书、给予奖金、优先合作等，激励供应商不断提高产品质量和服务水平。2.合作机会倾斜：在采购项目招标、新产品试用等方面，优先考虑与绩效优秀的供应商合作，给予其更多的合作机会。3.培训与支持：为供应商提供相关的培训和技术支持，帮助其提高生产经营管理水平和产品质量，增强其市场竞争力。（二）约束措施1.警告与整改：对于绩效较差的供应商，采购部门发出警告通知，要求其限期整改。整改期间，采购部门可减少采购量或暂停合作，督促供应商改进。2.扣除货款：如供应商因产品质量问题、交货期延误等原因给公司造成损失的，采购部门可根据合同约定扣除相应的货款。3.淘汰退出：对于经多次警告仍无明显改善，或严重违反公司采购合同约定的供应商，采购部门将其从合格供应商名录中删除，停止与其合作，并向其发出淘汰通知。六、供应商信息管理（一）信息收集与更新采购部门负责收集、整理和更新供应商的基本信息、资质证明文件、合作项目记录、绩效评估结果等信息，确保供应商信息的准确性和完整性。（二）信息存储与保密供应商信息存储在公司的信息管理系统中，由专人负责管理和维护。严格遵守公司的信息安全管理制度，对供应商信息进行保密，防止信息泄露。（三）信息共享与使用采购部门根据工作需要，在公司内部合理共享供应商信息，确保各部门能够及