人员信息使用规范制度

PAGE人员信息使用规范制度一、总则（一）目的为规范公司人员信息的使用，保护员工个人信息安全，维护公司正常运营秩序，依据相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工、各部门以及与公司有业务往来的外部合作伙伴。（三）基本原则1.合法性原则：人员信息的收集、使用、存储和传输必须符合国家法律法规的要求。2.准确性原则：确保所使用的人员信息准确、完整，避免因信息错误给员工或公司带来不利影响。3.保密性原则：严格保密人员信息，防止信息泄露、篡改或丢失。4.必要性原则：仅在必要的范围内收集、使用人员信息，不得过度收集或滥用。二、人员信息的收集（一）收集主体公司各部门在履行职责过程中，根据工作需要可收集员工及相关人员的信息。（二）收集范围1.基本信息：包括姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系方式、家庭住址等。2.岗位信息：入职时间、岗位名称、岗位职责、薪资待遇等。3.工作经历：过往工作单位、工作时间、担任职务等。4.培训与教育信息：学历、学位、专业、培训经历等。5.绩效与考核信息：工作业绩、考核结果等。6.其他信息：根据工作需要收集的其他相关信息，如健康状况、紧急联系人等。（三）收集方式1.通过员工入职登记表、调查问卷、面谈等方式直接收集员工信息。2.从人力资源管理系统、办公自动化系统等内部系统中获取相关信息。3.在经员工同意的情况下，从合法的第三方渠道获取必要的信息。（四）收集要求1.收集信息前，应向员工明确告知收集信息的目的、范围、方式以及使用规则，并征得员工的同意。2.对于涉及员工个人隐私的信息，如身份证号码、健康状况等，应采取加密等安全措施进行保护。3.确保收集信息的过程合法、合规，不得通过欺诈、胁迫等手段获取员工信息。三、人员信息的使用（一）使用目的人员信息主要用于公司的人力资源管理、行政管理、财务管理、业务运营等工作，以支持公司的决策制定、业务开展和员工服务。（二）使用范围1.公司内部各部门在其职责范围内使用人员信息，如人力资源部门用于员工招聘、培训、绩效考核等；财务部门用于薪资核算、税务申报等；行政部门用于考勤管理、办公用品分配等。2.在与外部合作伙伴进行业务往来时，根据合作需要，在确保信息安全和合法的前提下提供必要的人员信息，但应事先与合作伙伴签订保密协议。（三）使用方式1.内部使用：通过公司内部的信息系统、文件档案等进行查询、统计、分析和使用。2.外部提供：按照与外部合作伙伴签订的协议，以安全、可靠的方式提供人员信息，如通过加密邮件、数据接口等方式传输。（四）使用要求1.严格按照规定的使用目的和范围使用人员信息，不得擅自扩大使用范围或用于其他非法目的。2.在使用人员信息过程中，应采取必要的安全措施，防止信息泄露、篡改或丢失。如对涉及敏感信息的系统进行加密、设置访问权限等。3.对于因工作需要共享人员信息的，应确保接收方具备相应的信息安全管理能力，并签订保密协议，明确双方的权利和义务。4.定期对人员信息的使用情况进行检查和评估，发现问题及时整改。四、人员信息的存储（一）存储方式1.采用电子存储方式，将人员信息存储在公司的服务器、数据库等信息系统中，并进行定期备份，以防止数据丢失。2.对于重要的纸质人员信息档案，应进行分类归档，存放在专门的档案柜中，并做好防潮、防火、防虫等保护措施。（二）存储期限1.员工在职期间，其人员信息应按照公司规定的期限进行存储，以便于各项工作的开展。2.员工离职后，根据法律法规和公司规定，在一定期限内保留其必要的人员信息，如离职手续办理记录、薪资结算记录等，期满后按照规定进行销毁。（三）存储安全1.建立健全信息存储安全管理制度，设置专人负责信息存储设备的管理和维护。对存储人员信息的服务器、数据库等进行安全防护，安装防火墙、杀毒软件等，防止外部网络攻击和病毒入侵。2.对存储人员信息的场所进行安全管理，限制无关人员进入，确保信息存储环境的安全。3.定期对存储的人员信息进行检查和维护，确保信息的完整性和准确性。如发现信息存在问题，应及时进行修复或更新。五、人员信息的传输（一）传输主体公司内部各部门之间以及与外部合作伙伴之间在工作需要时可进行人员信息的传输。（二）传输方式1.内部传输：通过公司内部的网络系统、办公自动化软件等进行信息传输，确保传输过程的安全、快捷。2.外部传输：与外部合作伙伴传输人员信息时，应根据合作内容和安全要求选择合适的传输方式，如加密邮件、安全的数据接口、专用的文件传输工具等，并对传输过程进行监控和记录。（三）传输要求1.在传输人员信息前，应确保接收方具备接收和处理该信息的能力，并已获得员工的同意（如涉及员工隐私信息）。2.对传输的人员信息进行加密处理，防止信息在传输过程中被窃取或篡改。加密方式应符合国家相关标准和行业要求。3.建立人员信息传输记录制度，对每次传输的信息内容、传输时间、接收方等进行详细记录，以备查询和审计。4.在传输人员信息过程中，如发现传输异常或信息丢失等情况，应及时采取措施进行处理，并向相关部门报告。六、人员信息的保密与安全（一）保密措施1.对涉及人员信息的工作岗位，明确保密责任，与相关人员签订保密协议，规定保密义务和违约责任。2.在公司内部加强保密宣传教育，提高员工的保密意识，使其了解人员信息保密的重要性和相关规定。3.对人员信息存储场所、设备等采取物理隔离、访问控制、加密存储等安全措施，防止信息泄露。4.严格限制人员信息的访问权限，根据工作需要为不同人员设置相应级别和范围的访问权限，确保只有经过授权的人员才能访问相关信息。（二）安全管理1.建立人员信息安全管理体系，制定安全管理制度和应急预案，定期进行安全检查和评估，及时发现和消除安全隐患。2.加强对信息系统的安全维护，定期更新系统软件、补丁，防止因系统漏洞导致信息安全事故。3.对涉及人员信息的设备进行定期维护和保养，确保设备正常运行，防止因设备故障影响信息安全。4.在发生人员信息安全事件时，应立即启动应急预案，采取有效措施进行处理，如及时通知受影响的员工、采取数据恢复措施、向相关部门报告等，并配合有关部门进行调查和处理。七、人员信息的查询与更正（一）查询权限1.员工本人有权查询自己的人员信息，可通过公司规定的渠道提出查询申请。2.公司内部经授权的管理人员在履行工作职责需要时，可按照规定的程序查询相关人员信息。3.外部机构或个人因法定事由需要查询公司人员信息的，必须提供合法有效的证明文件，并经公司相关部门审核批准后，按照规定的程序进行查询。（二）查询程序1.员工查询本人信息的，应填写查询申请表，注明查询内容和用途，提交至人力资源部门或相关信息管理部门。2.公司内部管理人员查询人员信息的，应填写查询审批表，说明查询目的、范围和期限，经所在部门负责人批准后，提交至信息管理部门进行查询。3.外部机构或个人查询人员信息的，应提交查询申请函、证明文件等材料，经公司法律合规部门审核通过后，由信息管理部门按照规定的程序提供相关信息。（三）信息更正1.员工发现本人人员信息存在错误或不准确的，有权向公司提出更正申请，并提供相关证明材料。2.公司信息管理部门收到员工更正申请后，应进行核实，如情况属实，应及时予以更正，并通知相关部门和人员。3.对于因公司原因导致人员信息错误的，应采取措施及时纠正，并对可能受到影响的员工进行妥善处理。八、监督与检查（一）监督部门公司设立专门的监督部门，负责对人员信息使用规范制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.人员信息的收集、使用、存储、传输等环节是否符合本制度的规定。2.信息安全措施是否落实到位，是否存在信息泄露、篡改等安全隐患。3.员工对人员信息保密制度的遵守情况。4.信息查询与更正程序是否规范。（三）检查方式1.定期检查：监督部门定期对公司各部门的人员信息管理情况进行全面检查，检查内容包括信息系统运行情况、文件档案管理情况、人员操作记录等。2.不定期抽查：根据工作需要，对部分部门或重点环节进行不定期抽查，及时发现和解决问题。3.专项检查：针对人员信息管理中的特定问题或风险，开展专项检查，深入分析原因，提出改进措施。（四）违规处理1.对于违反本制度规定使用人员信息的部门或个人，监督部门应责令其立即整改，并视情节