销售发货回执单制度规范

PAGE销售发货回执单制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范公司销售发货回执单的管理流程，确保销售发货信息的准确记录、传递与存档，加强公司内部各部门之间的沟通协作，保障销售业务的顺利开展，维护公司与客户的合法权益，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司所有销售发货业务涉及的发货回执单管理，包括但不限于各类产品的销售发货、样品发货以及售后补货发货等。（三）基本原则1.准确性原则：发货回执单所记录的信息必须真实、准确、完整，与实际发货情况一致，确保数据的可靠性。2.及时性原则：发货完成后，应及时填写并传递发货回执单，保证信息传递的时效性，以便相关部门及时掌握发货动态。3.规范性原则：发货回执单的格式、内容填写要求、流转程序等应严格按照本制度规定执行，确保操作的规范性和一致性。4.保密性原则：发货回执单涉及公司商业机密和客户信息，应妥善保管，严格限制查阅权限，防止信息泄露。二、发货回执单的设计与内容（一）发货回执单的格式设计1.发货回执单应采用统一的格式，包括表头、正文和表尾三部分。表头应包含公司名称、客户名称、订单编号、发货日期等基本信息；正文应详细记录发货产品的名称、规格、数量、单价、总价等明细信息，以及发货方式、运输单号等物流信息；表尾应设置签收栏，包括客户签收人、签收日期等。2.发货回执单应使用A4纸张打印，一式多联，分别为存根联、客户联、财务联、仓库联等，各联次应采用不同颜色区分，以便于识别和流转。（二）发货回执单的内容填写要求1.基本信息填写公司名称、客户名称应填写全称，确保准确无误。订单编号应与销售订单一致，以便于查询和核对。发货日期应填写实际发货的年月日，精确到具体时间。2.产品明细填写产品名称、规格应按照销售合同或订单约定填写，确保与产品实际情况相符。数量应填写发货产品的实际数量，不得有误。单价、总价应按照销售合同约定的价格填写，如有折扣或优惠，应在备注栏注明。3.物流信息填写发货方式应填写具体的运输方式，如快递、物流专线、自提等。运输单号应填写相应的快递单号或物流运单号，以便于跟踪查询物流状态。4.签收信息填写客户签收人应填写实际签收货物的人员姓名，不得代签。签收日期应填写客户实际签收货物的日期，精确到具体时间。三、发货回执单的开具流程（一）仓库发货环节1.仓库管理人员在接到销售部门下达的发货指令后，应按照订单要求准备货物。2.货物准备完成后，仓库管理人员应根据发货实际情况填写发货回执单的产品明细、物流信息等内容，并在发货回执单上签字确认。3.仓库管理人员将填写完整的发货回执单交给销售部门的发货专员。（二）销售部门审核环节1.销售部门的发货专员收到仓库管理人员提交的发货回执单后，应仔细核对发货回执单上的信息与销售订单是否一致。2.如发现发货回执单上的信息有误，发货专员应及时与仓库管理人员沟通核实，并进行修改。3.发货专员核对无误后，在发货回执单上签字确认，并将发货回执单交给财务部门审核。（三）财务部门审核环节1.财务部门收到销售部门提交的发货回执单后，应审核发货回执单上的价格、金额等财务信息是否准确无误。2.如发现财务信息有误，财务人员应及时与销售部门沟通核实，并进行修改。3.财务人员审核无误后，在发货回执单上签字确认，并将发货回执单返还给销售部门。（四）发货回执单盖章环节1.销售部门收到财务部门审核通过的发货回执单后，应在发货回执单上加盖公司公章或业务专用章。2.盖章后的发货回执单应按照联次分别留存，存根联由销售部门留存归档，客户联交给客户，财务联交给财务部门，仓库联交给仓库管理人员。（五）发货回执单交付客户环节1.销售部门应及时将客户联发货回执单交付给客户。交付方式可根据客户要求选择快递、邮寄、专人送达等方式。2.在交付发货回执单时，销售部门应与客户沟通确认是否收到，并提醒客户如有疑问可及时与公司联系。四、发货回执单的流转与存档（一）发货回执单的流转1.发货回执单各联次应按照规定的流程进行流转，确保信息传递的顺畅和准确。2.仓库联发货回执单由仓库管理人员留存，作为货物发出的依据，并用于库存管理和核对。3.客户联发货回执单交给客户，作为客户收货的凭证。4.财务联发货回执单交给财务部门，作为财务核算和收款的依据。5.存根联发货回执单由销售部门留存归档，作为销售发货业务的重要档案资料，以备查询和核对。（二）发货回执单的存档1.销售部门应建立发货回执单存档管理制度，对发货回执单进行分类、编号、装订，并妥善保管。2.发货回执单的存档期限应按照公司档案管理规定执行，一般为[X]年。在存档期限内，应确保发货回执单的完整性和可查阅性。3.发货回执单的存档方式可采用纸质档案存档和电子档案存档相结合的方式。纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照年份、月份、订单编号等顺序排列；电子档案应存储在公司的档案管理系统中，建立相应的索引和目录，便于查询和检索。五、发货回执单的查询与核对（一）内部查询1.公司内部各部门如需查询发货回执单信息，可以通过以下方式进行：销售部门：通过销售管理系统查询发货回执单的详细信息，包括订单编号、发货日期、客户名称、产品明细、物流信息等。财务部门：通过财务核算系统查询发货回执单的财务信息，包括价格、金额、收款情况等。仓库部门：通过库存管理系统查询发货回执单的相关信息，包括货物发出情况、库存变动等。2.各部门在查询发货回执单信息时，应按照规定的权限进行操作，不得擅自查阅其他部门的信息。如因工作需要确需查阅其他部门信息的，应经过相关部门负责人批准，并办理相应的查阅手续。（二）客户核对1.客户如有疑问或需要核对发货回执单信息，可以通过以下方式与公司联系：电话联系：客户可拨打公司销售部门的联系电话，与发货专员沟通核对发货回执单信息。邮件联系：客户可发送邮件至公司销售部门指定邮箱，详细说明疑问内容和订单编号等信息，公司将及时回复。2.公司销售部门在接到客户的核对请求后，应及时查阅发货回执单存档信息，并与客户进行沟通核实。如发现发货回执单信息有误，应及时与相关部门协调处理，并向客户说明情况，给予妥善解决。六、发货回执单的变更与作废（一）发货回执单的变更1.在发货回执单开具后，如因特殊原因需要变更发货回执单上的信息，应按照以下程序进行：提出变更申请：由需要变更信息的部门填写发货回执单变更申请表，详细说明变更原因、变更内容以及涉及的订单编号等信息，并提交给部门负责人审核。部门负责人审核：部门负责人对变更申请表进行审核，确认变更原因合理、变更内容准确无误后，在申请表上签字批准。相关部门协调：变更申请经部门负责人批准后，由提出变更申请的部门与相关部门进行协调沟通，确保变更信息得到及时处理。修改发货回执单：相关部门根据变更申请表的要求，对发货回执单上的相应信息进行修改，并在修改处加盖部门印章或签字确认。重新审核与存档：修改后的发货回执单应按照原审核流程进行重新审核，审核通过后，按照规定进行存档。2.发货回执单变更后，应确保各联次信息的一致性和准确性，同时应及时通知相关部门和客户，告知发货回执单信息已变更。（二）发货回执单的作废1.作废条件发货回执单在开具过程中，如发现存在以下情况之一的，可以作废处理：发货回执单填写错误，且无法通过变更方式进行修正的；销售订单取消或变更，导致发货回执单不再适用的；其他因不可抗力或特殊原因需要作废发货回执单的情况。2.作废程序提出作废申请：由发现发货回执单存在作废情况的部门填写发货回执单作废申请表，详细说明作废原因、涉及的订单编号以及发货回执单编号等信息，并提交给部门负责人审核。部门负责人审核：部门负责人对作废申请表进行审核，确认作废原因合理、情况属实后，在申请表上签字批准。相关部门确认：作废申请经部门负责人批准后，由提出作废申请的部门与相关部门进行沟通确认，确保各部门对发货回执单作废情况了解清楚。作废发货回执单：相关部门根据作废申请表的要求，对发货回执单进行作废处理。作废时，应在发货回执单各联次上加盖“作废”章，并注明作废日期和原因。存档记录：作废后的发货回执单应按照规定进行存档，同时在发货回执单存档记录中注明作废情况，以备查询和核对。七、发货回执单的保管与保密（一）保管责任1.发货回执单各联次的保管责任按照以下规定执行：存根联由销售部门负责保管；客户联由客户负责保管；财务联由财务部门负责保管；仓库联由仓库管理人员负责保管。2.各保管部门应指定专人负责发货回执单的保管工作，确保发货回执单的安全存放，防止丢失、损坏或被盗。（二）保管期限发货回执单的保管期限应按照公司档案管理规定执行，一般为[X]年。在保管期限内，各保管部门应妥善保管发货回执单，不得擅自销毁或丢弃。（三）保密措施1.发货回执单涉及公司商业机密和客户信息，各部门应严格遵守公司保密制度，对发货回执单信息予以保密。2.未经公司批准，任何部门和个人不得擅自将发货回执单信息泄露给外部单位或个人。3.在查阅、使用发货回执单信息时，应严格按照规定的权限进行操作，不得超出权限范围查阅或使用信息。4.如因工作需要必须对外提供发货回执单信息的，应经过公司相关部门负责人批准，并与接收方签订保密协议，明确双方的保密责任和义务。八、监督与考核（一）监督检查1.公司应建立发货回执单管理制度的监督检查机制，定期对发货回执单的管理情况进行检查。2.监督检查内容包括发货回执单的开具、流转、存档、查询核对、变更与作废、保管与保密等环节的执行情况，以及各部门对发货回执单管理制度的遵守情况。3.监督检查方式可采用定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行，确保发货回执单管理制度的有效执行。（二）考核机制1.公司应将发货回执单管理制度的执行情况纳入部门和个人绩效考核体系，对严格遵守制度、工作表现优秀的部门和个人给予奖励；对违反制度规定、造成工作失误或损失的部门和个人进行处罚。2.考核指标可包括发货回执单信息的准确性、及时性、完整性，发货回执单流转程序的合规性，发货回执单存档管理的规范性，