规范谈话室录音录像制度

PAGE规范谈话室录音录像制度一、总则（一）目的为规范公司谈话室录音录像工作，确保谈话过程的合法性、公正性、真实性和保密性，保障公司及相关人员的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及谈话室使用的部门、岗位及相关人员。（三）基本原则1.合法性原则：录音录像工作必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保取得的视听资料合法有效。2.公正性原则：录音录像应客观、真实地记录谈话过程，不得进行任何形式的剪辑、篡改或伪造，保证谈话结果的公正性。3.保密性原则：对录音录像资料严格保密，防止信息泄露，保护当事人隐私。未经授权，任何人不得擅自复制、传播或使用相关资料。4.规范操作原则：明确录音录像设备的使用、管理流程，规范操作行为，确保录音录像工作的质量和效果。二、谈话室设置与管理（一）谈话室选址与布局1.谈话室应选择相对独立、安静的区域，避免外界干扰。2.室内布局应简洁、合理，配备必要的桌椅、照明设备等，确保谈话环境舒适、适宜。3.谈话室应设置明显的标识，便于识别和管理。（二）录音录像设备配备1.谈话室内应配备性能良好、运行稳定的录音录像设备，包括摄像机、麦克风、存储设备等。2.录音录像设备应具备高清录制、同步录音、实时存储等功能，确保记录的完整性和准确性。3.定期对录音录像设备进行维护、检查和更新，保证设备正常运行。（三）设备管理与维护1.指定专人负责录音录像设备的管理，包括设备的日常使用、维护、保养等工作。2.建立设备使用登记制度，详细记录设备的使用时间、使用人员、使用目的等信息。3.定期对设备进行检查和维护，及时发现并解决设备故障和问题。如遇重大设备故障，应及时报告并安排维修或更换。4.对录音录像设备的存储介质进行定期备份，防止数据丢失。备份数据应妥善保管，按照规定的期限进行存储。三、录音录像操作流程（一）谈话前准备1.谈话人员应提前通知谈话室管理人员，说明谈话的时间、地点、参与人员等信息。2.谈话室管理人员根据谈话安排，提前开启录音录像设备，检查设备运行状态是否正常。3.在谈话室显著位置张贴录音录像提示标识，告知谈话人员正在进行录音录像。（二）录音录像启动1.谈话开始前，谈话人员应再次确认录音录像设备已正常启动，并处于录制状态。2.录音录像过程中，应保持设备持续运行，不得中断录制。如遇设备故障等特殊情况，应及时采取措施进行处理，并记录故障发生的时间、原因及处理过程。3.录制过程中，应确保画面清晰、声音清晰可辨，能够准确记录谈话内容。（三）谈话结束后处理1.谈话结束后，谈话人员应告知谈话室管理人员谈话结束，并关闭录音录像设备。2.谈话室管理人员及时停止录制，取出存储介质，并对录制的资料进行初步检查，确保资料完整、无损坏。3.将录制的资料按照规定的格式和命名方式进行整理、存储，并做好相关记录。四、录音录像资料管理（一）资料存储1.录音录像资料应存储在专门的存储设备或服务器上，按照类别、时间等进行分类存储，便于查询和管理。2.存储设备应具备安全可靠的存储性能，防止数据丢失、损坏或泄露。定期对存储设备进行检查和维护，确保数据安全。3.对重要的录音录像资料应进行备份存储，备份存储地点应与主存储地点分开，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。（二）资料查阅与使用1.因工作需要查阅录音录像资料的，应填写《录音录像资料查阅申请表》，注明查阅的目的、内容、时间等信息，并经相关部门负责人批准。2.查阅人员应在谈话室管理人员的陪同下进行查阅，不得擅自复制、传播或使用录音录像资料。查阅过程中，应严格遵守保密规定，不得泄露资料内容。3.如需使用录音录像资料作为证据或其他用途的，应按照公司相关规定办理审批手续，并确保使用过程合法合规。（三）资料保管期限1.录音录像资料的保管期限应根据公司实际情况和相关法律法规要求确定。一般情况下，重要谈话的录音录像资料保管期限不少于[X]年。2.保管期限届满后，经相关部门负责人批准，可按照规定的程序进行销毁处理。销毁过程应进行记录，确保资料彻底销毁，防止信息泄露。五、人员职责与权限（一）谈话室管理人员职责1.负责谈话室的日常管理工作，包括设备的使用、维护、保养等。2.按照规定的操作流程进行录音录像工作，确保录制资料的质量和完整性。3.对录音录像资料进行整理、存储和保管，严格遵守保密制度，防止资料泄露。4.协助相关部门查阅和使用录音录像资料，提供必要的技术支持和服务。（二）谈话人员职责1.谈话人员应配合谈话室管理人员做好录音录像工作，在谈话前确认录音录像设备已正常启动，并在谈话过程中保持设备持续运行。2.谈话人员应自觉遵守录音录像制度，不得干扰、破坏录音录像设备的正常运行，不得要求管理人员进行违规操作。3.谈话人员对谈话内容的真实性、合法性负责，不得在谈话过程中故意隐瞒或歪曲事实。（三）审批人员职责1.审批人员负责对录音录像资料查阅、使用等申请进行审批，确保申请目的合法合规，申请内容真实合理。2.对涉及重要事项或敏感信息的录音录像资料使用申请，应进行严格审查，并根据实际情况提出意见和建议。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部设立专门的监督机构或指定专人负责对谈话室录音录像制度的执行情况进行监督检查。2.定期对谈话室录音录像设备的使用、管理情况进行检查，包括设备运行状态、资料存储情况、操作流程执行情况等。3.对发现的问题及时进行整改，并跟踪整改情况，确保制度执行到位。（二）外部监督1.积极配合上级主管部门、监管机构等外部单位的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。2.对于外部监督检查提出的意见和建议，应认真对待，及时整改，并将整改情况报告上级主管部门。七、违规处理（一）违规行为界定1.未经授权擅自开启、关闭录音录像设备或中断录制过程。2.对录音录像资料进行剪辑、篡改、伪造或故意删除。3.擅自复制、传播或使用录音录像资料，泄露资料内容。4.违反保密制度，将录音录像资料用于非法目的或造成资料泄露。5.其他违反谈话室录音录像制度的行为。（二）处理措施1.对于违反谈话室录音录像制度的行为，一经发现，应立即责令改正，并视情节轻重给予相应的纪律处分。2.情节较轻的，给予警告、批评教育等处理；情节较重的，给予记过、记大过、降职、撤职等处分；情节严重的，解除劳动合同，并依法追究相关法律责任。3.因违规行为给公司